Partners Day від «Аврора»: чому лідери ринку повертаються до офлайн-подій

У сучасному бізнесі івенти давно перестали бути формальністю – це стратегічний інструмент, що допомагає масштабуватися, будувати довіру й укладати угоди. У 2025-му кількість бізнес-івентів у cвіті зросла на 40%, а 82% відвідувачів зізнаються: офлайн дає більше, ніж онлайн. Особливо це відчутно у великому бізнесі, де вже недостатньо просто «зустрічатися в Zoom» – потрібна фізична присутність, простір для нетворкінгу і відчуття живої екосистеми.

У цьому матеріалі Євген Шапошніков, CEO & co-founder FILOSOFIA Event Group, розповідає, чому великі компанії повертаються до живих подій, як мережа мультимаркетів «Аврора» організувала свій перший офлайн-івент для 400+ партнерів і які уроки із цього можуть взяти бізнеси, що тільки планують «вихід наживо».

Онлайн чи наживо – що працює у довгостроковій перспективі?

Онлайн-зустрічі – зручний і звичний інструмент для бізнесу, особливо коли йдеться про економію часу чи складну географію. Але коли мова про побудову партнерств, презентацію бренду та емоційний контакт зі стейкхолдерами – перевага на боці офлайну. Недарма 47% маркетологів вважають саме офлайн-івенти інструментом із найвищим ROI.

Живий формат дає те, що неможливо відтворити у відеозв’язку: особисту взаємодію, нетворкінг, глибоке занурення в контекст і відчуття приналежності. А найцінніше – гості повʼязують подію з власними успіхами: «саме тут я познайомився з партнером, з яким зробили проєкт». Саме такі моменти перетворюють івенти на точку росту для всього бізнесу.

Як бізнесам повертатися в офлайн 

Попри усі виклики воєнного часу, запит на фахівців, мережу партнерств та розвиток бізнесу загалом тільки зростає. Тому, все більше компаній інвестують в івент-маркетинг як довгостроковий інструмент. 

Одним з останніх кейсів стала подія для мережі «Аврора» – бізнес-захід на 400+ гостей, який проходив у КВЦ Parkovy.

За словами Валерії Мельнікової, PR-менеджерки мережі «Аврора», ключовим завданням Partners Day від «Аврора» було започаткувати нову платформу діалогу між бізнесом та партнерами.

Раніше комерційний департамент «Аврори» регулярно проводив щоквартальні зустрічі «Здибанки» з постачальниками у форматі Zoom-конференцій. Такі зустрічі дозволяли не лише ділитися досягненнями, а й окреслювати плани на майбутнє.

Проте залишалося питання більш тісної комунікації – з деякими постачальниками команда «Аврори» працювала не один рік, а могли навіть ніколи не бачитись наживо. Тому вирішили вперше зібрати партнерів-постачальників в офлайн-форматі, щоб розвіртуалитись, налагодити комунікацію і подякувати українським виробникам, які є опорою нашої економіки.

Для «Аврори» це був перший крок у новий формат. Для нас, як підрядників, – завдання показати: івент може бути бізнес-інструментом, а не лише красивою картинкою. Ми ставили три цілі:

• Перша – створити атмосферу партнерства. У подіях такого масштабу не повинно бути відчуття, що це просто конференція зі спікерами та слухачами. Кожен гість має відчувати, він – частина спільноти і ця подія – для нього.
• Друга – вибір підрядників і команди. Партнери мультимаркету – це бізнеси з різними масштабами і досвідом. Завдання – зробити так, щоб кожен відчув повагу до себе, а сам івент був гідним рівня великої компанії. Жодної метушні, жодних «збоїв» – тільки чіткий менеджмент і якісний сервіс.
• Третє – закласти основу для довготривалої традиції. Коли бізнес вдало і гучно повертається в офлайн – це може стати новою точкою дотику до аудиторії у довготривалій перспективі.

«Ми прагнули започаткувати нову платформи діалогу між «Аврора» та партнерами. І нам це вдалось. У планах – регулярно проводити Partners Day. Тож, зустрінемося наступного року», – ділиться Валерія Мельнікова.

Відповідальність зросла – інтерактиви, наповнення події, зручність та атмосфера на локації були надважливими, адже перше враження безпосередньо вплине на майбутнє залучення гостей.

Завдяки цій логіці ми з командою дивилися не лише на поточний день, а й на те, як цей івент працюватиме для бізнесу «Аврори» завтра, через рік, і навіть через п’ять років.

Було вирішено: жодних «вау-ефектів» заради вау. Конференція мала бути діловою й стриманою, але теплою. Ми робили ставку на деталі: персоналізовані бейджі, підготовка всіх зон локації, нагородження партнерів, що підкреслює їхню роль у спільному успіху. Команда «Аврори» зосередилася на стратегічних задачах і пропрацюванні контентної частини. Програму вибудували так, щоб у ній поєдналися панельні дискусії про реальні бізнес-виклики та достатньо часу для неформальних розмов.

Локація – ледь не ключовий елемент події в сучасних умовах. «Першочергово нам було важливо знайти локацію, яка відповідатиме вимогам безпеки. Із основних критеріїв: Київ, просторе приміщення, де комфортно розмістяться понад 400+ гостей, і, звісно, логістично зручне розташування», – ділиться Валерія.

Локацій, які можуть повністю відповідати усім вимогам, – небагато. Одна з них – КВЦ «Парковий», що дав можливість зібрати таку кількість гостей і водночас зберегти відчуття комфорту. Простір дозволив розділити подію на кілька шарів: офіційні панелі на сцені, нетворкінг-зони, кейтеринг, стенди партнерів. Учасники могли за день і послухати дискусію, і в перервах домовитися про нову співпрацю.

І ще один важливий елемент – гарантування безпеки, адже повністю зупиняти захід у випадку повітряної тривоги – значить втратити час та запал гостей. 

«Безпека гостей – наш абсолютний пріоритет. У КВЦ «Парковий» завжди передбачений план «Б» та облаштовано укриття на -1 поверсі, куди під час повітряної тривоги організовано і швидко евакуювали учасників. Це – адаптація івент-діяльності під контекст сьогодення», – ділиться Анна Майстренко, директорка з маркетингу у КВЦ «Парковий».

«Ми отримали позитивний відгук від гостей, а сама атмосфера нетворкінгу підтвердила, що наш новий формат зустрічей із партнерами чудово спрацював. І найголовніша оцінка – якщо протягом івенту не виникає питань і форс-мажорів – це означає, що все організовано на найвищому рівні», – Валерія Мельнікова, «Аврора».

Як включити офлайн бізнес-івенти в свою стратегію безболісно: ділимося порадами

Організація великого бізнес-івенту – це завжди виклик. Успіх залежить не лише від сцени чи програми, а від сотень деталей, які гості навіть не помічають, але які формують їхній досвід. Тож ось невеликий чек-лист для організації успішного виходу наживо:

 

Вийти наживо – вже не опція

Кейс «Аврори» показав, що офлайн-івенти – це не про красиву картинку чи модний формат. Це про стратегічний інструмент, який допомагає великому бізнесу масштабуватися, будувати довіру та зміцнювати партнерські стосунки.

І головний урок тут простий: коли бізнес зросає, живі зустрічі стають не опцією, а необхідністю. Бо саме вони створюють той фундамент партнерств, на якому будується довгостроковий успіх. Тож якщо ви стрімко масштабуєтесь – можливо, час замислитися про свій перший офлайн.