Нещодавно Данія стала першим донором Фонду відновлення громад України (Ukraine Community Recovery Fund, UCRF) і спільно з ООН опікуватиметься цим питанням. Разом із тим відбудова – це не єдиний напрям, у якому громади потребують допомоги. З початку повномасштабного вторгнення різноманітних запитів від них істотно побільшило, водночас зросла й кількість охочих брати участь у поліпшенні життя свого регіону. А для цього громади потрібно вміти організувати, згуртувати, навчити розв’язувати конфлікти. З чого почати та як продовжувати, розповіла Mind керівниця програмного відділу ГО «Будуємо Україну Разом» Анастасія Драчук.
У сучасному світі люди часто потребують порад професіоналів. Ми віддаємо у їхні руки важливі питання, щоб розв’язання було якомога результативнішим. Маючи проблеми в роботі з командою, найімовірніше, ми звернемося до HR-директора чи HR-консультанта, щоб поглянути на ситуацію з іншого боку. Але який професійний інструмент використати для впровадження запланованих змін, аби вони точно вирішили поставлене завдання? Цим рішенням сьогодні стали стратегічні сесії.
Такі дискусії допомагають відійти від формальностей і плідно попрацювати над довгостроковою роботою громадських організацій чи бізнесів. Сюди можна залучити сторонніх спеціалістів (фасилітаторів), які розроблять план зустрічі, додадуть до неї вправи на співдію тощо.
Для розв’язання питань, що існують у громаді, потрібно залучати різні сторони: міські і районні ради, жителі міста, смт чи села, громадські організації, компанії і підприємства. А це означає, що в кожного учасника є певна мета, якої він хоче досягнути.
Тому, коли різні сторони збираються на стратегічну сесію, вони разом вирішують, як краще діяти в майбутньому. Не просто кожен отримує завдання і йде його робити, а всі разом думають куди рухатися, щоб розв'язати якусь проблему.
На тренінгах від БУР громади вчаться шукати порозуміння – як державним службовцям ефективно працювати з локальними ГО, як і до яких проєктів вони можуть залучати молодь. Учасники залишають тренінг із чітким уявленням про те, як організувати стратегічну сесію, як скласти порядок денний та кого залучити для ефективного вирішення спільних завдань. Тому план дій, про який говоритиму далі, є універсальним незалежно від сфери, у якій ви працюєте.
Конфлікти – це невіддільна частина людського співіснування. Вони виникають на тлі різних інтересів, переконань, цінностей або поглядів. У контексті громадського життя вони можуть мати як негативні, так і позитивні наслідки.
З одного боку, конфлікти можуть призвести до напруженості, зриву комунікації та навіть до втрати напрацювань. З іншого – вони часто стають каталізаторами змін, стимулюючи пошук нових, інколи креативних шляхів для розв'язання проблем. Важливість управління конфліктами полягає у вмінні перетворювати їх із проблеми в можливості для росту та поліпшення всієї громади.
Коли ми збираємося разом, щоб спланувати майбутнє, серед колег є ті, хто не згоден із певним рішенням. Такі розбіжності можуть бути корисними, адже допомагають ще раз усе обдумати та знайти найкращі ідеї. Тому, щоб впоратися з конфліктами, потрібно навчитися слухати один одного й бути готовими йти на компроміси. Це зробить громаду більш спроможною.
Читайте також: Неефективний держбюджет: як подолати щорічну проблему використання кошторису
Тут є низка особливостей, зокрема, на перші такі заходи в громаді варто залучити фасилітатора. Такий спеціаліст допоможе не тільки подивитися на ситуації під іншим кутом, а й допоможе виробити план дій у кризових ситуаціях і досягнути поставленої мети. Фасилітатора можна залучити на безкоштовній основі, наприклад, якщо він надалі може використовувати проведену сесію у своєму портфоліо. А також на платній – тут потрібно або знайти кошти самостійно, або ж виграти грант від донорської організації чи компанії.
Перше і найголовніше – підготовчий етап:
Читайте також: Як відновлюється Чернігівська область, якій росія завдала мільярдних збитків
В день «Х» усе починається з ознайомлення із порядком денним, а також правилами спілкування. Наприклад, попросити пояснювати англіцизми, які вживає молодь (бо не всі можуть зрозуміти, що таке «ізі» чи «чЕкнути»), обмежити час, на висловлення пропозиції (постаратися вкласти свою думку у 2 хвилини).
