Онлайн уже став звичним супутником нашого життя. Ми можемо проводити ділові зустрічі, завітати на онлайн-концерт чи спектакль, випити кави з друзями в мережі. Попри дворічний досвід такого спілкування все ще трапляються комічні чи не дуже випадки, коли під час онлайн-конференції додаються зайві звук чи об'кти в кадрі. Які існують правила спілкування-онлайн і що передбачає цифровий етикет, розповіла Mind керівниця відділу зв'язків з громадськістю естонської урядової компанії е-Residency Катрін Вага.
Замість офісу – онлайн-зустріч у Zoom. Цей Застосунок став невіддільною частиною роботи багатьох людей у період локдауну та карантинних обмежень. І, судячи з торішніх досліджень – найпопулярнішим. Так, за травень – липень 2020 року доходи компанії зросли на 355% – до $663,5 млн. А кількість користувачів збільшилася на 458%.
Ще один популярний застосунок – Google Meet. За даними 2020 року, у квітні щодня ним починало користуватися до 3 млн нових користувачів. Нові платформи – нові виклики. Адже, окрім роботи з платформами, важливим моментом у спілкуванні став цифровий етикет.
Як одягнутися, щоб інвестори з-за океану оцінили ідею стартапу? Чи впускати в кадр котів, щоб бос не сварився через факапи? Наша команда урядової естонської програми е-Residency, якою активно користуються тисячі українських підприємців, працювала повністю онлайн ще до того, як це стало мейнстрімом, – близько 7 років. Тому ми достатньо напрацювали власних порад і ділимося секретами цифрового етикету.
Пам’ятаєте «серйозне» включення відомого політичного експерта Роберта Келлі для каналу BBC про імпічмент президента Південної Кореї? Це мав бути коментар на важливу тему. Натомість включення стало найсмішнішим відео 2017 року за версією «The Telegraph». Під час прямого ефіру в кабінет експерта несподівано зайшли його діти. Втім, чоловік не зреагував на непрошених гостей і продовжив далі коментувати ситуацію. Після того як малечу забрали Роберт Келлі вибачився, але ведучий за кадром не міг стримати сміх.
Така ситуація могла трапитися, а, мабуть, і траплялася з багатьма, хто за час усіх локдаунів проводив конференції в Zoom чи на інших платформах. Як не потрапити в незручне становище на очах бізнес-партнерів, читайте далі.
Будь-які зустрічі передбачають участь декількох людей. І важко спілкуватися онлайн, якщо є якісь технічні несправності. Тому насамперед треба переконатися в працездатності своїх гаджетів і наявності безперебійного сигналу інтернету.
Реєструючись на онлайн-платформі, краще вказувати своє справжнє ім’я та прізвище. Вигаданий нікнейм (наприклад, «турботлива матуся» чи «шалена черепаха») спантеличать інших учасників конференції, особливо якщо до цього ви не були знайомі. Крім цього, він може надавати комічності спікеру й того не сприйматимуть серйозно партнери.
Оберіть зручне й тихе місце, аби ніщо не відривало вас від зустрічі. Сторонній шум чи розмови можуть заважати слухати спікера. З досвіду знаємо, що онлайн-зустрічі в кафе чи ресторанах – ризиковані, оскільки ніколи не знаєш, хто сидітиме та як себе поводитиме за сусіднім столиком. Тому увага розсіюється і втрачається концентрація над головним питанням. Важливо також пам’ятати про мікрофон. Вмикати його бажано тоді, коли хочете щось сказати або коли відбувається активний діалог.
Розв’яжіть особисті питання і проблеми своїх рідних до початку зустрічі. Або перенесіть усе на потім. Відволікаючись, ви демонструєте неповагу й незацікавленість у справі.
Вивчіть, з ким доведеться спілкуватися. Не соромтеся запросити додаткову інформацію про учасників зустрічі, якщо такої не знайдеться в інтернеті. Так ви будете конкретно знати, до кого звертатися з тією чи іншою пропозицією.
Не спізнюйтеся та вмикайтеся точно в назначену годину. Виправдання про затори в онлайн-роботі не діють і в такий спосіб ще більше перевіряють на пунктуальність. Змушуючи когось чекати, ви демонструєте неповагу до співбесідника та порушуєте його особисті кордони. Сьогодні це дуже важливо. Насамперед, якщо ви плануєте вести проєкт із закордонними партнерами.
До онлайн-зустрічі варто готуватися так, як до офлайн в офісі. Звісно, у домашніх умовах можна відмовитися від краваток і костюмів. Інакше це, навпаки, виглядатиме штучно й неприродно. Замість них можна одягати футболки, светри чи джемпери. Краще обирати їх не яскравих відтінків і без кричущих принтів. Оптимальні кольори – білий, сірий, зелений, блакитний.
Не варто забувати і про низ. Оскільки під час конференції ви можете різко встати і, якщо забудете одягнути штани, опинитеся в дуже незручній ситуації. Звісно, «переплюнути» канадського політика Вілла Амоса не зможете – він взагалі голим брав участь у конференції і дуже довго перепрошував за це. Тому краще оберіть щось із домашнього гардероба (джинси, базові штани-джогери) і теж неяскравих кольорів.
