Бізнес продовжує працювати в умовах турбулентності: війна, девальвація, зростання витрат, нестача кадрів та ресурсів. Ці виклики вимагають нових рішень. Вже майже 40 років група компаній IT-Enterprise допомагає впроваджувати системні зміни в бізнес-процеси, перетворюючи bottleneck на точку росту. Про те, як цифровізація й автоматизація допомагають збільшити ефективність виробництва та HR-процесів, як виявити «вузькі місця» у бізнес-процесах і перетворити їх на точки росту і яку роль відіграє ШІ в подоланні кадрового дефіциту та підвищенні продуктивності бізнесу, Mind розповів Олексій Щербатенко, співвласник IT-Enterprise та SmartTender.
По суті, це той самий фактор обмеження, що стримує потенціал будь-якої компанії. Такі фактори існували завжди, проте внаслідок війни їх кількість збільшилась. Окрім проблем у виробництві, продажах або управлінні проєктами додались кадрова криза, нестабільні постачання сировини, коливання курсу валют та інші ризики внаслідок постійних обстрілів.
Перш ніж перетворити їх на точки росту, найважливішим кроком є визначення цих “вузьких” місць. Наприклад, ваші виробничі потужності працюють як годинник, але менеджери збуту не встигають обробляти замовлення або логістика дає збій. Це справжня катастрофа для “швидкопсувних” товарів, де є певні часові обмеження в ланцюжку “від виробництва до реалізації”, а збитки напряму залежать від мінімальної затримки на будь-якому його етапі.
Наявність bottleneck – підтвердження того, що процеси потребують автоматизації. Саме тут на допомогу приходить діджиталізація.
Кондитерський дім “Вацак” – один із найкращих професійних виробників солодощів, з власним виробництвом у Вінницькій області та мережею понад 900 магазинів в Україні та ще у 16 країнах. Щодня на власних потужностях виготовляється понад 50 тисяч солодких виробів та окрім власної мережі відправляються ще й на полиці магазинів найбільших торгівельних мереж.
Клієнт прийшов з задачею оптимізувати виробничі та бізнес-процеси, при цьому збільшити об’єм виробництва продукції на наявних потужностях, покращити ефективність кожного окремого відділу і загальну ефективність компанії.
Компанія обрала шлях повної цифрової трансформації, що вимагав перегляду всіх процесів з часів заснування компанії 20 років тому. Тож до комплексного проєкту увійшли: управління замовленнями клієнтів, планування та облік виробництва, технологічна підготовка виробництва та рецептури, калькулювання собівартості, робоче місце касира (POS) та роздрібна реалізація в магазині.
Рішення POS консолідує всі завдання щодо здійснення операцій продажу товару, залучення різних видів оплат, касової дисципліни, контролю залишків тощо. Відбувається контроль усіх активних кас і дій касира в режимі реального часу. POS є частиною наскрізного програмного рішення від IT-Enterprise, що безшовно об’єднує ERP, CRM, POS, пРРО й наскрізно передає дані за бізнес-процесами й забезпечує їхню правдивість, актуальність та аналітичність.
На основі цих даних побудована частина оптимізації процесів – опрацювання вхідних замовлень і передача їх у виробництво. Саме ж управління виробництвом реалізовано за концепцією розумної фабрики Smart Factory Industry 4.0. За кожним замовленням доступна інформація за наскрізними бізнес-процесами: статус виробництва, стан, строки виготовлення продукції, час відвантаження в магазини тощо.
Далі опрацьовані заявки від мереж передаються в електронному форматі на стадію виробництва. На основі технологічної інформації про продукцію КД «Вацак» у єдиній системі IT-Enterprise відбувається розрахунок потреби в сировині, матеріалах, ресурсах тощо.
Інформація про строки виготовлення передається до логістики. На цьому етапі затверджуються маршрути, а паралельно в електронному форматі формується задача з відвантаження продукції та всіх необхідних документів по ній.
Аналітика всіх ресурсів і витрат сировини під час виробничого процесу допомагає ефективно керувати запасами й закупівлями. А також надає можливість впливати на розрахунок планової та фактичної собівартості продукції через оптимізацію супутніх витрат на логістику, виробництво інгредієнтів власними потужностями тощо. У результаті впровадження рішень IT-Enterprise компанія підняла виробництво на 30 % на тих же потужностях.
