Бізнес починається з ідеї, а продовжується і тримається на щоденній роботі й докладанні зусиль. Проте для полегшення цих зусиль експерти радять систематизувати процеси в компанії. Як налагодити бізнес-процеси і навіщо це робити, розповіла Mind керівниця Manageable з опису та оптимізації бізнес-процесів, резидент Reactor.ua Наталія Заверуха.
«Самурай не має мети, лише шлях». Багато хто чув цей відомий вислів, сповнений фаталізмом мужності, східною мудрістю й певною мірою дзеном. Його приписують японському самураю Ямамото Цунетомо, зі слів якого було складено «Хагакуре» – найвідоміший трактат, присвячений кодексу бушідо. Насправді Ямамото Цунетомо ніколи цього не казав. Але він казав інше: кожен самурай повинен постійно рухатися вперед, стаючи більш умілим, ніж вчора; більш умілим, ніж сьогодні; і цей шлях ніколи не має закінчуватися.
Мені подобається розглядати бізнес-процеси як шлях постійного вдосконалення. Ця концепція – не про «одного разу описати – і все» чи «отримати талмуд описаних правил і на цьому заспокоїтись». Так це не працює. Процеси – це живий організм, і, як частина бізнесу, вони мають постійно оновлюватися й еволюціонувати. Тільки тоді вони стають інструментом для нарощення ефективності, а не джерелом зайвої бюрократії.
Межа років – традиційний каталізатор активності в стратегуванні. Компанії проводять численні сесії, будують плани, стратегії, виробляють бачення, напрямки руху. Це, беззаперечно, важливий етап. Але, зробивши цей крок, необхідно зробити й наступний: донести стратегічні концепти до всієї команди, приземлити стратегію до рівня процесів, показати кожному учаснику, що він має робити щодня на своєму робочому місці, щоб допомогти компанії реалізувати свою місію.
Робота з процесами – це своєрідний клей, який допомагає поєднати стратегію з кожним працівником. Нагадаю, що BPM (Business process management) – це управлінська дисципліна, яка розглядає процеси як активи організації. Вона вважає, що цілі організації можуть бути досягнуті через опис, проєктування, контроль бізнес-процесів і прагнення до їхнього безперервного вдосконалення.
Чи дійсно ви хочете, щоб кожен у компанії розумів, куди рухається цей бізнес і яка його роль у цій всій історії? Якщо відповідь «так» – читайте далі, і ви дізнаєтеся про процеси як шлях і про реально дієві алгоритми роботи з процесами, за якими працюють наші клієнти. Це робоча й при цьому дуже гнучка схема, що точно допоможе вашому «внутрішньому самураю», який має займатися розвитком та налаштуванням моделі процесів.
Припустимо, у вас є описані процеси, але регулярно з’являються запити або ідеї доописати певні процеси чи додати нові. Що варто зробити на цьому етапі:
Отже, ви ухвалили рішення рухатися в опис процесу. Що варто зробити до того, як ми занурюємося в саму деталізацію? Ми часто радимо не стрибати одразу в опис. Переконайтеся, що ви врахували все необхідне, або, за нашою термінологією, зафіксували ключові атрибути. До них належать:
Приступаючи до цього етапу, ви маєте вже достатньо інформації, щоб зануритися в опис процесу. Що ж, починаємо, і ось що треба зробити:
На цьому етапі поєднуються кілька ролей. Є власник процесу, який відповідає за його архітектуру й досягнення цільових показників. Є команда, яка має погодити процес. Гарно, якщо є бізнес-аналітик, який професійно описує процес. Але ключовою, безумовно, є роль власника, який зацікавлений у його впровадженні та відповідальний за нього і який особисто презентує свій процес команді.
На цьому етапі ви тестуєте логіку процесу та виявляєте відхилення, якщо вони є. Для успішного тестування виконайте такі кроки:
Ми не радимо пропускати цей етап. Краще самостійно виявити й усунути баги, аніж потім заплатити дорогу ціну. Ми вчимо наших клієнтів, що в процесів теж є свій еволюційний шлях, і тестовий період потрібен нам для того, щоб удосконалити його, відловити всі неточності.
Вітаємо, ви маєте описаний, презентований, погоджений і протестований процес. На цьому етапі починається активна робота власника процесу. Він:
Цей етап найбільш сприятливий для автоматизації. Складно все контролювати вручну, тож автоматизація принесе багато користі, зробить процес більш стійким і дасть ефект покращення, а не автоматизованого хаосу.
Наш улюблений етап. Це – квінтесенція попередньої роботи, коли рішення вже приймаються на основі даних, коли є точки входу зворотного зв’язку, коли є розуміння, що варто змінювати, і є база для генерування нових ідей та моментів для поліпшення.
На цьому етапі потрібно виконати такі кроки, як:
Далі оцінюємо ідеї та впроваджуємо їх у життя. І постійно вдосконалюємо процеси – повертаємося на етап 4, щоб знову й знову тестувати їх.
«Який довгий шлях!» – подумала більшість із вас. Але такий шлях ми з командою часто проходимо менш ніж за сукупно 30 годин для одного процесу. Ґрунтовний підхід дозволяє будувати не номінальні, а реальні процеси, саме ті, які закладено в логіку процесного підходу. Адже, маючи міцний фундамент, компанія чітко бачить, в якому напрямі робити зміни, як впроваджувати нові ідеї, як працювати з партнерами.
Ось такий він, шлях «самурая системності». Приєднуйтеся до цього шляху, і ви одразу побачите, як у вашій компанії розбудовується екосистема, а не накопичується хаос.
REACTOR.UA – відкрита платформа інновацій, що пропонує інфраструктуру та інструменти для успішної роботи з інноваціями. Резиденти платформи – компанії, відкриті до інновацій, акселератори, інкубатори, інноваційні хаби, лабораторії, продуктові технологічні команди.
Ставши резидентом платформи REACTOR.UA, ви зможете:
Компаніям, які мають потребу у трансформації бізнесу за допомогою технологій та інновацій, платформа пропонує пройти безкоштовну менторську програму RE:START. Програма допоможе ухвалити виважене рішення про те, який з наявних підходів до роботи з інноваціями оптимально відповідає запитам і потребам компанії. Вперше в рамках однієї програми власники і топ-менеджери мають можливість попрацювати з кращими менторами, визначити інноваційну стратегію для своєї компанії, навчитися ефективно управляти ресурсами для її реалізації.