Заощадити 600+ годин на місяць лише на документообігу

ПЛАРІУМ ЮКРЄЙН – міжнародна компанія-розробник ігор, яка працює у 7 країнах. Бізнес постійно зростає – і процеси мають встигати за ним. Так компанія з командою у 1300 працівників прийшла до цифрових інструментів. Оформлення, підписання та зберігання документів в електронному форматі спрощує те, з чим співробітники стикаються щодня. Жодних затримок і очікувань – все вирішується в кілька кліків.

Сьогодні компанія перевела близько 84% усього документообігу у «Вчасно», зокрема і кадрові документи. Це дозволило значно спростити внутрішні процеси, підвищити прозорість роботи з документами та заощадити 619 годин робочого часу.

Як це відбувалося

Компанія розпочала впровадження ще у 2017 році у межах тендерних закупівель, але тоді законодавча база лише формувалася і низка юридичних питань залишалася неврегульованою.

Ситуація кардинально змінилася у 2020 році з початком пандемії COVID-19. Перехід більшості працівників компанії на дистанційний формат роботи став новим викликом. Передача техніки співробітникам і фіксація матеріальної відповідальності вимагали оперативного підписання значної кількості документів, що в паперовому форматі стало практично неможливим.

Електронний документообіг став рішенням, яке поступово масштабувалося на всю компанію. Компанії вдалося швидко адаптуватися до нових умов віддаленої роботи та легко контролювати внутрішні процеси. Уже наприкінці 2020 року ПЛАРІУМ ЮКРЄЙН сформувала велику договірну базу в цифровому форматі та активно використовувала електронні документи у щоденній операційній діяльності.

Секрет успішного впровадження

Впровадження нових інструментів у щоденну роботу завжди супроводжується викликами. Серед них: природний спротив змінам, різний рівень цифрової обізнаності співробітників та ризик помилок на старті. Усвідомлюючи це, ПЛАРІУМ ЮКРЄЙН зробила ставку на технології та на підготовку команди.

Для співробітників було розроблено корпоративне навчання, яке пояснювало не тільки принципи роботи з електронним документообігом, а й його практичну цінність у повсякденних задачах. Акцент робився на тому, як новий підхід спрощує робочі процеси, заощаджує час і зменшує кількість рутинних дій. Саме це допомогло працівникам швидше адаптуватися до змін та почати активно використовувати у роботі цифрові інструменти.

Ще одним викликом під час переходу на електронний формат для компанії стали юридичні питання, пов’язані з впровадженням кадрового документообігу. Зокрема, узгодження процесів з архівною установою, яка на той час надавала перевагу документації у паперовому вигляді.

У судовому порядку встановлено, що кадрові документи, підписані кваліфікованим електронним підписом, є юридично чинними незалежно від того, чи збігається дата накладення підпису з датою самого документа. Також у 2024 році було підтверджене визнання первинних документів бухгалтерського обліку, в яких дата складання та дата підписання відрізняються, але перебувають у межах одного фінансового періоду.

Переваги цифровізації

Попри початкові виклики, компанія вибудувала стабільну систему роботи з документами, яка зручна для команди і партнерів.

Перехід у «Вчасно.ЕДО» значно пришвидшив процеси погодження та підписання документів – незалежно від місця перебування підписантів. Щомісяця команда заощаджує близько 617 годин робочого часу.

Компанія також оптимізувала фінанси: скоротила витрати на друк, доставку, фізичне зберігання та архівування документів. Уся договірна, кадрова та бухгалтерська документація зберігається безпечно в електронному архіві.

Але найголовніше – команда позбулася рутини та довгих паперових процесів. Співробітникам більше не потрібно відвідувати офіс для підписання документів чи оформлення відпустки.

Компанія, яка створює сучасні продукти, формує такі ж умови й для своєї команди. Це позитивно впливає не лише на ефективність бізнес-процесів, а й на бренд роботодавця – як такого, що піклується про комфорт і час працівників.