Віддалені карантином: як дистанційно працювати з документами

Вже кілька тижнів Україна, як і багато інших європейських країн, перейшла в режим суворого карантину. Бізнес зіткнувся з новими реаліями, до яких ніхто не був готовий. Там, де можливо, співробітники почали роботу з дому, а отже всі можливі бізнес-процеси потрібно було терміново перевести в онлайн-режим.

І одна з актуальних проблем при цьому – документообіг онлайн. Адже у більшості компаній автоматизація та модернізація цієї сфери була далеко не пріоритетом. І зараз потрібно вкрай швидко змінювати папірці на електронні документи.

Тамара Кучугурна, директорка з розвитку сервісу обміну електронними документами «Вчасно», розповіла Mind, як це зробити оперативно. 

Що не так із паперовими документами

Давайте спочатку розберемось, що не так з паперовими документами і які проблеми вони несуть для компанії.

• Ризик передачі вірусу через паперові документи

Подумайте, скільки у вас бізнес-партнерів, клієнтів, постачальників? З ними усіма ви або ваші колеги контактуватимуть через папір. Сюди ж додайте кур‘єрів та працівників пошти.

• Затримки в підписанні через доставку

Лист може йти тиждень в один бік. Тож завершеним документ стане за два тижні. Якщо ж у документі помилка і його потрібно перепідписати, цей строк збільшується ще вдвічі. В умовах карантину, коли бізнес несе збитки, касовий розрив, коли послуга або товар надаються зараз, а гроші прийдуть аж за два тижні – неприпустимий! Електронні документи скорочують цей розрив до декількох годин.

• Проблема доставки та зберігання паперових документів

Наразі більшість компаній почали свою роботу віддалено. Це означає, що зберігання документів в архівах компанії стає недоступним. Недоступні вашим співробітникам і ті документи, що були підписані раніше.

Скан-копії – це не документи

Дійсно, можна сканувати документи та завантажувати у хмару, у такий спосіб надавши доступ колегам до архіву документів. Однак це рішення, м‘яко кажучи, нераціональне.

Оригінали документів все одно залишаться в паперовому вигляді, а з ними – і всі відповідні проблеми: уповільнення закриття угод, неможливість спільної роботи над документами, проблеми з доставкою і зберіганням.

• Файли великих розмірів

Зараз всі працюють із дому. Навантаження в інтернет-провайдерів суттєво підвищилося, тому немає гарантії, що у всіх ваших колег та партнерів інтернет дозволить якісно працювати з документами. До того ж при великій кількості документів такий онлайн-архів коштуватиме доволі дорого.

• Потрібно буде опрацьовувати ті ж самі паперові документи, а потім їх сканувати.

Час співробітників коштує грошей, тож це будуть марні витрати ресурсів компанії в і без того скрутні часи. А чи в багатьох вдома стоїть сканер? Навряд чи. І камери в телефонах не у всіх високої якості.

• Дистанційне підписання так само не можливе, як і у випадку з паперовими документами.

Отже, що робити? Відповідь очевидна – впроваджувати електронний обмін документами. Він збереже ваші кошти та нерви не тільки під час карантину, а й після повернення до звичного життя.

Як впровадити електронний документообіг

1. Для початку оберіть один або декілька наймасовіших документів у компанії. Зазвичай це акти виконаних робіт, видаткові накладні та рахунки.
2. Виберіть сервіс електронного документообігу. Обирайте з огляду на те, чи зможете ви занурити в нього всі процеси, пов’язані з документами. Звертайте увагу на такі критерії:

• Хмарний сервіс, а не комп’ютерна програма. За дистанційної роботи важко буде всім співробітникам встановлювати та оновлювати програмне забезпечення. З цієї ж причини партнери також можуть відмовитися працювати з документами онлайн.
• Зважте на те, скільки сервіс коштуватиме не тільки вам, але й вашим партнерам. Від цього залежить швидкість їхнього переходу в онлайн.
• Перевірте, яким сервісом уже користуються ваші партнери. Ви можете їх запитати особисто або ж за допомогою можливості перевірки зареєстрованих контрагентів безпосередньо в сервісі.
• Переконайтеся, що сервіс пропонує інтеграцію з 1С або іншими обліковими системами, або CRM, якщо у вас великі обсяги документів.
• Сервіс повинен бути простим та зручним для всіх учасників процесу погодження та підписання документів.
• Поцікавтеся, як сервіс документообігу пропонує налаштовувати роботу співробітників. Інструменти роботи з документами для всіх відповідальних: бухгалтера, директора, працівників складу та менеджерів. Важливо, щоб була можливість налаштувати права доступу для кожного з них.

3. Попередьте ваших контрагентів, що ви маєте намір обмінюватися з ними електронними документами. Ви можете зробити це особисто телефоном, у месенджері або за допомогою email- розсилки. Доцільно попросити їх зареєструватися заздалегідь.
   
   Якщо ви здебільшого отримуєте документи, проявіть ініціативу та попросіть надсилати вам електронні документи у вибраному вами сервісі, щоб не витрачати час та кошти на пошту та кур'єрів.
   
   У цьому ж листі зазначте, скільки це коштуватиме вашому партнеру та додайте інструкцію, як почати підписувати документи, або відеоогляд сервісу, коли такий є. Допоможіть компаніям-контрагентам зорієнтуватися в цьому питанні.
4. Сформуйте пакет документів, завантажте та надішліть на підпис. Після надсилання залишається тільки почекати, коли контрагенти підпишуть документи.

А далі крок за кроком оптимізуйте вашу роботу. Після першого надсилання ви переконаєтесь, наскільки швидше обмін документами відбувається онлайн.

Та це ще не межа! Продовжуйте автоматизацію та занурення процесів:

• зробіть інтеграцію з 1с або іншою обліковою системою;
• почніть погоджувати документи он-лайн, перш ніж підписати – запросіть у сервіс всіх відповідальних: бухгалтерів, директора, працівників складу, менеджерів із продажу та інших;
• налаштовуйте сценарії документів та маршрутизацію по відповідальних співробітниках – тобто, хто за ким і що погоджує та підписує.

Найбільшого ефекту можна досягти при суцільній автоматизації роботи з документами.

Адже зменшення операційної роботи – це вивільнення ресурсів компанії для розвитку. Особливо в умовах кризи.