Передати закупівлі на аутсорсинг – на початку 2000-х мало хто в Україні знав, що це означає. Сьогодні про можливість перекласти частину завдань бухгалтерської служби або ІТ-підрозділу на аутсорсинг говорить чи не кожний власник. Останнім часом аутсорсинг став частиною галузі закупівель.
Але що саме від цього виграє компанія, усвідомлюють лише власники, що добре обізнані з західною моделлю ведення бізнесу. У всьому світі – це звичний і зручний спосіб полегшити життя компанії.
Якщо ви хочете позбутися перманентного хаосу і безлічі рутинних завдань, які вганяють у депресію, зверніться до аутсорсингу. Що потрібно знати про користь цієї моделі організації бізнес-процесів, розповів Mind керівник бізнес-напряму організації закупівель HD-group Максим Леонтьєв.
Українські компанії звикли функціонувати в замкнутому просторі та розв'язувати всі проблеми – дрібні і великі – виключно своїми силами.
«Так надійніше» – запевняє себе директор опівночі, дорогою додому, після виснажливого робочого дня. Пам'ятайте, ви не повинні робити все самі – для цього є навчені люди.
Часто один спеціаліст у компанії займається виключно закупівлями. А що він робить у проміжках, коли їх немає, зокрема під час сезонних спадів? Дивиться смішні ролики на YouTube, поливає квіти у офісі та розмірковує, чи міг би домогтися в житті більшого?
Коли співробітник у компанії недостатньо завантажений і не знає, куди себе подіти через відсутність роботи, це перша ознака того, що його завдання можна і потрібно передати на аутсорс.
Або інший варіант. Чудова дівчина в приймальні з важливою посадою «секретар» завантажена так, що йде додому ще пізніше, ніж виснажений директор. Вона і закупівельник, і HR, і на дзвінки відповідає, і на всіх ваших зустрічах – «на підхваті».
Такі багатофункціональні люди – знахідка для роботодавця, але якість їх роботи неминуче знижується з часом. Наприклад, коли людина вигорить і втратить будь-яку мотивацію до саморозвитку. Та й де гарантія, що у звичайного секретаря є необхідні знання та досвід, щоб займатися, зокрема, юридичними моментами оформлення документації?
Це друга ознака того, що час подумати про передання деяких завдань на аутсорсинг.
Аутсорсинг дозволить компанії вільно розвиватися і нарощувати компетенцію, не відволікатись на технічні, рутинні питання ведення бізнесу. Чи траплялося вам переживати через те, хто виконає роботу замість хворого або того співробітника, що пішов у відпустку? При переданні цієї функції на аутсорс подібна проблема вас не турбуватиме.
Вам не потрібно буде посилено мотивувати, забезпечувати зростання і розвиток допоміжних служб. Ви не прокидаєтеся вночі від кошмарного сну – звільняється мій закупівельник, що далі? Ваші співробітники не шукають зручного моменту, коли закупівельник у хорошому настрої для того, щоб отримати потрібні поставки або певну інформацію.
Всі ці питання тепер у компетенції менеджменту аутсорсингової компанії. Якщо ж раптом виявиться, що ви незадоволені роботою, ви зможете просто розірвати контракт і знайти іншого провайдера.
Так, вам не потрібно гризти себе через звільнення неефективного співробітника – непоганої людини з двома дітьми і квартирою «в кредит». Тепер це просто бізнес, який повинен і буде працювати ефективно. Звичайно, все описане вище можна налаштувати й всередині своєї організації. Але хто в такому разі розвиватиме основний бізнес компанії, який генерує грошовий потік?
Усі шукають способи платити менше, якщо це можливо. Такий підхід можна назвати здоровою економією, але в цьому випадку закономірно зростають ризики, які доведеться нести тільки вам.
Передаючи закупівлі або іншу функцію в управління аутсорсинговій компанії, ви рятуєтеся від відповідальності за те, в чому мало що розумієте. Наприклад, від ризиків, пов'язаних зі всілякими частими помилками, в разі коли роботу виконують непрофесіонали.
Аутсорсинговий провайдер швидко знайде необхідних вам фахівців, забезпечить якість робіт і візьме на себе відповідальність за своєчасне їх виконання. Ви зможете надалі не роздувати штат і направити всю енергію персоналу на досягнення стратегічних цілей компанії.
Візьмемо для прикладу невелику компанію. Часто її керівник мислить так: закупівельник на повний робочий день нам не потрібен, тому закупівлі виконуватиме хтось з наявних співробітників. Хто цей фахівець, який ні за що не відповідає? Якщо він допустить помилки, дуже ймовірно, що вирішувати їх доведеться вам.
У довгостроковій перспективі результат роботи закупівельника можна охарактеризувати словосполученням «як пощастить».
Якщо компанія переходить на аутсорсинг, обов'язковою умовою є наявність договору про надання подібних послуг. І договір цей потрібен не тільки для включення аутсорсингу до складу витрат для розрахунку податкових зобов'язань. Документ повинен розмежувати права та обов'язки, а головне – відповідальність сторін. У такому випадку аутсорсинг не стане дешевою декоративною панеллю, яка ефективно виконує тільки одну функцію – приховує тотальний хаос.
Для більших компаній можливий формат, коли заявки на закупівлі виконують штатні співробітники під керівництвом аутсорсингової компанії. У свою чергу провайдер проводить процедури закупівель, тендери та переговори з постачальниками, надає власнику/керівництву дані для прийняття управлінських рішень.
Найпростіший спосіб протестувати аутсорсинг на практиці – передати аутсорсинговій компанії декілька простих категорій для закупівель, наприклад, паливо, офісне обладнання та канцелярію, ІТ.
Будьте готові до того, що аутсорсери дійсно цінують свою репутацію і час. Робота буде виконана добре і в зазначений термін. Ви не зможете торгуватися або просити додатково полити квіти у офісі, як це завжди робила ваш закупівельник. Ви платите тільки за те, чого насправді потребуєте.
Заздалегідь продумайте всі пункти в service-level agreement (SLA) – документі, який регламентує відносини з клієнтом. Наприклад, якщо для вас критично важливо, щоб постачання товарно-матеріальних цінностей було організоване до 5 числа наступного місяця – чітко пропишіть це в договорі/заявці. У цей документ також варто закласти всі потенційні ризики.
Також будьте готові до того, що у вас не буде такого всеосяжного контролю за процесом виконання роботи, до якого ви звикли. Змиріться з тим, що доведеться просто приймати добре виконану роботу і більше не буде необхідності прокидатися о третій ночі від кошмарів.
Відтепер буде важливо лише ретельно підходити до вибору компанії, що надає послуги аутсорсингу. Обирайте відповідального провайдера, який має хорошу репутацію.