Більшість власників бізнесу приходять до автоматизації логістики через біль. Коли кількість Excel-файлів і месенджерів зростає, а помилок не зменшується. І команда гасить пожежі замість масштабування. А враховуючи те, що в логістиці процеси змінюються кожні пів року, хаос накопичується ще швидше, ніж в інших сферах. Однак аналітики оцінюють, що від 30% до 70% інтеграцій CRM у світі закінчуються невдачею. Згідно ж з останнім дослідженням консалтингової компанії Johny Grow за 2024 рік, рівень невдач у впровадженні CRM становить 55%.
Чому це так часто стається? Зазвичай, це трапляється через неналагоджені бізнес-процеси. Як результат, така автоматизація призводить лиш до автоматизованого хаосу. І хоч за одиницю часу компанія робить більше операцій, їхня ефективність не зростає. Докладно про те, яким має бути план дій при автоматизації логістики бізнесу, Mind розповіли Сергій Кочергін, власник компанії з логістичного консалтингу «SKL Consulting», та Андрій Смаль, засновник компанії-розробника CRM/ERP/TMS-систем ItUa.
Як зрозуміти, чи готовий бізнес до автоматизації логістики? Спитати, чи описані в них бізнес-процеси.
Хто це має робити? Усі бізнес-процеси спочатку має описувати сама команда разом із власником. Сторонній фахівець-консультант може модерувати процес, але не може описувати процеси замість команди. Команда пройшла через свій досвід, свої помилки, тому саме вона знає, як же там є насправді.
Другий важливий момент – визначити відповідального за кожен процес: команда, проєктний менеджер, операційний директор чи власник. Без чіткої відповідальності процес неможливо оцифрувати та поставити KPI.
Наступний етап – аналіз больових точок. З огляду на досвід, вузькі місця в логістиці можна розділити на кілька категорій:
Важливо визначити, не лише де ви втрачаєте гроші, а й де можете заробити. Наприклад, власний транспорт може возити вантажі для інших компаній у вільний час.
Чіткий розподіл ролей запобігає перекиданню відповідальності. Ситуації «я думав, що ти зробиш, а я думав – навпаки» руйнують будь-яку автоматизацію. Команда повинна працювати на результат. Навіть якщо хтось зробив свою частину роботи, він має бути зацікавлений в успіху інших учасників проєкту.
Витрачений час без результату з'їдає ресурси та прибуток. Якщо ще й втрачаються гроші через неузгодженість – це подвійна втрата.
Найбільша помилка – намагатися автоматизувати все відразу. Компанії приходять і кажуть: «Відсьогодні вся команда працює в новій системі». Результат передбачуваний – виснаження команди, процес порушується, довіра до автоматизації втрачається на роки.
Правильний підхід – поетапне впровадження. Почати з найменших, але найболючіших вузьких місць. Зробити один блок, показати команді конкретний результат. Заощадили 20 хвилин на операції, уникнули типової помилки, зекономили на штрафах – тоді переходити до наступного блоку.
Команда повинна бачити, що впровадження дає вимірюваний ефект: економію часу, грошей або ресурсів. Саме з таких маленьких перемог починаються справжні зміни.
Не поспішайте відразу бігти до IT-компаній і вимагати від них CRM для вашого бізнесу. Ринок IT-рішень для логістики пішов далі простих CRM (Customer Relationship Management, системи управління взаємовідносинами з клієнтами) та ERP (Enterprise Resource Planning, системи планування ресурсів підприємства). Сучасні системи часто є комбінованими.
Зараз лише CRM для логістики зазвичай недостатньо. Сучасний стандарт для логістики в бізнесі – це TMS (Transport Management System): комбінація CRM та ERP, заточена під логістичний бізнес.
Що вміє ця система? TMS включає управління клієнтами, внутрішні процеси, облік автомобілів та причепів, розрахунок амортизації. Система показує прибутковість кожного рейсу, автомобіля, навіть кожного водія. Без такої аналітики власники не бачать реальної картини бізнесу.
У практиці ItUa навіть був кейс, коли TMS-система фактично допомогла врятувати бізнес. У чому була проблема? Власник однієї автотранспортної компанії купував машини за 400–500 тис. євро, водії возили вантажі, здавалося, що бізнес заробляє. Але після впровадження TMS виявилося: за 5 років компанія просто «з'їла» первісну вартість машини. Знецінення активу дорівнювало заробленим грошам.
Після впровадження TMS власник побачив, хто краще працює, який напрямок вигідніший, з якими клієнтами треба працювати активніше, і тепер може приймати краще обґрунтовані рішення.
Ефективність автоматизації вимірюється через конкретні KPI:
Одному клієнту ItUa автоматизація дозволила заощадити 600 тис. грн за два місяці. Як сказав власник: «Не зекономили, а заробили».
Врахуйте, що для логістичних компаній середнього розміру автоматизація коштує близько $15–20 тис. і впроваджується за один – три місяці залежно від потреб бізнесу. Окупність настає протягом року.
Якщо порахувати, що середня зарплата логіста – це $1000 на місяць, то найняти дві додаткові людини – це $24 тис. на рік. А за ці гроші вже можна автоматизувати процеси та підвищити ефективність наявної команди.
Часто неефективна автоматизація логістики трапляється саме через саботаж із боку персоналу. Команда опирається змінам, коли їй просто дають логін-пароль і кажуть «відсьогодні ти працюєш ось так». Співробітники не розуміють логіки нової системи, не бачать переваг і намагаються повернутися до звичних Excel-файлів і чатів.
Правильна автоматизація логістики включає поетапну адаптацію. Кожен блок має спочатку демонструватися всій команді з поясненням, чому саме так краще. Потрібно записати навчальні матеріали. І в ідеалі ІТ-компанія має супроводжувати вас мінімум пів року після впровадження – відповідати на запитання, допомагати з технічними моментами, доробляти систему під нові потреби.
Такий підхід особливо важливий зараз, коли до команд приходить молодше покоління працівників. Вони звикли до сучасних інструментів. Коли кандидати запитують про умови праці, вони цікавляться й технологічними рішеннями.
Почувши про чати в Telegram замість професійних систем, вони часто відмовляються від вакансії. Тому якісна автоматизація з правильним навчанням – це ще й інструмент залучення кращих кадрів на ринку.