Зонирование офиса: как удержать сотрудников на рабочем месте
И почему «кабинетная» система уже отжила свое
В исследовании HeadHunter 93% респондентов подтвердили: эффективность работы сотрудников напрямую зависит от эргономичности и комфорта рабочей среды. При этом, по данным двухэтапного опроса Nowy Styl Group, организацией офисного пространства недовольны 28% сотрудников аутсорсинговых компаний.
Что больше всего раздражает и мешает полноценному выполнению поставленных задач? Постоянный шум оргтехники, чужие разговоры, беготня по офису для согласования деталей проекта, неудобные места для работы с ноутбуком, отсутствие зон для конфиденциальных переговоров.
Продуманная логистика пространства в сочетании со стильным интерьером позитивно влияют на имидж компании в глазах посетителей и персонала. Главный операционный директор студии дизайна ZIKZAK Алеся Карнаухова специально для Mind рассказывает, как обустроить офис, в котором хочется оставаться подольше.
Базовые форматы офисов
Перед выбором помещений для офиса компании, еще на этапе строительства, покупки, аренды, капитальной перепланировки определитесь с оптимальным форматом офиса:
- классический кабинетный;
- гибкий open space.
Классический тип офиса
Свыше 95% сотрудников работают в отдельных кабинетах с закрепленными рабочими местами. Максимальная приватность и концентрация над поставленной задаче отвечает зачастую требованиям банков, страховых компаний, адвокатов, финансовых консультантов, медицинских клиник.
Гибкий офис
Мультифункциональное пространство с разными сценариями использования. Трансформацию обеспечивают передвижные перегородки, мобильная модульная мебель, освещение.
Современная концепция гибкого офиса базируется на философии Activity Based Working:
- сочетание стационарных закрепленных и незакрепленных рабочих мест для углубленной самостоятельной работы и конфиденциальных переговоров: кабинеты, звукоизолированные капсулы, deep zone;
- частично открытые пространства для неформальных встреч с коллегами, мозговых штурмов, общения с клиентами – лаунж-зоны, high table, кухни;
- открытые пространства для приема посетителей и массовых собраний: ресепшн, зоны ожидания, конференц-спейс.
Сотрудники сами выбирают – где и сколько времени они будут работать. Переговорные, капсулы для Skype-связи, зоны для пресс-конференций в крупных компаниях бронируют заранее. Часть офиса превращена в корпоративный коворкинг.
Стационарные рабочие места закрепляются за членами команды со 100% присутствием в офисе на протяжении рабочей недели. Все без исключения сотрудники могут изменить формат рабочей зоны в зависимости от поставленной задачи или настроения.
Преимущества гибкого офиса:
- Адаптивный дизайн способствует производительности коллектива: комфортные условия созданы для штатных и временных специалистов, работающих преимущественно в удаленном формате, прибывших в командировку, посетителей любого уровня.
- Перепланировка для решения сиюминутных задач и новых проектов занимает минимум времени и расходов.
- Снижены расходы на содержание офиса: все пространство использовано эффективно, нет пустующих кабинетов и конференц-залов.
Минусы мультифункционального пространства:
- у некоторых сотрудников отсутствие закрепленного рабочего места вызывает чувство непостоянства;
- рабочие места вблизи работающей оргтехники или зоны для брейнштормингов не способствуют углубленной работе.
Повысить эффективность офисного пространства помогает правильное зонирование.
Как организовать эффективные зоны в офисе
В процессе разработки дизайн-проекта учитывается формат работы и перспективы развития компании. Вне зависимости от площади все пространство делится на две основные части:
- фронт: представительская, прием клиентов, переговоры;
- бэк – основная работа, сосредоточенная и совместная работа, отдых коллектива.
Фронт-офис
Лицо компании: знакомство с возможностями, демонстрация устойчивости, финансового благополучия, благонадежности. То, что видит большинство клиентов и соискатели вакансий.
Ресепшн и зона ожидания
Организация входной группы напрямую зависит от трафика посетителей. Поток клиентов стабильно высокий – обустраивается стойка администраторов, места для ожидания, гардероб или стойки для верхней одежды и зонтов, мини-бар. Подчеркивается бренд и актуальные предложения: логотип и название компании в интерьере, буклеты, макеты, интерактивные панели.
В небольших офисах ресепшн и зона ожидания компактны: стол или стойка администратора, оргтехника, журнальный столик, диван или кресла, витрина/мультимедийный экран, растения.
В крупных компаниях с минимальным потоком посторонних визитеров входную группу совмещают с точкой размещения оргтехники, лаунж-зоной, игровой.
Переговорные
При обустройстве переговорных учитывается:
- частота совместных обсуждений проектов и совещаний с коллегами;
- частота переговоров с клиентами;
- расчетное количество участников;
- специфика работы, уровень конфиденциальности, VIP-зоны;
- конфигурация и адаптируемость помещения.
