Як створити модель бізнес-процесу – це питання незмінно виникає, коли з'являється необхідність оптимізувати діяльність компанії. Важливо знати, що недостатньо визначити і відобразити процеси – слід створити ефективну культуру використання цього інструменту управління в організації, яка постійно вдосконалюється і генерує результати.
Докладені зусилля без планування і керівництва не отримують підтримки, і кінець кінцем не застосовуються. Вкрай важливо мати підтримку кожного співробітника – від керівників високого рівня до рядового працівника, який повинен бути переконаний в необхідності створення описаної моделі в компанії. Саме організуюча схема допоможе розібратися в потоці виробництва і ведення клієнта від А до Я та чітко усвідомити, хто конкретно відповідає за кожен бізнес-процес, переконана CEO «Висоцький Консалтинг Київ» Катерина Балановська.
Отже, якщо ви переконані в тому, що створення моделі бізнес-процесу – це шлях до поліпшення вашої компанії, Mind пропонує список кроків, щоб конкретизувати цю мету.
Спілкування із співробітниками: ми створюємо модель бізнес-процесу в компанії. Якщо власник буде інформувати всіх співробітників про цю нову перспективу розвитку і стратегічне значення, це дасть зрозуміти, що очікується від кожного з підлеглих. Бізнес-процес повинен охоплювати завдання кожного співробітника, показувати цілі, прагнення і який крок до досягнення спільної мети компанії він робить. Це повинно бути мотивуючим, оскільки участь персоналу є основним моментом.
Створення керуючого офісу (це може бути група людей). Він відповідатиме за управління процесом, дослідження методології та інструментів, постійний пошук кращих практик та підтримання тісного зв'язку зі стратегічними цілями компанії.
Визначення ланцюжка цінності компанії. Всі компанії з'ясовують потреби клієнтів за допомогою низки узгоджених дій, які завершуються постачанням товару/послуг. Як створити модель процесу в компанії? Добре визначити цей ланцюжок цінності.
Зв'язок дій з корпоративною стратегією. Процеси, створені в компанії, повинні мати строге відношення до бізнес-стратегії. Все, що визначено, призведе цю стратегію до успіху. Тому слід знати, як кожен процес сприятиме цьому.
Визначення пріоритетів при створенні моделі бізнес-процесів у компанії. Які процеси мають бути пріоритетними і важливішими для досягнення цілей, визначених стратегією компанії? Треба почати з вузьких місць, уникаючи того, щоб ініціатива впровадження системи оптимізації бізнес-процесів у компанії перетворилася на довгий і нескінченний роман. Потрібно показати переваги, довести результати і залучати все більше соратників для оптимізації процесів.
Зіставлення списку: що є. Щоб створити модель бізнес-процесу в компанії, треба знати, як працюють процеси в даний час. Незважаючи на те, що ці дії не формалізовані, необхідно чітко визначити, серед іншого, наступні моменти:
Аналіз і діагностика. Тепер, коли є розуміння, як працює цей процес, можна побачити можливості поліпшення і точно визначити, як створити модель бізнес-процесу в компанії.
Визначення майбутнього процесу, як він буде покращений. Слід оптимізувати свої дії. Формалізувати з деталями, через документи, як новий процес буде виконаний в майбутньому.
Впровадження нової моделі бізнес-процесу. Це дуже важливий крок. Тут треба переконатися, що зміни відбуваються ефективно. Керівникам «вузьких місць» у кожному процесі, який необхідно поліпшити, потрібна допомога керуючого офісу (пункт 2). Особливо у визначенні та дотриманні ключових показників ефективності – щоб вони могли вимірювати результати, приймати рішення, керувати і коригувати застосування нового процесу.
Постійне удосконалення процесу. Всі ми чули про безперервне вдосконалення процесів. Це повинно відбуватися шляхом вимірювання, завжди. Треба перевіряти, як ми рухаємося, і покращувати ще більше.
Тепер, коли ви знаєте, як оптимізувати модель бізнес-процесу у вашій компанії, ознайомтеся з деякими практиками і почніть впроваджувати зараз.