Ще один виклик для українського бізнесу сьогодні – кадрова криза. Пошук кваліфікованих фахівців став надзвичайно складним завданням для бізнесу, у таких випадках “вузьким горлом” може стати процес рекрутингу, коли відділи HR не встигають шукати та опрацьовувати достатню кількість кандидатів. Не менш важливим етапом, який вплине на подальшу якість та продуктивність роботи команди – процес онбордингу новачків. На рівні великих гігантів таких як Група ДТЕК це надважливо.
Для Групи ДТЕК ми впровадили інструмент оптимізації HR-завдань на кожному з вищеперерахованих етапів. Співробітники відділу рекрутингу ДТЕК отримали інструменти для повної централізації функції підбору персоналу. Крім того, з’явилася можливість контролювати ефективність роботи кожного співробітника у відділі рекрутингу за допомогою аналітики. Інструмент фіксує завантаження рекрутерів, кількості переглянутих резюме, проведених інтерв’ю, а також відібраних кандидатів, воронки за посадою тощо і формує звіти.
Оптимізація також торкнулась процесу адаптації нових співробітників, що розпочинається з моменту підписання оферу, згідно з бізнес-процесом адаптації. Це допомагає новачку підготуватися до першого дня в компанії, а також супроводжує його впродовж випробувального терміну. З допомогою інструментів онбордингу призначаються ролі (керівник, наставник, новий співробітник), плануються обов’язкові зустрічі в календарі, додаються навчальні курси та формуються цілі на випробувальний термін.
Результат: цифрова програма адаптації автоматизувала процес, а також зменшила вдвічі час залученості рекрутерів, HR-рів і менеджерів із наймання та координації новачків. Відтепер 21 000 співробітників Групи ДТЕК проходять всі HR-процеси за єдиними стандартами.
Нестача кадрів вимагає нового рівня кваліфікації від співробітників, тепер одна людина має бути багатофункціональною. Іноді фахівець виконує роботу цілого підрозділу або поєднує в собі декілька ролей. Завдяки AI технологіям все це виглядає не так страшно, як можна собі уявити. Штучний інтелект вже давно став для нас помічником, який по суті може на себе забрати рутинні завдання, залишаючи більше вільного часу на стратегічні та творчі задачі. Ми впроваджуємо AI технології у безліч інструментів та сервісів для наших клієнтів, допомагаючи вирішувати рутинні процеси.
Так, у SmartTender, що входить до групи компаній IT-Enterprise, ми впровадили інструменти на базі ШІ для тендерної сфери. Кожен рік в Україні проходить близько 4 млн електронних торгів, як державних, так і комерційних. Державні замовники під час оголошення закупівлі мають надати тендерну документацію, а це іноді до 120 сторінок тексту лише до однієї закупівлі. А тепер уявіть, що для певних галузей є сезонність, і бізнес, що продає товари чи надає послуги знову має обмежені строки на обробку більшої кількості тендерів. Знову “вузьке горло”, бо як ви думаєте, за скільки часу одна людина може прочитати такий об'єм тексту?
У 2024 році ми розробили ШІ-інструмент, який допомагає бізнесу аналізувати тендерну документацію замовника за пару хвилин. Ми натренували інструмент не просто бути юристом, що уважно вичитує всі папери, а ще й видає всі вимоги, які вимагає замовник тендера у форматі чекліста. 3 години ручної роботи перетворились у 5 хв.
Беручи участь в закупівлях, ви маєте знати, що за статистикою кожна 4-та пропозиція зазнає дискваліфікації з причини невідповідності документів, які ви надали. Використовуючи ШІ для аналізу тендерної документації замовника цей показник становить близько 5%.
Цього року ми випустили революційне рішення для тендерної сфери та презентували ринку новий інструмент – аналітичний модуль, що поєднує в одному інтерфейсі АІ аналітику, BI-систему та CRM. Його унікальність в тому, що за лічені хвилини він відкриває повну картину ринку, показує конкурентів і нові можливості, економить години праці як для замовників, так і постачальників у Prozorro.
Отже, повертаючись до теорії Голдратта, “затори” в бізнесі – неминуча закономірність: щойно усунути один обмежувальний фактор, навантаження перерозподіляється й система формує новий bottleneck. Отже, робота з “вузькими місцями” – це безперервний цикл виявлення, усунення й оптимізації цих факторів. Тож, чому б не вирішувати ці виклики методом цифрових інструментів, що точно допомагають бізнесу, а іноді навіть його рятують.