Попри війну бізнес намагається вистояти – змінює процеси та адаптується до нових умов. Підприємці переорієнтовуються на іноземні ринки або направляють зусилля на військові потреби чи намагаються продовжувати діяльність та допомагати цивільному населенню. Так, напередодні стало відомо, що з початку війни «Нова пошта» відкрила шість нових відділень, ще десять перевела до нових комфортабельних приміщень. Попри те, що деяка інфраструктура компанії постраждала внаслідок авіаударів рашистів, компанія продовжує працювати і доставляти відправлення туди, де це можливо. Операційний директор «Нової пошти» Євген Тафійчук розповів Mind про шість рішень, які допомогли відновити логістику в умовах війни.
У перший тиждень повномасштабної війни оборот посилок у «Нової пошти» впав у 20 разів. Компанія стикнулася з нестачею машин, людей, затримками через блок-пости та іншими проблемами. Але зараз, незважаючи на те, що працює лише половина відділень, «Нова пошта» поступово виходить на довоєнні показники швидкості та якості роботи.
У перші ж дні повномасштабної війни ми стикнулися з багатьма проблемами: від фізичної небезпеки до нестачі персоналу та автомобілів. Ми швидко зрозуміли, що не потрібно намагатися вирішити все й одразу, а виділили ключові напрямки та спрямували основні зусилля саме туди.
Насамперед визначили, які території безпечні для роботи, й сформували на них нову логістичну модель. Припустили, що в перший тиждень будемо перевозити близько 100 000 посилок. Визначили, які термінали працюватимуть, щоб їх розсортувати, та скільки відділень можуть безпечно працювати. Створили графік роботи, з урахуванням комендантської години, та порахували, скільки потрібно співробітників і транспорту.
У нас щодня змінюється кількість та географія працюючих відділень. Міста та села потрапляють в окупацію або звільнюються, а у деяких – продовжуються обстріли та бомбардування. Замість десяти наших відділень може працювати лише одне на весь район. Посилки в ньому накопичуються, створюються черги та не вистачає місця для прийому і зберігання інших відправлень, якщо люди не забирають їх вчасно.
Ми моніторимо ситуацію, щоб розуміти, де ми можемо працювати, а де ні, та оперативно змінюємо логістику. Кожні три години ми приймаємо рішення про закриття і відкриття відділень та депо, змінюємо графіки роботи. Буває й таке, що ми вимушені розвертати машини з посилками по дорозі та перенаправляти їх у безпечніше місце, щоб зберегти їх цілими. Лише ця гнучкість допомагає нам відновлювати роботу та наближатися до довоєнних показників.
У перші тижні війни багато наших співробітників евакуювалися з гарячих точок і переїхали в безпечніші регіони країни, деякі – за кордон. Частину співробітників мобілізували. Тому нам катастрофічно не вистачало людей, щоб приймати, сортувати та видавати посилки. Ми запрошували співробітників з офісу підтримки, залучали всіх бажаючих, хто залишився без роботи, та зверталися до своїх партнерів, які не змогли надати своїм працівникам об’єм роботи. І на сьогодні у нас ще відкриті вакансії операторів, пакувальників, кур’єрів та водіїв у 38 населених пунктах.
Багато водіїв поїхали до безпечніших регіонів, і нам не вистачало автомобілів. Ми набирали нових людей із автівками, повертали колег, готових працювати, та змінювали маршрути.
На другий тиждень війни почалося «велике переселення»: багато компаній з центру та сходу масово перевозили свої офіси, склади, магазини, виробництва на захід України. Персонал цих компаній переїжджав та вивозив свої особисті речі. Наші обороти стали зростати, потрібно було знову змінювати логістичну модель. Ми ще раз переглянули маршрути, відкривали додаткові сортувальні депо та змінювали графік роботи відділень. Таким чином, ми щодня коригуємо логістику.
Ми завжди працювали цілодобово: вдень приймали та видавали посилки, а вночі їх перевозили. Звісно, що з початком бойових дій перевезення дуже ускладнилося. Мости та магістралі зруйновані й потрібно весь час шукати нові маршрути, постійні зупинки на блокпостах – все це призвело, що рух став повільнішим.
