Не всі агенції одразу сприймають CRM як практичний інструмент для щоденної роботи. Часто її вважають рішенням для великих компаній, тоді як невеликим командам нібито достатньо таблиць. Та з ростом бізнесу цього вже часто не вистачає.
Група агенцій agama – не новачок у діджиталізації. Вони роками використовують різні системи та регулярно оновлюють свої інструменти. Відділ бізнес-розвитку щодня працює з LinkedIn, партнерами та тендерами. Щоб зробити ці процеси максимально прозорими та зручними, команда перейшла на NetHunt CRM.
У статті розглянемо 5 ознак, які свідчать, що ваша агенція готова перейти до системної роботи в CRM.
Робота з базою контактів – це завжди управління складними паралельними процесами. Коли агенція веде безліч перемовин одночасно, звичайних форматів фіксації даних стає недостатньо. Менеджерам потрібно мати миттєвий доступ до історії кожної розмови, щоб не загубити цінний контекст
Саме в цей момент з’являється потреба в єдиній системі, де зібрані контакти, статуси, домовленості та наступні кроки. Такий запит на уніфіковану роботу з контактами виник і в групі агенцій agama. Команді була потрібна інтегрована екосистема, що оптимізує ресурси й автоматизує рутину.
«Ми слідкуємо за ринком і постійно шукаємо шляхи оптимізації ресурсів команди. Для чергового етапу розвитку business development ми знайшли рішення нового технологічного рівня, щоб розвантажити менеджерів і сфокусувати їх на живому спілкуванні. Нам було важливо знайти гнучке середовище, яке безшовно інтегрується з нашими робочими інструментами й автоматично збагачує базу контактами», – розповідає Юлія Гаврилюк, Business Development Lead в agama.
Перехід на NetHunt CRM допоміг зібрати всю цю інформацію в одному місці. У системі кожен контакт має свій статус, а картка зберігає повну історію взаємодії:
Що активніше ви шукаєте партнерів, то більше з’являється дрібних технічних задач. Наприклад, перенести дані з LinkedIn у базу, записати компанію та посаду. Кожна дія займає кілька хвилин. Але коли таких профілів десятки, ручна робота просто краде час від головного – самих переговорів.
Саме цей процес оптимізували в групі агенцій agama. Оскільки LinkedIn є для них одним із ключових каналів пошуку нових партнерів, команді було важливо зробити шлях від знайденого контакту до бази максимально коротким.
Завдяки інтеграції NetHunt CRM з LinkedIn додають нові контакти в один клік, а система автоматично підтягує основні дані – ім’я, посаду, компанію та доступну контактну інформацію.
У результаті команда отримала одразу кілька переваг:
Угода рідко закривається після першого контакту. Іноді до розмови потрібно повернутися пізніше – коли стартує тендер, з’являється бюджет або настає домовлений етап обговорення. У таких випадках важливо не просто десь занотувати це, а мати зручний спосіб вчасно повернутися до контакту.
Cаме тому група агенцій agama і фіксує одразу всі наступні кроки в NetHunt CRM:
Команда менше думає про те, як нічого не забути, і більше фокусується на ефективності роботи. Як пояснює Юлія Гаврилюк:
«Коли партнер озвучує, наприклад, віддалені терміни певної домовленості, ми одразу створюємо нагадування на потрібну дату. Таких запланованих активностей у нас зараз багато, і система сама контролює графік повторних контактів. Це допомагає вести клієнтів “вдовгу”».
Поки клієнта веде один менеджер – усе йде за планом. Та якщо він перемикається на інший проєкт або передає справи колезі, важливо не втратити темп. Якщо для передачі справ треба годинами пояснювати деталі, робота гальмується. Без уточнень не обійтися, але коли їх мінімум – працювати значно легше.
У групі агенцій agama після переходу на NetHunt CRM команда отримала єдиний простір. Тепер колега може швидко включитися в діалог без пауз. А керівниця відділу – зайти в систему й миттєво побачити статус будь-яких перемовин.
«У наших клієнтах – поточних та потенційних – ми бачимо, перш за все, людей, з їхніми характерами, вподобаннями та особистими історіями. Ми хочемо бачити повну картину, в якій ми зберігаємо цю історію співпраці, іноді це історія про завершення спільного етапу, про що теж важливо прорефлексувати. Все можливо зробити тільки якщо ми зберігаємо дані, а разом з ними – контекст», – каже Юлія Гаврилюк.
Часто компанії продовжують працювати в незручних програмах виключно через те, що звикли до них. Страх перед довгою адаптацією до нового софту змушує команди миритися з неефективними процесами.
Проте, якщо ваш поточний інструментарій вимагає постійних ручних допрацювань і більше не підтримує швидкість роботи команди, це чіткий сигнал до оновлення системи.
«Потестувати – це нескладно. Просто подивитися, чи воно вам «зайде». Варто бути відкритими до нових інструментів, тому що завжди здається, ніби те, чим ми користуємося зараз – найзручніше. Але часто це просто звичка», – радить Юлія Гаврилюк.
Перехід на CRM не обов’язково має бути різким. Не потрібно одразу перебудовувати всі процеси. Достатньо почати з того, що вже зараз впливає на щоденну роботу: зібрати контакти в одному місці, дати команді спільний доступ до інформації, спростити роботу з LinkedIn і фіксувати наступні кроки в системі.
Для agama це дало конкретний результат: мінімум ручної роботи й суттєву економію часу команди, фактично автоматизоване ведення бази завдяки швидкому додаванню контактів із LinkedIn, а також планування задач і довгострокових комунікацій просто в робочих календарях.
Саме так і діяли в agama – без спроб змінити все за один день, але з фокусом на реальні потреби. Завдяки цьому NetHunt CRM органічно доповнила щоденну роботу команди й допомогла вибудувати більш системний підхід.