Як штучний інтелект зробив участь у тендерах Prozorro швидшою та ефективнішою

Інновації дійшли й до сфери державних закупівель. «SmartCheck AI» – новий інструмент, який допомагає швидко аналізувати вимоги державних замовників. Розбираємося, які процеси автоматизовано і що це дає бізнесу.

Щоб закупити необхідні товари та послуги, державні замовники організовують тендери в системі Prozorro, де зазначають усі вимоги до учасників. Такі вимоги прописуються окремо і називаються «тендерною документацією». Раніше бізнес витрачав багато часу на аналіз, оскільки невідповідність умовам могла призвести до дискваліфікації.

Проте сучасні технології здатні значно спростити цей процес та підвищити шанси постачальників на перемогу в тендері. SmartCheck AI на базі штучного інтелекту допомагає швидко аналізувати вимоги замовників і прикріплювати необхідні підтверджувальні документи.

Навіщо бізнесу брати участь у державних закупівлях?

Prozorro – це українська система електронних закупівель. Вона допомагає державним установам закуповувати товари й послуги у бізнесу відкрито та за найвигіднішими цінами.

Бізнес, своєю чергою, виступає в ролі постачальника і може отримати такі переваги від участі у публічних тендерах:

• Розширити ринки збуту, завдяки доступу до нових клієнтів з державного сектору.
• Підвищити довіру та репутацію, адже перемога в публічних закупівлях свідчить про високу якість пропонованих товарів або послуг, що створює позитивний імідж серед потенційних клієнтів.
• Стабілізувати фінансові надходження оскільки державні замовлення часто гарантують стабільні платежі, що допомагає забезпечити економічну стійкість компанії навіть у складних умовах.

В сукупності все це значно допомагає масштабувати потужності приватних підприємств і підтримувати економіку країни.

Що таке «тендерна документація»?

Перш ніж оглядати новий інструмент та його принцип роботи, важливо зрозуміти, що саме входить у поняття «вимоги замовника» у тендерній документації.

Уявімо: ви працюєте у державній установі, наприклад, у школі чи лікарні. І вам потрібно закупити великі обсяги товару через спеціальну систему з багатьма постачальниками. Та ще й зробити це з максимальною економією бюджету. Як забезпечити успішне проведення такого аукціону?

У такому випадку, щоб звузити коло учасників до тих, які дійсно спроможні виконати умови закупівлі, створюється «тендерна документація», де замовник чітко прописує:

• кількість необхідної продукції;
• точний перелік найменувань;
• графік поставок;
• бюджет;
• кваліфікаційні вимоги до постачальника (наприклад, сертифікати);
• порядок надання банківської гарантії (в певних випадках).

Постачальник, тобто бізнес, повинен до кожної вимоги надати відповідний документ, що засвідчує його кваліфікацію або відповідність товару чи послуги зазначеним критеріям.

Саме тут на допомогу приходить «SmartCheck AI».

Як працює інструмент?

«SmartCheck AI» дозволяє проаналізувати вимоги та швидко створити на їх основі перелік, до якого постачальник поступово прикріплюватиме необхідні документи.

В чому фішка? Все це займає дуже мало часу, а отже суттєво пришвидшує рутинні процеси. Для порівняння: навіть найпрофесійніший спеціаліст із закупівель в середньому витрачає 2 години на аналіз одного тендеру. За 8-годинний робочий день він може обробити та податись лише у 4 тендери. Штучний інтелект здатен проаналізувати 96 тендерів за той же час. Щоб обробити таку ж кількість закупівель вручну, людині знадобиться 24 робочих дні.

Переваги інструмента в цифрах

Почнемо з наочної статистики, яку зазначають в SmartTender:

• ризики дискваліфікації через помилки в документах зменшується з загального показника 23,8% до 3%,
• шанси на перемогу малого бізнесу та великих компаній з професійними закупівельниками стають рівними,
• частота участі в закупівлях збільшується на 35%/