В компаниях с небольшим потоком клиентов существенно экономит площадь обустройство 1-2 переговорных, дополненных акустическими кабинами. Акустические кабины для телефонных переговоров и Skype-связи имеют полноценное техническое оснащение, оптимальный уровень освещенности, звукопоглощающие панели защищают (от 1 до 6-8 человек) от внешних звуков и прослушивания извне.
Шумо- и визуальная изоляция переговорных обязательна: звукопоглощающее покрытие пола и стен, шторы и жалюзи, акустические панели, акустические элементы дизайна и меблировки, арт-объекты, фитозоны, фитостены.
Брендовые цвета, логотип, девизы в переговорных позитивно влияют на имидж и ход общения с клиентами и бизнес-партнерами.
В крупных компаниях переговорные легко адаптируются под запланированное количество участников с помощью мобильных перегородок, оснащены мультимедийными экранами, техникой для записи переговоров и защиты от внешней прослушки.
Кабинет руководителя
Стык представительской и производственных функций, пространство для работы и формирования позитивного имиджа компании.
Обустройство пространства для руководителя зависит от масштабов предприятия, специфики бизнеса, трафика посетителей. Традиционно выделяется три зоны:
- работа – стол, оргтехника, средства коммуникации, сейф, система хранения;
- релакс – терраса или закрытое пространство с диванами, столиками, мини-баром, фитозоной;
- переговоры – стол, телекоммуникации, презентационное оборудование.
Эффективны несколько сценариев освещения и размещения мебели, шумоизоляция, мотивационные арт-объекты.
Бэк-офис
Кастомизация планировочных решений зависит от объемов и перспективных горизонтов компании, количества штатных единиц, филиалов, посетителей. Проект учитывает конфиденциальность, защиту интеллектуальной собственности и персональных данных, VIP-формат, иные специфические требования компании.
Рабочая зона
Сбалансированное решение – комбинация двух форматов:
- открытое пространство + переговорные + аудиокапсулы + релакс-зоны: для сотрудников среднего звена, IT, креативных специалистов, гибридной работы, клиентов, бизнес-партнеров;
- кабинеты и VIP-зоны: руководителю, топ-менеджменту, службе охраны, финансовому, юридическому, HR-секторам.
Эффективно сочетание закрепленных и незакрепленных рабочих мест, зон для работы в условиях полной сосредоточенности и коллективных решений, временного посещения, командировок, деятельности торговых представителей и агентов. Для документов, канцтоваров и личных вещей сотрудников устанавливаются персональные ячейки.
Открытое пространство зонируется визуально: цветом, освещением, перегородками, мебелью, озеленением, элементами декора. Аудиозонирование: точки с оргтехникой, места общих сборов расположены вдали от зон сосредоточенной работы. С фоновым шумом борются звукоизоляционные панели, фитокомпозиции, акустические перегородки, мебель.
Конференц-зал
Особое рабочее пространство, требует выделенного помещения либо формируется с помощью перегородок и модульной мебели в open space. Площадь и формат напрямую зависят от масштабов и задач компании – от полноценного зала с местами для слушателей, сценой и экранами до пары диванов-трансформеров и кресел с usb в окружении зелени.
Лаунж-зона
Восстановить силы и переключиться на новую задачу сотрудникам удобно на открытых террасах, в игровых и релакс-зонах с диванами, креслами, домашним уютом.
Лаунж-зона совмещает функции неформальной переговорной и места полноценного отдыха, включает комнаты для сна, компьютерных и настольных игр, йоги. Несколько сценариев освещения меняют ритм интерьера, наполняют энергией или умиротворяют.
В лаунж-зоне обустраивают бар, мини-кафе, полноценную кухню. Оптимально сочетание столиков на 1-2 персоны и длинных столов для неформальных брейн-штурмов.
Топ-7 решений эффективного офисного пространства
- Думайте на перспективу, учитывайте развитие технологий, минимизируйте пустующие площади.
- Исходите из задач офиса:
- клиенты посещают редко – создайте максимально комфортные условия для персонала;
- клиенты бывают часто – сосредоточьтесь на комфорте общения с сотрудниками, позитивном имидже.
- Рассчитайте логистику офиса: точки приема посетителей расположите ближе ко входу, кабинеты с конфиденциальными данными – дальше.
- Соберите членов одной команды в одной точке. Легко и без лишних затрат трансформируйте пространство под каждый проект или группы задач с помощью мобильных перегородок, мебели, незакрепленных рабочих мест.
- Смело сочетайте рабочие и лаунж-зоны для переговоров, конфиденциального и коллективного общения.
- Формируйте сплоченный коллектив: в кабинетной системе выделите помещение для совместного неформального общения – лаунж-зону, «гостиную», кафе, террасу.
- Не смущайте коллег: максимально отдалите кухню и релакс-пространство от кабинетов руководства.
Эффективное офисное пространство реально обустроить на 50, 500 и 5000 квадратных метров. Важно изначально рассчитать все обязательные зоны, их взаимодействие и мультифункциональность.