Важливе також ваше робоче місце та фон, адже на нього учасники зустрічі дивитимуться всю розмову. Не обов’язково щось вигадувати – достатньо звичайної кімнати з білими шпалерами, робочим столом чи домашньою бібліотекою. До речі, останні (це я про бібліотеки) британці активно брали в оренду 2020 року, щоб продемонструвати «розумний» фон під час зідзвонів.
Головне, щоб позаду не висіло провокаційних плакатів, картин, скульптуртощо. Ваші захоплення, уявлення та погляди надзвичайно важливі, але їх варто розмежовувати з роботою.
Якщо це перша онлайн-зустріч, важливо зробити коротку самопрезентацію: назвати своє ім’я, спеціальність і роль, яку ви виконуєте в цьому проєкті.
Якщо ви спілкуєтеся з іноземними колегами, можна обрати скорочений варіант вашого імені для більшого розуміння і сприйняття загалом. Враховуйте свої особливості мови та мовно-культурні традиції партнерів. Не зловживайте гумором. Жарт завжди має бути доречним і своєчасним. В умовах онлайн-зустрічі він може зійти нанівець і забере дорогоцінний час.
Не зловживайте словами «дякую» і «будь ласка». Достатньо, якщо вони прозвучать один-два рази. В іншому випадку людина, яка їх використовує, створює образ того, хто потребує допомоги.
Це стосується посилань-запрошень на онлайн-зустріч. Для них мають бути організовані спеціальні логіни та паролі. Оскільки є ймовірність того, що може під'єднатися хтось сторонній і завадити роботі. Також, якщо хочете записати зустріч, обов’язково попередьте про це всіх учасників. Власне, конфіденційність – ще одна причина, чому важливі розмови не варто проводити в кафе чи інших людних місцях. Навіть якщо ви в навушниках, важливу інформацію можуть почути від вас чи побачити з вашого екрану.
Не відводьте погляд від камери. У спілкуванні офлайн важливо дивитися співбесіднику в очі. Цей прийом діє і в онлайні. Звісно, трохи умовно. Але, якщо ви будете дивитися повз камеру, складеться відчуття, що ви спілкуєтеся ще з кимось. Звідси випливає ще одне правило: камера завжди має бути увімкнена. Вийти в ефір без камери – це неповага до співрозмовника. Таке допускається хіба що, коли ви вже добре знайомі й це короткий дзвінок, адже 30 хвилин дивитися на чорний квадратик з того боку екрану, по-перше, складно, по-друге, дратує.
Краще підготувати до онлайн-зустрічі додаткові матеріали: презентації, відео, графіки, документи. Такі інтерактиви обов’язково завоюють увагу слухачів і ще більше залучать до вивчення теми. Крім того, інформація, підкріплена візуальним рядом, буде краще запам’ятовуватися. Додаткові матеріали можна заздалегідь розіслати учасникам перемовин для ознайомлення, або запускати одразу під час зустрічі. Але й тут важливо перевірити технічні можливості, щоб не затримувати час.
І, власне, час. Просто пам’ятайте, що онлайн-зустріч все ще залишається зустріччю, тож продемонструйте свою повагу до особистого часу клієнта чи іншого співрозмовника, пропонуючи 30- чи 45-хвилинну, а не 60-хвилинну зустріч. Якщо під час зустрічі ми з колегами бачимо, що 45 хвилин не вистачить, то одразу пропонуємо якусь тему докладніше проговорити під час наступного зідзвону. Це буде ефективніше й продуктивніше, ніж 2-годинна розмова.
На самій зустрічі за потреби можна обрати модератора, який стежитиме за часом виступу кожного з учасників та за тим, щоб ніхто не відволікався від теми. Але це, швидше, для корпоративних нарад. Для зустрічей із клієнтами чи інвесторами можна встановити регламент на презентацію (наприклад, 15 хвилин), попередньо запитавши, чи вкладаєтеся ви з нею у таймінг та блок «питання – відповідь». Якщо зустріч запланована з іноземними партнерами – врахуйте різницю в часі та визначте зручний для кожного, аби не було накладок через інші онлайн-конференції. Це особливо стосується колег із США, Австралії чи Африки. Адже, коли, наприклад, у Сполучених Штатах ранок, у нас – вечір. Це важливо продумати наперед.
І останнє. У ділових листуваннях важливо дотримуватися правил правопису. Перевіряти слова та розділові знаки. Втім, зараз психологи радять не ставити крапку наприкінці речення. Оскільки вона умовно стає перепоною для співбесідників і не дозволяє вільно спілкуватися.
Тож про етикет не варто забувати ні в офлайні, ні в онлайні. Тим паче деякі дослідження й надалі прогнозують зростання популярності віддаленої роботи. Особливо серед працівників креативної сфери. Ви маєте тільки один шанс справити перше враження – скористайтеся ж ним на повну за допомогою всіх доступних можливостей ХХІ століття.