Якщо водій не встигає заїхати в місто до комендантської години, він лишається на в’їзді в нього. До ранку там накопичуються десятки машин з посилками з усієї України. Потім вся ця низка авто приїжджає на термінал одночасно. Від цього у нас виникала нова проблема – не вистачало пропускної спроможності, щоб одночасно обробляти стільки вантажів та посилок.
Наша ключова перевага – швидкість доставки – дуже постраждала: її термін збільшився мінімум вдвічі – з 23 годин в середньому до близько 64 годин. Наші клієнти звикли отримувати посилки наступного дня, їм складно буває це зрозуміти, попри ситуацію в країні. Тому ми стикаємося з невдоволенням та обуренням. За два місяці ми змогли вже досягти довоєнної швидкості між містами.
До війни наші логістичні потоки були поділені. Вантажі їздили через вантажні термінали, а посилки – через посилкові. З падінням оборотів на початку війни ми розуміли, що забезпечувати два окремі потоки дуже затратно. Тому перебудували модель, і всі посилки та вантажі почали їздити через посилкові термінали.
Після цього зробили так, щоб зберігання посилок займало менше площі та збудували спеціальні стелажі.
Впровадили нову технологію зберігання. Якщо на початку лютого в одному вантажному відділенні зберігалося близько 1000 посилок, то перші тижні війни – вже 30 000.
З першого дня війни ми розуміли, що Київ під загрозою, тому обрали місто на заході України для нашого оперативного штабу. Туди переїхали керівники стратегічно важливих напрямків компанії та ключові фахівці, яким важливо працювати разом – не віддалено, а пліч-о-пліч. Це операційна дирекція, логісти, керівники національної мережі. Тричі на день співвласники компанії та топменеджмент проводять зустрічі, на яких аналізуємо роботу та приймаємо рішення щодо подальших дій.
Щоразу о восьмій ранку обговорюємо поточну ситуацію: скільки відділень працює, що з автотранспортом, кому потрібна допомога, розподіляємо завдання на день і розбігаємося їх виконувати. О 14:00 «звіряємо годинники»: яка ситуація з транспортом, де не вистачає людей, де є загроза обстрілів. На підставі цього коригуємо робочий процес. Увечері ми зустрічаємося ще раз – ділимося результатами, плануємо наступний день.
Ми запустили операційні дашборди та налаштовуємо все управління за їх допомогою. Завдяки цим змінам нам вдалося вже запустити 104 сортувальні станції зі 141. До речі, в перший тиждень їх було всього 29.
До війни середня вага посилки «Новою поштою» була приблизно 7 кг, зараз – вдвічі більше. З посилкової компанії ми перетворилися на вантажну. Справа в тому, що мільйони людей у паніці виїжджали з Києва, Харкова, Дніпра та інших небезпечних регіонів без речей. Пізніше, трохи освоївшись, переселенці стали перевозити свої речі, включаючи техніку та валізи з одягом.
Спочатку ці зміни були непомітні, тому що кількість посилок не перевищувала 50 000. За місяць ми виросли вдесятеро, вийшли на 400 000 посилок. Це в 2,5 раза менше за кількістю, ніж до війни, але вага та габарити цих вантажів – у рази більше! Несподівано для себе ми зіткнулися з проблемою нестачі вантажного транспорту та площі на терміналах. Адже ми завжди концентрувалися на посилках до 30 кг, а не на великих вантажах. Вже на початку квітня ми налагодили вантажну інфраструктуру та усунули затори на терміналах.
День у день «Нова пошта» допомагає людям, доставляючи найнеобхідніше. Коли я отримую слова подяки від незнайомих людей та читаю такі коментарі в соцмережах – це найбільша мотивація. Комусь доставили ключі від квартири, хтось отримав важливі документи, ліки, корм для тварин, особисті речі. Ми робимо це якнайкраще, не зважаючи на усі можливі обставини і перепони.