Реформа державних закупівель продовжує відкривати нові можливості для бізнесу. Проте тендерна галузь залишається висококонкурентною. У цьому середовищі ціна далеко не завжди є гарантією перемоги, вирішальну роль відіграють ще й швидкість та точність подачі заявок. Ці фактори є особливо важливими для сезонних закупівель, коли є потреба опрацювати великий обсяг закупівель в обмежені терміни. Щоб збільшити шанси на отримання нових контрактів, бізнесу потрібно оперативно опрацьовувати тендерну документацію й подавати пропозиції на якомога більше закупівель. Як це зробити ефективно? Можна кожного разу наймати додаткових спеціалістів, які впораються з цією задачею, а можна оптимізувати процеси за допомогою інноваційних інструментів, таких як штучний інтелект, вважає Андрій Сябро, CBDO електронного торговельного майданчика SmartTender.
Для прикладу, уявімо компанію-постачальника сезонних товарів чи послуг, яка продає електроенергію або будівельні матеріали, і в якої перед початком сезону кількість замовлень різко зростає. Щоб не втратити контракти та збільшити шанси на перемогу, бізнесу потрібно подавати заявки на якомога більшу кількість тендерів. Та чи дійсно це можливо?
Середньостатистичний фахівець із закупівель витрачає близько двох годин на аналіз тендерної документації. Відповідно, за восьмигодинний робочий день він може подати лише чотири пропозиції. Отже, щоб опрацювати й проаналізувати приблизно 100 тендерів за один день, компанії знадобиться щонайменше 25 таких фахівців.
А якщо я скажу, що штучний інтелект виконує цей процес у 24 рази швидше? Завдяки його використанню середня тривалість аналізу однієї тендерної документації становить близько п’яти хвилин або навіть менше (залежно від її складності). Це означає, що за один день інструмент може проаналізувати до 96 тендерів, після чого фахівець із закупівель зможе обрати ті, на які варто подавати пропозиції.
У SmartTender ми впроваджуємо технології, які допомагають вирішувати ключові проблеми наших клієнтів. Одна з них – надмірне навантаження на співробітників у період пікових закупівель. Саме тому ми розробили SmartCheck AI – інструмент на базі штучного інтелекту, який автоматизує опрацювання тендерної документації для участі в закупівлях.
Система аналізує великий обсяг вимог і швидко формує на їх основі структурований перелік з необхідними документами або чекліст. Далі постачальнику залишається лише перевірити його та завантажити необхідні документи до кожної вимоги.
Повернімося до періоду пікових закупівель. Фахівці з публічних закупівель перевантажені роботою, терміни подачі пропозицій стислі, а будь-яка помилка в документах, поданих на виконання вимог замовника, може коштувати втраченого контракту. У таких умовах автоматизація не просто бажана – вона необхідна. Саме тут на порятунок приходить штучний інтелект.
Ми натренували штучний інтелект аналізувати великий обсяг документації так, як це робить досвідчений юрист – на основі реальних кейсів закупівель наших клієнтів. Він бере на себе рутинні завдання, для виконання яких зазвичай потрібна ціла команда спеціалістів.
SmartCheck AI:
І все це – всього за приблизно 5 хвилин. Така швидкість суттєво скорочує час на підготовку кожної заявки, знижує ризик відхилення пропозиції через помилки та підвищує шанси на перемогу.
Чи означає це, що штучний інтелект уже може замінити людину? Це питання мені часто ставлять клієнти.
Поки що – ні, але спеціаліст, який вміє користуватися AI-інструментами, має суттєву перевагу над тими, хто до сих пір вичитує тендерну документацію вручну.
SmartCheck AI – це не просто помічник, а потужний інструмент, який значно прискорює робочі процеси. Він виконує роль спеціаліста з закупівель, автоматизуючи рутинні завдання. Завдяки SmartCheck AI можна швидко знаходити ключові вимоги замовника в документації та чітко їх виокремлювати. Це дозволяє уникнути можливих пропусків, які могли б залишитись непоміченими спеціалістом під час звичайної роботи з великою кількістю тендерів.
Такий підхід значно зменшує ризик помилок та дозволяє фахівцям зосередитись на важливіших аспектах тендерної пропозиції.
Давайте чесно: не кожного експерта щодня перевіряють кілька колег, а от SmartCheck AI може стати тим «другим поглядом», який допоможе уникнути прикрих пропусків.
Підсумовуючи зазначене вище повернемося до того, що проаналізувати 96 тендерів за день – цілком реально. І для цього не потрібно наймати десятки спеціалістів. Достатньо однієї людини, яка вміє ефективно працювати з інноваційними технологіями. Поки одні сумніваються, чи дійсно штучний інтелект SmartCheck AI вартий уваги, інші вже подають у кілька разів більше пропозицій і щодня підвищують свої шанси на перемогу.