Цифрові рішення для складних часів: як бізнес автоматизує процеси

Ще кілька років тому цифровізація була трендом, а вже сьогодні – це базова умова виживання бізнесу. Українські підприємці працюють у реальності постійних викликів: блекаути, дефіцит кадрів, швидкі зміни в законодавстві, зростання операційного навантаження. У таких умовах цифрові інструменти перестають бути «додатковою опцією» й стають способом робити більше за менший час – без втрати якості та контролю.

Цифровізація насамперед стосується зон із найвищим операційним навантаженням – тих, де оптимізується використання людських ресурсів і знижуєть залежність від ручної праці. Це можуть бути бухгалтерські та кадрові процеси, перевезення, а також робота з партнерами.

Але цими напрямками автоматизація не обмежується, стаючи по-справжньому всеохоплюючою т нагальною як ніколи. Про це добре знають компанії, що стали переможцями щорічної премії «Вчасно.Кращі» за найбільші досягнення у цифровізації у 2025 році.

Напередодні початку відбору чемпіонів цифровізації-2026 Mind поспілкувався з 11 переможцями премії «Вчасно Кращі. Єдині 2025» – і ось, що вони розповіли про цифровізацію бізнес-процесів, відмову від застарілих форматів та екосистемну цифрову трансформацію.

Тенденції, що зберігаються

Хоча електронний документообіг уже давно доступний, багато компаній досі віддають перевагу паперовим документам. Водночас витрати на підписання одного паперового документа можуть сягати 300 грн – з урахуванням друку, логістики та робочого часу відповідального фахівця. Для бізнесу, який щомісяця опрацьовує сотні або тисячі документів, це означає десятки тисяч гривень додаткових витрат.

Очікування споживачів в Україні зростають щороку, особливо коли йдеться про компанії критичної інфраструктури. Показовим прикладом є «ДТЕК Мережі», який для швидкого й надійного обміну документами з клієнтами та партнерами впровадив цифрові інструменти. Наразі до сервісу «Вчасно» підключено близько 70% контрагентів компанії. За попередніми підрахунками, цифровізація документообігу дала відчутний ефект для клієнтів: фінансова економія становить до 14,2 млн грн, а часові витрати скоротилися в середньому на 52,2 години на одну людину. 

Інший приклад – Bayer – міжнародна компанія, що працює у сферах охорони здоров’я та сільського господарства, за понад три роки використання електронного документообігу команда перевела до цифрового формату більше половини всієї договірної бази. Сьогодні сервісом «Вчасно» користується кожен працівник компанії. Цифровізація дала відчутний результат – скорочення часу обробки одного документа з восьми до двох годин і заощадження понад 165 000 людино-годин щороку.

КЕП (кваліфікований електронний підпис) сьогодні є невід’ємною частиною бізнесу. Його використовують у звітності, державних закупівлях, банківських операціях та щоденній роботі з документами. За даними Міністерства цифрової трансформації, у 2025 р. кількість отриманих кваліфікованих електронних підписів зросла на 22,47% у порівнянні з попереднім роком. У сервісі «Вчасно» проаналізували, що найактивніше КЕП використовують керівники компаній та бухгалтерські команди. Водночас ринок демонструє нову тенденцію: дедалі більше бізнесів інтегрують цифрові інструменти у щоденну роботу всіх співробітників, роблячи електронний підпис стандартом не лише для окремих ролей, а для всієї організації.

Мережа магазинів «Фора» системно цифровізується – 90% документів переведено в електронний формат, а особливо помітних результатів досягла у використанні КЕП. Сьогодні понад 1650 співробітників компанії щодня працюють з електронним підписом. Масштабний перехід від паперових документів до електронних підписів став можливим завдяки поєднанню цифрових рішень і активної інформаційної кампанії для працівників.

«КЕП став для нас черговим етапом у цифровізації та масштабуванні процесів. Його впровадження вдалося завдяки централізованому запуску, єдиному стандарту, зрозумілим інструкціям та обов’язковій комунікації про цінність для команди. У результаті ми прискорили процеси і зменшили операційні витрати, а для співробітників це, перш за все, зручність і економія часу. Раджу починати з пілотних процесів, демонструвати результати і лише після цього масштабувати рішення».

Вікторія Долгова, менеджерка з управління проєктами мережі магазинів «Фора»

Залізні каси поступово йдуть у минуле

У той же час підприємці все частіше обирають програмні РРО замість традиційних кас. Причини прості: зручність у роботі, велика наявна кількість інтеграцій та економія на обслуговуванні. За рік цифрових кас побільшало на 19% за даними Опендатабот.

У 2022 році мережа магазинів «Watsons» розпочала цифровізацію касових процесів. Сьогодні 85% традиційних касових апаратів у мережі вже замінені на ПРРО. Перехід на цифрові інструменти дав практичні переваги: більше не потрібно відправляти касові апарати на ремонт із регіонів до сервісних центрів, зникла потреба в книгах КОРО та строках експлуатації. Крім того, ПРРО забезпечили мобільність і допомогли зменшити використання паперу.

