Як законно та ефективно реагувати компанії на запит від СБУ

Запити на документи від правоохоронних органів є досить поширеною практикою, особливо в контексті кримінального провадження. Правоохоронці мають право звернутися до суб’єктів господарювання з вимогою надати певні документи для розслідування.

Коли Служба безпеки України  звертається до компанії з вимогою надати певні документи в рамках кримінального провадження, для бізнесу це завжди стресова ситуація. Стаття 93 Кримінального процесуального кодексу України (далі – КПК) надає право сторонам кримінального провадження отримувати інформацію і документи у встановленому порядку. Про те, як законно й ефективно реагувати на такі запити, як уникати ризиків для себе та співробітників компанії, спеціально для Mind розповів партнер Адвокатського об'єднання «Овчаров і Партнери» Денис Овчаров.

Перевірка правомірності запиту

При отриманні запиту на документи від СБУ, компанія повинна спочатку переконатися, що запит оформлений належним чином. Основні елементи, на які потрібно звернути увагу:

1. Офіційна форма. Запит має бути оформлений у письмовій формі та містити реквізити, які підтверджують його офіційний статус. До основних реквізитів належать: назва органу, що здійснює запит (СБУ); дата складання й номер запиту; підпис особи, яка його підписала, із зазначенням посади.

2. Мета запиту. У запиті повинна чітко зазначатися мета, з якою він надсилається. Це може бути необхідність отримання документів для розслідування певної кримінальної справи, виконання міжнародних зобов’язань або встановлення обставин, що мають значення для національної безпеки. У кожному із цих випадків запит має містити номер кримінального провадження, у якому він направляється, і фабулу кримінального провадження для того, щоб особа, якій скеровано такий запит, мала змогу зрозуміти, що саме розслідують представники СБУ, та зважити ризики, пов’язані з наданням відповіді.

3. Конкретизація запитуваної інформації. Запит має містити конкретну інформацію, яка потрібна для досягнення вказаної мети. Що точніше сформульовано запит, то легше підприємству або установі надати необхідні документи. Це може включати:  перелік документів, які потрібно надати; часовий проміжок, за який потрібні дані; будь-які специфічні деталі, що стосуються запитуваної інформації.

4. Правова підстава. СБУ зобов’язана вказати правову підставу для звернення, посилаючись на відповідні норми КПК. Це забезпечує прозорість дій СБУ та легітимність запиту. 

5. Визначення строків. Запит має містити строки, у межах яких підприємство або установа повинні надати відповідь. Це зазвичай регламентується ст. 93 КПК, яка визначає строки надання інформації, щоб не затягувати процес розслідування. 

6. Контактні дані. Запит має містити контактні дані особи або підрозділу СБУ, відповідального за обробку запиту. Це дозволяє підприємствам у разі потреби звертатися для отримання роз’яснень або уточнень. 

Порядок дій компанії при отриманні запиту від СБУ

Крок 1. Провести внутрішню оцінку документа

Юридичний відділ компанії або залучений адвокат повинен уважно вивчити запит на відповідність законодавству. Важливо звернути увагу на вищезазначені вимоги до запиту.

Якщо запит містить порушення вимог ст. 93 КПК або не відповідає юридичним стандартам, це може стати підставою для відмови в наданні документів.

Важливо уважно ознайомитися з даними вашої компанії, як адресата відповідного запиту. Дуже часто правоохоронці припускаються технічних помилок у назві та/або адресі компанії, що є законною підставою для відмови в наданні запитуваної інформації.

Крок 2. Визначити обсяг запитуваних документів

Якщо запит відповідає вимогам законодавства, компанія повинна визначити, які документи надаються відповідно до зазначеного переліку. Також необхідно оцінити, чи не містять документи, які вимагає СБУ, комерційної або конфіденційної інформації.

Крок 3. Проконсультуватися з адвокатом

Консультація з адвокатом є обов'язковим етапом. Правова допомога допоможе:

• оцінити можливі ризики для компанії;
• переконатися, що компанія не розголошує інформацію, яка не стосується запиту;
• захистити інтереси компанії в разі подальших слідчих дій із боку СБУ.

