Планування під час хаосу може бути ефективним за певних умов
Застосування сучасних інструментів на заміну постійним нарадам і витрачанню часу
З початком повномасштабної війни планування стало мало не мемом. Як для бізнесу, так і для волонтерів плани могли бути в масштабі одного дня, але при цьому все одно змінювалися. Але з квітня-травня 2022 року бізнес почав потроху оговтуватися, а волонтери, у яких був пік активності, намагалися впорядкувати роботу й підвищити ефективність. Як досягти ефективного планування під час суцільного хаосу і які інструменти стануть в пригоді, розповів Mind співзасновник українського сервісу для командної роботи Worksection Чингиз Баринов.
У цей період до нас посипалися звернення від активістів і волонтерських фондів. Багато менеджерів, які волонтерили, хотіли якісно організувати роботу. Адже сервіси для командної роботи та якісне планування спільних дій у проєктах економлять кошти бізнесу, допомагають знайти баланс між контролем і речами, на які ми не впливаємо, особливо під час воєнного часу, та підвищують ефективність спільної роботи.
Планування допомагає стабілізуватися під час хаосу
Зменшення кількості зустрічей. Найперше, що вивільняє ефективне планування й сервіси, які оптимізують ці процеси, – час.
Наради, статуси, зідзвони, брифи щодо нових проєктів. Третина з них – зайві або непродуктивні. Американський бізнес рахує все до центів і хвилин, тож 2019 року аналітики оприлюднили статистику, згідно з якою бізнес у США щороку втрачає $37 млрд через непродуктивні зустрічі.
В Україні таких підрахунків ще не проводили, але будьмо чесними: офісні працівники щотижня мають один-два статуси (або більше) по проєктах, без яких цілком можна обійтися.
А 1-годинний статус – це не просто година в повітря однієї людини: якщо на зустрічі 5–7 людей, то вважайте, що компанія втратила 5–7 годин робочого часу за одну зустріч.
За місяць таких статусів навіть у невеликій креативній агенції, волонтерській організації, архітекторських бюро може назбиратися кілька. Тобто компанії втрачають кошти й ресурси просто через те, що вводять когось у стан справ, звітують, що вже зроблено чи обіцяють надіслати вихідні дані / бриф / документи. Хоча ці процеси можна й потрібно автоматизувати.
Підвищення продуктивності
Якщо якийсь дослідник із нейробіології чи поведінкової соціології виведе єдину формулу, як тримати продуктивність працівників на постійно високому рівні, то отримає за це відкриття і Нобелівську премію, і звання почесного працівника в кількох ІТ-компаніях. Але зараз, особливо під час війни, продуктивність ми складаємо з різних «пазлів», які так чи інакше впливають однин на одного: від правильного менеджменту до розставлення пріоритетів.
Чому люди «засипаються» через мультизадачність? Та тому що ми не запрограмовані робити кілька справ одночасно. Навіть якщо здається, що можна йти коридором і відповідати на лист – це лише здається.
Наш мозок виконує або ту, або іншу дію, просто швидко перемикаючись між ними. Таке перемикання ніби гарна опція. З одного чату на інший, з пошти на документ, з документа – знову в чат. Але виявляється, на кожне перемикання завдань ми витрачаємо 1/10 секунди, а коли перемикань багато протягом дня, то на це витрачається 40% вашої продуктивності.
Тому «розведення» робочих і особистих чатів та їхня інтеграція в сервіси з управління командами дозволяють краще фокусуватися на завданнях, розуміти повний бекграунд і менше «стрибати» з одного листування на інше.
Запобігання вигорянню
До нас досі надходять заявки від різних волонтерських і благодійних організацій із проханням надати доступ до сервісу. Менеджери хочуть осідлати хаос, розставити пріоритети й запобігти вигорянню активістів. Адже такі організації на відміну від бізнесу мають просто шалену кількість інших викликів, на які не можна впливати: від залученості волонтерів одноразово (розвантажити вантажівку з гумдопомогою, допомогти з івентом тощо), організації логістики до роботи з підрядниками по всій Україні.
Ба більше, сама специфіка їхньої діяльності, як і умови, у яких ми зараз живемо, – суцільний стрес. А стрес, як доводять нові й нові дослідження, зменшує рівень продуктивності. Працівник чи волонтер ніби фізично, тілом, присутній на роботі, але думками поза нею.
Правильне управління навантаженням і розподіл тасків між учасниками команди попри стресові умови роботи підвищує продуктивність. Навіть на тому рівні, що людина відкриває робочий стіл і не думає «Куди біжимо сьогодні?», а бачить чітко свій план чи те, що «горить».
Організувати робочий хаос
Безкінечні чатики й таблички, загублені завдання в переписках і відсутність комунікації між відділами чи департаментами знижують ефективність не просто одного проєкту, а всього бізнесу/організації і заважають масштабуватися.
Уникнути цього допоможе софт з управління командами: від американського Microsoft Teams, австралійського Asana до українського Worksection.
На які рішення та інструменти подібних сервісів менеджерам чи власникам бізнесу потрібно звернути увагу? Найперше це:
- Календар. Кожен може побачити, що й коли заплановано. Волонтери нам у зворотному зв’язку наголошували: розуміння та зведення в одному документі повної візуалізації по проєктах у календарі дозволяє зрозуміти, де й у яких обсягах потрібне посилення (людськими, технічними, іншими ресурсами). Інші ж учасники команди теж розуміють навантаження колег: у ці дати буде завантажений дизайнер, а ось у ці – режисер монтажу.
- Канбан-дошка з переліком тасків і відповідальних за їхнє виконання. Кожен розуміє свою зону відповідальності. Це дозволяє уникнути того, що всі або роблять одне й те саме, або якесь завдання лишається невиконаним.
- Синхронізація з поштою та месенджерами. Slack, Telegram, пошти – зараз надто багато вхідної інформації. Завдання можуть «прилітати» як з пошти (надіслати документи), так і з месенджера (переслати фото). Тому синхронізація всіх цих інструментів дозволяє оптимізувати час на перенесення та формування листка справ й уникнути того, що щось загубиться.
- Можливість комунікації всередині сервісу. Припустимо, менеджер створює проєкт, але це – не просто набір завдань. Щоб їх виконати, працівникам треба мати або якусь вихідну інформацію, або брендбук, або якесь дослідження. Дуже зручно, коли весь цей обсяг можна зафіксувати й зібрати в одному місці. Так само ефективно, коли далі в процесі виконання тасків можна бачити комунікацію і листування між колегами: «Офтоп, але не вдається надіслати лист – маємо збої там-то» – «Колеги, дізнався: якщо ще виникатимуть такі проблеми – звертайтеся ось у цей відділ». Тоді або нова людина, або колега з іншого департаменту, прочитавши все листування, розумітиме суть проєкту й матиме повне gelicopter view. А інші менеджери не витрачатимуть час на додаткові статуси та введення в курс справ.
Планування навіть під час війни особливо необхідне. Адже дає можливість контролювати хоча б ту частину життя, на яку ми можемо вплинути. Зрозуміло, що довготермінове планування – це більше як біт для стендап-виступу. Проте для будь-якої команди, щоб правильно й максимально ефективно розділити ресурси, планування має бути. Емоційні, як і фізичні ресурси українців вичерпуються. До того ж у багатьох компаніях працівники хочуть ще й волонтерити на постійній основі, тому чітке розставлення завдань дозволяє досягти тих самих результатів, але при менших часових затратах. І навіть коли виникають ризики чи непередбачувані ситуації, як-то блекаути чи масовані обстріли, завжди є розуміння, що в пріоритеті й куди рухатися. Планування is new black!