Цифровізація кадрових процесів

Дистанційна робота та релокація працівників і надалі залишаються викликом для компаній. У цих умовах цифровізація стає не просто зручним інструментом, а необхідністю для ефективної організації HR-процесів. Тим більше парламент ухвалив за основу законопроєкт №12053, який остаточно легалізує цифрові відносини між роботодавцем і працівником. Це рішення відкриває шлях до впровадження електронних трудових договорів, ідентифікації працівників за допомогою КЕП та створення повноцінних електронних кадрових архівів.

Багато бізнесів звикли рухатися вперед і впроваджувати новації без очікування сигналу від держави. Саме таким підходом керується український сервіс Uklon. Компанія повністю перевела кадрові процеси в цифровий формат – від найму до завершення співпраці з працівниками. Перехід від паперу до цифри суттєво спростив щоденну роботу команди та прискорив процес підписання документів у десять разів.

Логістика переходить у цифру

Товарно-транспортна накладна (ТТН) є ключовим документом у логістиці й протягом тривалого часу залишалася паперовою. Цифровізація ТТН в Україні розпочалася ще у 2019 році з ініціативи Міністерства інфраструктури. Першим акредитованим провайдером у цій сфері став сервіс «Вчасно.ТТН». Водночас дедалі більше компаній не чекають на обов’язковий перехід і впроваджують е-ТТН у свої процеси заздалегідь, усвідомлюючи переваги цифрового формату для швидкості, прозорості та контролю логістичних операцій.

Логістична компанія Ekol Logistics обрала цифрові інструменти там, де більшість ринку досі працює з папером. Для логістики е-ТТН означає швидке опрацювання документів і надійне зберігання без ризику втрати чи пошкодження. До електронного документообігу вже приєдналися близько 1 000 перевізників, а 96% усіх рейсів компанія обробляє в цифровому форматі.

«Перехід на е-ТТН для Ekol Logistics – це відповідь на ринкові виклики та свідомий вибір на користь ефективності. Несвоєчасне повернення паперових документів уповільнювало процеси й створювало операційні ризики для бізнесу. Цифровізація зробила документообіг прозорим і керованим. Це непростий шлях, але за умови підтримки команди та розуміння цінності змін цифрова трансформація перетворюється на спільний результат».

Юлія Зінкевич, менеджерка проєктів із цифрової трансформації Ekol Logistics.

Цифровізація компанії змінює роботу партнерів

Цифровізація всередині компанії дає результат лише тоді, коли до неї підключаються й партнери. Саме на етапі взаємодії з постачальниками бізнес стикається з найбільшими обсягами документів, ручною роботою та ризиком помилок. Як це працює на практиці, показують кейси компаній, які вже перевели роботу з партнерами в цифровий формат.

Саме за таким підходом працює УА ТОВ «Євромікс ІІ». Уся документація з партнерами в компанії ведеться у цифровому форматі, що забезпечує швидку та ефективну взаємодію. Паралельно бізнес впроваджує рішення на основі штучного інтелекту. Зокрема, компанія розробляє рекомендаційну систему, яка в майбутньому дозволить пропонувати торговельним агентам релевантні товарні позиції.

Мережі магазинів «КТС» вдалося скоротити кількість ресурсів, які раніше залучалися до закупівель, а сам процес – зробити простішим і більш автоматизованим. Перехід на цифрові інструменти дав ефект і в фінансах: за рік мережа «КТС» зекономила 1,5 мільйона гривень.

Все більше компаній цифровізується екосистемно

Автоматизація одразу низки напрямків із подальшим розширенням зменшує навантаження на команду, спрощує контроль і прискорює обмін даними з партнерами. Саме такий підхід дозволяє компаніям швидко адаптуватися до змін і будувати стабільні процеси на роки вперед.

Яскравим прикладом є мережа аптек «Аптека Доброго Дня», що активно користується сервісами «Вчасно». Лише за 2024 рік компанія заощадила 1,5 мільйона гривень, перейшовши з паперу на цифрові процеси. 

BusMarket Group заощаджує близько 300 тисяч гривень, які раніше витрачали на повторному друкуванні документів через помилки. Після цифровізації процесів у «Вчасно» компанія скоротила час підписання документів на 30%. За рік компанія зекономила 70 мільйонів гривень прямих витрат на документообіг. 

Ще один приклад системної цифровізації – компанія «Нова Пошта» За пів року цифровізації було заощаджено близько 4 570 робочих годин для ключових працівників, а швидкість підписання зросла у 36 разів.

• Перехід від паперу до цифри – це послідовний процес, який потребує підготовки, навчання команди, узгодження роботи з партнерами та врахування специфіки бізнесу. Водночас результати такого підходу виправдовують усі зусилля.
• У 2025 році український бізнес заощадив понад 4 млрд грн та 9 млрд годин, використовуючи електронні документи. Крім економічних і часових переваг, цифровізація позитивно впливає на екологію: за останній рік бізнес зберіг понад 5000 дерев.

Системна цифровізація дозволяє бізнесу масштабуватися, швидко реагувати на зміни та будувати стійкі процеси, готові до майбутніх викликів. Доведено на прикладах лідерів цифровізації – переможців премії «Вчасно Кращі. Єдині 2025»!