Крок 4. Підготувати відповідь

На запит органу досудового розслідування потрібно відповісти офіційним листом у встановлені в запиті строки, у якому компанія:

• зазначає, що ознайомилася з запитом;
• підтверджує або заперечує можливість надати зазначені документи;
• вказує, коли необхідно, що частина інформації не може бути надана з причин комерційної або іншої законної таємниці, яку компанія має право зберігати.

Окрім того, якщо запитувана у вас інформація є значною за обсягом, ви маєте право звернутися до правоохоронців з клопотанням про надання додаткового строку для надання відповіді на запит і підготовки копій відповідних документів.

Крок 5. Надати документи або обґрунтувати відмову

Якщо компанія ухвалює рішення надати документи, потрібно підготувати копії та скласти опис усіх наданих матеріалів. Цей опис допоможе уникнути непорозумінь у подальшому.

У разі відмови в наданні документів (якщо, наприклад, запит не відповідає вимогам статті 93 КПК), потрібно скласти обґрунтовану відмову, посилаючись на відповідні норми законодавства.

Направлення відповіді може бути здійснено засобами поштового зв’язку, направлено на офіційну електронну адресу СБУ або вручено уповноваженою особою підприємства.

Потенційні ризики для компанії

Якщо компанія вирішила відповісти на запит СБУ, наслідки можуть бути такими:

1. Ризик розголошення конфіденційної інформації.Варто ретельно обирати, які дані надавати, щоб не порушувати права компанії на комерційну таємницю або не розголосити будь-які інші конфіденційні дані, які можуть мати негативний ефект для окремих співробітників чи компанії загалом.
2. Ризик порушення внутрішніх політик безпеки. Всі дії повинні узгоджуватися з внутрішніми процедурами та політиками компанії.
3. Можливий вплив на ділову репутацію, особливо, якщо виявиться, що компанія була залучена до кримінального розслідування (навіть як свідок або сторона, що надає інформацію).

Наслідки невиконання запиту

Ігнорування запиту або неналежне виконання вимог СБУ може призвести до негативних наслідків, як-от:

• Адміністративна відповідальність за невиконання законних вимог органів досудового розслідування. Хоча, відверто кажучи, судова практика не свідчить про те, що СБУ дуже часто звертається до суду для притягнення винних осіб. Перш за все тому, що отримання відповідного рішення суду забере дуже багато часу, ба більше – ніяк не розв’яже питання щодо отримання необхідної інформації чи запитуваних документів.
• Також можлива відповідальність за перешкоджання розслідуванню. Відповідно до ст. 185-6 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУпАП), на посадових осіб може бути накладено штраф за невиконання законних вимог слідчих органів.
• Найбільш несприятливим результатом може стати обшук. У разі якщо компанія відмовляється надати документи, СБУ має право звернутися до суду з клопотанням про дозвіл на обшук для вилучення необхідної інформації. Варто зазначити, що обшуку передує тимчасовий доступ до речей і документів, але в теперішніх умовах війни та враховуючи, що СБУ фактично є контррозвідувальним органом, суд може врахувати ці фактори та надасть дозвіл на проведення обшуку.

Поради для мінімізації ризиків

Для того щоб компанія легше перенесла стрес при отриманні запиту в порядку ст. 93 КПК України, варто додержуватися певних принципів і впровадити деякі превентивні заходи:

1. Впровадити політику реагування на запити. Необхідно розробити внутрішній регламент для ситуацій, коли компанія отримує запит на документи від правоохоронних органів.
2. Регулярно навчати персонал. Варто інформувати співробітників про необхідність збереження конфіденційності і періодично навчати їх способам правильної передачі інформації.
3. Залучити юридичних радників. Для кожного запиту необхідно звертатися до адвокатів, які зможуть надати об’єктивну правову оцінку.
4. Запровадити реєстр запитів і переданих документів. Це допоможе компанії контролювати обсяг переданої інформації та мати документальні підтвердження всіх дій.