Карантин для багатьох компаній став іспитом на міцність, оскільки довелося переходити на віддалену роботу.
Про те, як перевести весь документообіг на такий формат – у матеріалі «Віддалені карантином: як дистанційно працювати з документами».
Сьогодні ж про те, як в цілому організувати діяльність усієї команди не виходячи з дому, перейти на віддалену роботу, подолати виклики і зберегти ефективність колективу, розповів Mind CEO української фінтех-компанії EasyPay Олексій Авраменко.
Пандемія коронавірусу зробила віддалену роботу, яка раніше була опцією або преференцією окремих співробітників, нормою. Це не добровільна, часто стресова для бізнесу і людей зміна.
Хтось уже називає такий формат роботи «майбутнім технологічного бізнесу», інші вказують на зворотний бік медалі: співробітники, що працюють віддалено, відчувають себе менш втягнутими, частіше звільняються і переробляють, бо постійно перебувають на зв'язку. До того ж ніхто поки не тестував віддалену роботу в таких масштабах і в комбінації з соціальною ізоляцією.
Але вибору поки немає – глобальна пандемія і карантин не дозволять швидко повернутися до офісів. Потрібно залишатися вдома, щоб зберегти життя. Але і працювати теж потрібно.
Ми успішно перейшли на новий формат, хоча і зіткнулися з неминучими висновками. Ось які уроки довелося засвоїти.
У нас не виникло значних проблем при переході на віддалену роботу. Платіжна система EasyPay визначена НБУ як особливо важлива і доступна 24/7. Збоїв через трансфер не було завдяки підготовці. В останні дні роботи у офісі співробітники підготували робочий інструментарій.
Сюди входять як техніка (комп'ютери, перехідники etc), так і доступи для входу в корпоративні системи. Звичайно, все вирішити не вдалося. У когось удома в результаті не виявилося принтера або сканера. Часто проблемою була ширина інтернет-каналу – через підвищене навантаження деякі провайдери не могли забезпечити належної швидкості.
Великим викликом стала організація робочих місць для співробітників кол-центру. Їм довелося налаштувати телефонію, сервіси статистики та інший інструментарій.
Особливу увагу приділили цифровим загрозам. Фахівці відділу інформаційної безпеки підготували розсилку з рекомендаціями. Це базові, але важливі поради, які потрібно проговорити:
У разі будь-яких сумнівів або питань, співробітники можуть звернутися за порадою до системного адміністратора або фахівця з інформаційної безпеки.
Перший виклик, який поставить віддалена робота, – комунікація співробітників. Кажуть, що такий режим дозволяє позбутися від зайвих нарад. Але готуйтеся і до зворотного: те, що раніше вирішувалося 5-хвилинним мітингом, тепер вимагає більше зусиль і погоджень.
Водночас це хороша перевірка ефективності співробітника і його навичок самоорганізації.
Робочий день запускається о 10 ранку з конференц-дзвінка в кожному підрозділі. Там планують день і звітують про виконану роботу. Всі подальші дзвінки – за взаємним і попереднім погодженням. І, звичайно, обов'язково синхронізуйте свої корпоративні календарі.
Постійне спілкування всередині відділів ми перевели в робочі групи в месенджерах Telegram і Viber. Вони дозволяють оцінити, на якій стадії знаходяться проєкти і який статус у актуальних завдань. Відеозустрічі проходять у Skype і Zoom.
Але внутрішня комунікація – тільки частина питання. Як і будь-яка велика компанія, EasyPay працює із зовнішніми партнерами.
Цьому напрямку адаптуватися складніше. Поки відеодзвінки і онлайн-презентації відпрацьовують своє на етапі презентації, а ось далі – потрібно ламати корпоративну культуру.
Культура укладення угод в Україні така, що обов'язково «потрібно подивитися в очі» майбутнього партнера або підряднику перед остаточним ухваленням рішення про подальшу співпрацю. Це не залежить від розміру компанії (середній або великий бізнес), форми власності (приватне або державне підприємство) і локалізації бізнесу (українська компанія або міжнародний холдинг) – спілкування вживу, як і рукостискання під час ділової зустрічі, – наша традиція. На жаль, в умовах, що склалися, ця традиція – не найкращий спосіб зав'язати нові ділові знайомства.
Компанії, якій щомісяця довіряють понад 2 млрд грн, потрібно за будь-яких обставин діяти впевнено і ефективно. Тут віддалена робота ставить свої виклики. Але все можна вирішити.
Перший крок – визначення реалістичних і обґрунтованих KPI для кожного. Також обов'язково ставити і контролювати всі завдання в CRM. Звичайно, планувати треба розумно і строго – справи потрібно закінчувати в термін, інакше робочий день може затягнутися до безкінечності. А це шлях до вигоряння і подальшої втрати продуктивності.
Найважливіший момент: дистанційна робота – теж робота. Ставтеся до роботи вдома так само, як до роботи у офісі. Психологічно це складно, але дуже важливо. Жодних піжам, роботи в ліжку – і приберіть дітей від моніторів. Ваші домашні повинні знати, що ви працюєте, а не у відпустці.
Готуйтеся до того, що процеси, які складно формалізувати, постраждають від віддаленої роботи сильніше за інших. У EasyPay такими жертвами стали брейншторми. Раніше їх проводили в офлайновому режимі за допомогою фліпчарта і маркерів. Тепер у ходу PowerPoint/Keynote і дзвінки, але це не так зручно. Виправлення забирають більше часу і затягують виконання завдань.
Ще одне складне питання – організація і проведення стратегічних сесій онлайн. У найближчому майбутньому ми плануємо провести таку зустріч.
Але дивитися потрібно вперед. І карантин може стати каталізатором креативності.
Усі ми більшою чи меншою мірою почнемо нудьгувати за роботою, з’являться нові ідеї, які захочеться реалізувати.
За попередніми оцінками, зараз карантин торкнувся близько 40% світової популяції, або 3,4 млрд людей у майже 80 країнах.
Але це необхідний захід, як показує досвід. Так, у США під час епідемії «іспанки» (1918 рік) міста з більш тривалими і суворими режимами ізоляції відновлювалися після епідемії швидше і ефективніше. Тому переводити співробітників на дистанційну роботу там, де це можливо, – не модна примха, а обов'язковий захід. Така соціальна відповідальність допоможе якнайшвидше завершити кризу. А значить, перейти у фазу швидкого зростання.
Карантин – це не канікули. Так, для багатьох працювати на remote важко: часом налаштувати робочу атмосферу поза офісом, у колі сім'ї, і при цьому зберегти виконання KPI здається непосильним завданням. Але людина може адаптуватися до будь-яких умов. Тому уявіть, що ви у офісі: точно в такому ж робочому режимі з 9 до 18, синхронізуйте з колегами графіки, не ігноруйте комунікацію в пошті та месенджерах. Дорослим і відповідальним людям це під силу.
Від нашої роботи залежать колеги і клієнти. А хіба це не головний стимул, щоб продовжувати працювати ефективно, незважаючи на карантин й інші форс-мажори?