Кожен другий бухгалтер перепідписує документи: аналітика «Вчасно» та YouControl
Для активно працюючих компаній це може означати десятки тисяч гривень додаткових витрат
З квітня 2024 по травень 2025 року документ для підписання відхиляли 57 762 користувачі Вчасно.ЕДО, серед них – майже 20 000 бухгалтерів, або 33%. Найбільше випадків перепідписаних бухгалтерами документів серед компаній, що працюють в оптовій торгівлі (14.6%), у сфері транспорту і логістики (7.8%) та сільського господарства (7.4%). YouControl спільно з «Вчасно» проаналізували сектори та географію перепідписання та з'ясували, які наслідки це може мати для підприємств.
Щодня тисячі бухгалтерів по всій Україні обробляють, перевіряють і підписують фінансові документи в електронному вигляді. Але далеко не кожен документ підписується з першого разу. Повторне підписання – тобто ситуація, коли документ вже був підписаний, але через помилки, невідповідності або зміну умов його доводиться відкликати, виправляти й підписувати повторно – виявляється поширеним і недооціненим явищем. У середньому, кожен такий випадок може коштувати компанії від кількох сотень до кількох тисяч гривень – з урахуванням часу, оплати праці, ризику штрафів та затримки угод.
Географія помилок: які області перепідписують документи найактивніше
Найбільша кількість компаній, де бухгалтери перепідписували документи, зареєстрована в місті Київ – 8 074 компанії, що становить 44.9% від загальної кількості.
Значну частку мають також Київська область (8%) та Дніпропетровська область (6.4%), з кількістю компаній, де були перепідписані документи, відповідно 1 437 і 1 144. Крім того, такі області як Харківська (6.2%) і Львівська (6.0%) також мають значну частку у загальному розподілі. Менші показники зафіксовані в Сумській (1%), Кіровоградській (0.9%) та Закарпатській (0.9%) областях, а найменші – в тимчасово окупованих Луганській області, Севастополі та Криму, де зафіксовані нульові значення. Загалом, у всіх регіонах України було зареєстровано 17 988 випадків перепідписаних документів.
Міста, де бухгалтери перепідписують документи найчастіше: бізнес-лідери України
Аналіз даних щодо міст, де бухгалтери найчастіше перепідписували документи, демонструє домінування Києва, де зареєстровано понад 44% всіх випадків. Це можна пояснити тим, що столиця є економічним і фінансовим центром країни. Тут сконцентровано найбільшу кількість компаній, підприємств та організацій, що збільшує ймовірність коригування документів. Також багато бізнесів у Києві мають складну структуру бухгалтерії, що може сприяти більшій кількості змін в документах.
Інші великі міста, такі як Харків, Дніпро, Львів та Одеса, також демонструють значну частку перепідписаних документів, що свідчить про високий рівень економічної активності у цих регіонах. Ці міста є важливими економічними, торговими та культурними центрами, що зумовлює велике число підприємств, а отже й більше випадків зміни бухгалтерських документів. Крім того, в регіонах з розвиненими індустріями, такими як Харків (технології та виробництво) чи Одеса (транспорт та логістика), часто виникають ситуації, коли документи потребують уточнень або коригувань через специфіку ведення бізнесу в таких секторах.
Галузевий фактор: в яких секторах економіки найчастіше виникає потреба у повторному підписанні
Найбільша кількість повторних підписань документів серед компаній спостерігається в оптовій торгівлі, де таких компаній 2 623 (або 14.6% від загальної кількості). Значна частка зафіксована також у секторах транспорту і логістики (7.8%) та сільського господарства (7.4%), де бухгалтери перепідписували документи в 1 398 і 1 329 компаніях відповідно. Інші важливі сектори, де має місце значна кількість перепідписаних документів, включають інформаційні технології (5.7%) і харчову промисловість (5.2%).
Серед інших секторів, в яких часто перепідписували документи, можна виділити роздрібну торгівлю (5.1%), інші послуги (5.1%), медичні послуги (4.1%), будівельні компанії (3.9%) та рієлторський бізнес (3.8%). Далі йдуть машинобудування, реклама і маркетинг, фармацевтична промисловість, громадське харчування та громадські організації, де частка перепідписаних документів варіюється від 2.4% до 3.2%. Ці дані відображають широкий спектр галузей, де спостерігається високий рівень необхідності коригування документів, що може вказувати на певні особливості бухгалтерського обліку в кожному з цих секторів.
На думку фахівців відділу бухгалтерії YouControl, перепідписання – це не тільки про помилки, а й про особливості робочих процесів. Адже підписантом може бути не лише директор чи бухгалтер, а й начальник департаменту чи менеджер. До того ж відповідальна особа може піти у відпустку і підписант буде інший, а контрагент може не звернути на це увагу. Саме такі ситуації і стають частою причиною перепідписань. Також трапляються технічні помилки або спрацьовує людський фактор.
Скільки може коштувати компанії одна помилка?
Перепідписання – одна з найменш очевидних, але найпоширеніших проблем у щоденній діяльності компаній. Формально це лише етап виправлення неточностей чи помилок у документі. Але на практиці – це затримка, що призводить до повторного залучення кількох фахівців, втрати часу та зниження ефективності бізнес-процесів.
«Кожне відхилення – це повернення документа на доопрацювання, що потребує повторного залучення відповідального спеціаліста. А це – додаткові витрати часу та ресурсів. У паперовому форматі перепідписання може затягнутися на дні або навіть тижні. В електронному – достатньо кількох кліків. І при великих обсягах документообігу ця різниця має вирішальне значення», – коментують фахівці сервісу цифрових рішень для бізнесу «Вчасно».
Середня вартість підписання одного паперового документа може сягати 300 грн – сюди входить друк, логістика і робочий час відповідального фахівця. У разі перепідписання ці витрати зростають. Для компаній, які щомісяця відправляють сотні або тисячі документів, це перетворюється на десятки тисяч гривень додаткових витрат.
Для порівняння: вартість електронного підписання одного документа становить від 1 до 5 грн. Але головна перевага – не в ціні. Це – швидкість, контроль і зручність. Погодити, підписати чи надіслати електронний документ можна будь-де й будь-коли.
Кейс BusMarket Group
Досвід компанії яскраво демонструє переваги цифровізації. До впровадження сервісу «Вчасно.ЕДО» компанія щомісяця витрачала близько 300 000 грн лише на передрук документів. До того ж для перепідписання доводилося залучати менеджерів і витрачати додатково їхній робочий час. У диспетчера на обробку документів йшло від години до півтори робочого часу.
Це приховані витрати, які часто залишаються непомітними. Кожне повернення документа потребує додаткових комунікацій із контрагентом, пошуку помилок, редагування й повторного надсилання.
Завдяки цифровізації BusMarket Group скоротила час підписання документів на 30%, пришвидшила роботу відповідальних фахівців і зробила весь процес відстеження статусів документів прозорим.
Електронний документообіг вирішує цю проблему завдяки автоматизації: система дозволяє в реальному часі бачити статус документа, історію змін, дії контрагента. Помилку можна виправити онлайн, не друкуючи документ знову. Це – час, який бухгалтер може заощадити й витратити на інші задачі, а не на рутину з паперами.
Спрощення щоденної рутини – один із вагомих ефектів цифровізації. Там, де раніше бухгалтери витрачали 2–3 години на підготовку документів, тепер достатньо 5–10 хвилин.