Значно ефективнішою стратегічна сесія буде, якщо почати її з завдання чи гри «криголама». До таких методів відносять вправи й завдання, які допомагають людям познайомитися, більше дізнатися один про одного в неформальний спосіб. Вони пришвидшують знайомство і формують більш тісні зв’язки в команді.
Можете спробувати вправу «Годинник». Протягом 8 годин тренінгу потрібно зробити щогодини перерву на 5 хвилин. У цей момент кожен з учасників обирає собі співрозмовника/цю, з яким обговорюють запитання, які поставив фасилітатор. Таку вправу ми використали під час реалізації проєкту «Партисипативне відновлення: інструменти та практики для зміцнення спроможності громад», що реалізується за підтримки програми «U-LEAD з Європою».
Так, після перших годин знайомства учасники із північних та східних областей країни знайшли спільні виклики для громад обох регіонів – наприклад, які активності проводити для залучення молоді. Бо вплив карантину, зокрема брак особистісного спілкування, і повномасштабне вторгнення ставлять виклики в щоденній комунікації і в залученні підлітків до життя громад.
Стратегічні сесії з айсбрейкерами допоможуть підійти до формування готової команди, яка надалі пройде п'ять етапів розвитку за структурою, яку сформував Брюс Такман (американський психолог):
Після цього можна рухатися вже до безпосереднього обговорення мети, яка стоїть перед учасниками. Тут потрібно визначати наявні ресурси й можливості, які має громада. Важливо чесно оцінити фінансові ресурси, людський капітал, технологічне оснащення та інші активи. Адже можна продумати 3D-принтери в молодіжному центрі, проте, якщо тут немає інженера, який навчить користуватися такої технікою правильно, тоді потрібно розраховувати на залучення зовнішнього спеціаліста.
Також потрібно проаналізувати зовнішнє середовище, щоб виявити можливості для розвитку та зростання. У цьому контексті використання SWOT-аналізу або інших стратегічних інструментів допоможе структурувати обговорення та визначити ключові напрямки для подальшого планування.
На основі зібраної інформації про ресурси і можливості, команда має визначити, на чому варто зосередитися в першу чергу.
Наприклад, у межах проєкту «Партисипативне відновлення: інструменти та практики для зміцнення спроможності громад», що реалізується за підтримки програми «U-LEAD з Європою», одна з громад поставила собі ось таку мету «Відновити бесідку на території туристичного клубу до весни 2024 року із залученням донорських коштів для того, аби підлітки влітку мали місце для спільного проведення часу, зокрема й різних активностей на свіжому повітрі». Це можуть бути найбільш актуальні ініціативи або найбільш вразливі проєкти, що вимагають негайної уваги. Важливо, щоб кожен пріоритет був конкретним, вимірюваним, досяжним, релевантним та обмеженим у часі (за SMART-критеріями).
Коли стратегічна робота зроблена, можна переходити до конкретного плану дій. Тут формується список завдань, відповідальностей для кожної сторони, яка залучається до реалізації проєкту, терміни виконання та очікувані результати.
На прикладі туристичного клубу це буде виглядати як «Молодіжний активіст за допомогою своїх сторінок в Instagram та бесід із друзями проводить опитування про актуальні потреби молоді. За цей час відділ освіти та міська рада спільно планують пошук ресурсів для відновлення бесідки. Локальний бізнес займається пошуком додаткових спонсорів, які допоможуть обладнати місце відповідно до запиту молоді».
Стратегічна сесія буде корисною для громад, бізнесу, громадських організацій і місцевих жителів. Для громад це можливість розробити чітку візію розвитку та залучити ресурси, для бізнесу – зрозуміти перспективи співпраці з місцевою владою і громадою, громадським організаціям – впливати на процеси ухвалення рішень, а для жителів – поліпшувати якість свого життя та розвиток міста чи селища.
Подібні зустрічі дають можливість кожному учаснику висловитися і почути інших, що підвищує відповідальність і сприяє формуванню взаємної довіри. Вони також відкривають двері для інновацій та креативного розв'язання проблем, стимулюючи громади до самовдосконалення і постійного розвитку.
Ця публікація була підготовлена за підтримки Європейського Союзу і його держав-членів Німеччини, Польщі, Данії та Словенії. Зміст цієї публікації є виключною відповідальністю її автора та не обов’язково відображає позицію Програми «U-LEAD з Європою», Європейського Союзу і його держав-членів Німеччини, Польщі, Данії та Словенії.»