Зловити онлайн: навіщо потрібно цифрове робоче місце

Пандемія змінила наше уявлення про роботу – її графік і формат. Більшість офісів перейшли в онлайн і не планують повертатися до колишнього режиму. Як може працювати цифрове робоче місце і як його правильно організувати, розповів Mind директор департаменту IT-рішень Konica Minolta Ukraine, резидент Reactor.ua Євген Постольник.

Digital Workplace – екосистема, яка задовольняє нові потреби бізнесу. За допомогою технологій і хмарних рішень цифрове робоче місце усуває комунікаційні бар'єри між відділами, надає віддалений і безпечний доступ до корпоративної інформації, допомагає працювати з документацією і спілкуватися з колегами, перебуваючи за межами офісу.

[INSERT_BLOCK_PROMO_REACTOR]

За останні півтора року фізична присутність в офісі відійшла на другий план: стерлася грань між офлайном та онлайном. Тепер місцем роботи може бути будинок, кав'ярня, пляж або дача – головне мати безперервний доступ до інтернету. Раніше віддалена робота була прерогативою ІТ-компаній, тепер поняття робочого місця змінилося для всіх сфер. Минулий рік став роком трансформацій – сьогодні мало просто мати можливість працювати віддалено, важливо залишатися ефективним, працюючи звідусіль.

Навіщо потрібно цифрове робоче місце?

Цифрове робоче місце дозволяє комунікувати та бути більш продуктивним. У єдиній цифровій інфраструктурі всі питання вирішуються швидше.

• Узгодження та зберігання документів. До карантину співробітники більшості компаній мали пробігтися офісом, знайти вільну хвилину у відповідальних колег, показати їм документи та зібрати підписи. Під час віддаленої роботи всі співробітники перебували в різних місцях, тому доводилося шукати можливості для узгодження онлайн – найімовірніше, документ пересилали відповідальним людям електронною  поштою або в месенджерах. Якщо компанія вже використовує Microsoft 365, значно прискорить цей процес його автоматизація за допомогою Power Automate. Інструмент дозволяє будувати і більш складні процеси узгодження з умовами та налаштовувати шлях документа від його створення до оброблення і безпечного зберігання після підписання.
• Зустрічі. Єдине цифрове корпоративне середовище дає можливість подивитися розклад колег: зустрічі, відрядження, відпустки, а також розклад переговорних кімнат, якщо вони зареєстровані в системі. Потреба записувати зустрічі в блокноті відпала – необхідно вибрати вільний час співробітника, приміщення та мітинг додадуться до календаря автоматично, незалежно від того, який інструмент для відеозустрічі ви використовуватимете.
• Управління даними. Рішення та платформи дають інструменти для синхронізації робочих файлів, даних і  користувачів. У єдиному корпоративному цифровому просторі доступ до робочого контенту можна отримати з будь-якого пристрою і в будь-який час. Хорошим прикладом є система M-Files – гнучка корпоративна платформа, яка дозволяє управляти файлами в будь-якій системі або репозиторії, у хмарі або на сервері, зі смартфона або ПК.
• Планування. Робота в одному місці з 9 до 18 стала анахронізмом. Сьогодні компаніям важливі завдання, які вирішує співробітник, а не час і місце їхнього виконання. Тому доступ до робочих інструментів 24/7 – важлива складова віддаленої роботи: Microsoft 365 або Google Workplace вирішують цю задачу.
• Швидкий пошук. Досягти ідеального порядку в сховищах і файлах майже нереально – людям властиво помилятися. Часто файли та інформація зберігаються в різних системах і директоріях, частина – у хмарі, частина – на сервері, частина – в особистих ПК. За нашими підрахунками, типовий офісний працівник витрачає дві години на день на пошук необхідного контенту. За допомогою рішень для розумного корпоративного пошуку знайти потрібну інформацію можна за лічені секунди. Наприклад, для DokoniFind немає різниці, де знаходиться інформація, яку ви шукаєте, – у вкладеннях електронної пошти, просканованих документах, на вебпорталі SharePoint, у фізичних сховищах вашої компанії, у хмарі або інших директоріях. Рішення індексує та розпізнає зміст файлів у будь-якому форматі – тексти, таблиці, відскановані pdf-файли або зображення з текстом.

Безпека понад усе

Основа цифрового робочого місця – це розширення безпеки для гібридного офісу. Дистанційна робота вимагає особливої ​​уваги до захисту інформації: кібератаки несуть репутаційну загрозу й колосальні збитки для великих і маленьких компаній, тому корпоративна система має бути невразливою.

2020 року внаслідок кібератаки на Facebook були викрадені дані понад 267 млн ​​користувачів, а у Twitter було зламано акаунти Білла Гейтса, Ілона Маска, Барака Обами, Каньє Уеста й корпоративні акаунти Apple та Uber.

Робочий простір співробітника компанії – ІТ-інфраструктура, офісні пристрої та системи відеоспостереження – має бути захищений. Компанії, які не забезпечують віддалений доступ до внутрішньої мережі через VPN, створюють ідеальні умови для хакерських атак, адже захист систем поза корпоративної мережі легше піддається злому.