Страх, незнание или отсутствие бюджета: почему украинский бизнес не оптимизируется

У каждого бизнеса есть процессы, но не все понимают, как сделать их максимально эффективными. Владельцы или руководители предприятий обращаются за описанием и оптимизацией, когда сталкиваются с конкретной проблемой (например, стремительный рост численности персонала) или перед запуском нового продукта или услуги, чтобы систематизировать свою деятельность. Почему владельцам украинских предприятий важно описывать и оптимизировать бизнес-процессы, рассказывает CЕО Manageable – агентства по описанию и оптимизации бизнес-процессов – Наталья Заверуха.

Начиная собственное дело мы в первую очередь думаем о том, действительно ли наш продукт нужен рынку, проверяем свои гипотезы и пытаемся получить прибыль, а уже потом задумываемся над увеличением или экспортом. Тем не менее значительная часть предприятий, которые успешно прошли начальную фазу и вышли на определенный уровень стабильности, так и не начинают использовать инструменты описания и оптимизации бизнес-процессов для улучшения своего бизнеса.

Вот несколько наиболее распространенных причин почему.

Незнание. Владельцы малого и среднего бизнеса могут просто не знать об инструментах и ​​возможностях, которые предоставляют описание и оптимизация бизнес-процессов. Решение текущих задач или постоянное «тушение пожаров» забирает все время владельцев. Как правило, они сталкиваются с понятием бизнес-процессов при решении определенной узкой проблемы и не всегда продолжают работу над их совершенствованием.

Нежелание масштабироваться и расти. Процессы маленького магазина или швейного цеха формируются органично. Да, они могут быть сложными, несовершенными или дорогими, но это не мешает бизнесу существовать и приносить прибыль. Если владельца удовлетворяет текущее положение вещей и он не желает масштабировать свое дело, то описание или оптимизация процессов не является для него актуальным вопросом.

Вера в автоматизацию. Стремясь двигаться в ногу с прогрессом некоторые владельцы бизнеса пытаются максимально автоматизировать процессы, видя в этом решение всех своих проблем. Однако автоматизируя хаос, вы можете еще больше усложнить ситуацию и даже поставить свое дело под угрозу. Именно нежелание автоматизировать хаос в свое время побудило меня к созданию агентства по описанию и автоматизации бизнес-процессов. Невозможно совершенствоваться и планировать движение вперед, если мы не понимаем, что уже есть и где находимся сегодня.

Страх формализации. Описанные процессы формируют определенные правила игры, которые должны соблюдать все члены команды. И для руководителя, и для команды взаимодействие на основе процессного подхода может показаться чересчур формальным и вызвать трудности в коммуникации. Поэтому описанию и оптимизации бизнес-процессов всегда должны предшествовать две вещи: стремление руководства к систематизации и донесение целей проекта по формализации процессов до всей команды с последующим обучением.

Отсутствие бюджета. Проекты по описанию и оптимизации бизнес-процессов потребуют дополнительных затрат. При этом бизнесу необходимо не только выделить средства на реализацию проекта, но и время для работы с консультантом. Для начала можете печально выдохнуть. Далее запланируйте себе желаемые сроки для старта проекта и подготовьте финансовый плацдарм. Выделение бюджета прекрасно стимулирует быть ориентированными на результат, уважать его и использовать на практике. Успешный бизнесмен должен понимать, что выделение бюджета на консалтинговые услуги – это не обязательно о дополнительных расходах или экономии, это о стратегически расставленных приоритетах.

Непонимание как посчитать эффект. Иногда владельцы бизнеса не готовы начать проект по описанию и оптимизации процессов, потому что не понимают как посчитать его результаты и измерить эффективность. Консультантам и экспертам трудно показать заказчику конкретные результаты, ведь на эффект от описания и оптимизации процессов конкретно вашего бизнеса влияют десятки внутренних факторов.

Если вы сомневаетесь по поводу эффективности, советую начинать работу по закупкам и продажам. Это интересные процессы, в результате работы с которыми эффект можно посчитать просто и быстро. Из своего опыта добавлю, что цифры, которыми можно измерить потенциальные результаты проекта, все же существуют, например: расходы на бизнес-процесс уменьшатся на 10–20%, качество процесса вырастет до 30%, время на адаптацию и обучение сократится до 50%, удовлетворенность клиента +15%, своевременная и реальная аналитика тоже один из результатов проекта.

Отсутствие культуры потребления консалтинговых услуг и страх пустить чужого человека в компанию. Это одна из самых сложных проблем как для украинского бизнеса, так и для консалтинговых агентств. Владельцы или руководители предприятий предпочитают не передавать подобные проекты на аутсорс, так как  боятся утечки информации о своей внутренней «кухне". Но,вспомните об Эйнштейне, который утверждал, что «серьезные проблемы, с которыми мы сталкиваемся, нельзя решить на том же уровне мышления, на котором они возникли». Взгляд со стороны может дать толчок к развитию, а комментарии эксперта – сэкономить несколько месяцев работы команды. Конфиденциальность работы обеспечивается правильным оформлением договоров о сотрудничестве.

Описание и оптимизация бизнес-процессов могут принести пользу любому бизнесу, но неизвестное или непонятное всегда вызывает у нас определенную тревогу. Поэтому, чтобы победить свои страхи или предубеждения, стоит больше узнать о возможностях, которые работа над бизнес-процессами может дать именно вашему бизнесу.