Діджиталізація закупівель: скільки компанія може зекономити на оцифруванні

За оцінкою IDC, у 2018 році  світовий ринок рішень для закупівель виріс на 12,3% – до $5,1 млрд. До 2023 року він збільшиться до $6-$7,3 млрд. Виробники цих рішень розширюють їхні можливості у напрямку автоматизації та інтеграції зі сторонніми популярними ERP та іншими платформами. Так вони вирішують основну потребу бізнесу – мати можливість контролювати весь процес закупівель, а також скоротити ручну працю. Наскільки популярні такі рішення в Україні? Як вони функціонують? Яку відчутну вигоду вони приносять вітчизняним підприємствам? На ці та інші питання шукав відповіді Mind.

Поки бізнес не дуже поспішає автоматизувати цей сегмент. У поточних умовах керівництво добре розуміє, для чого потрібні інвестиції у маркетинг, виробництво, продажі тощо – усе те, що рухає компанію вперед. Але закупівлі стоять осторонь через різні причини. Вони не прив'язані до основних KPI, або ж особа, відповідальна за закупівлі, знаходиться на другому рівні підпорядкування та не входить до ради директорів. Тому для керівництва не є очевидним, наскільки оптимізація напрямку вплинула б на інші показники.

У той же час на ринку вже є компанії і у корпоративному сегменті, і у сегменті МСБ, які перейшли на нові інструменти й оцінили їхні переваги. Це можливість економити, доступ до більшої кількості постачальників, незалежно від розмірів і розташування бізнесу, шлях до вибудовування нових ланцюжків постачань, мінімізація ризиків, пов'язаних з контрагентами тощо. Чим більше постачальників – тим більше можливостей відкриває рішення перед своїми користувачами. Це особливо позначається на невеликих компаніях, а також регіональних, у яких спочатку вибір невеликий. Що ж до економії, то в SAP наводять як приклад підрахунок EBITDA (прибуток до оподаткування): «Якщо закупівлі на 10 грн дешевше, EBITDA виростає на 10 грн. У той же час збільшення продажів на 10 грн підвищує цей показник умовно на 3 грн. Це різна операційна ефективність».

Ринок рішень для закупівель неоднорідний. З одного боку, є однозначний лідер з великим відривом від інших вендорів – SAP Ariba. У мережі Ariba Network зареєстровано 4,6 млн бізнес-партнерів зі 190 країн світу. Річний оборот у минулому році склав $2,8 млрд. Компанії належить приблизно чверть ринку, і її частка зростає. Наступний за обсягами вендор – Oracle з ERP Procurement Cloud – займає 8% ринку з різницею обороту в 10 разів.

З іншого боку, в сегменті з'являються навіть локальні державні гравці. Наприклад, через запущений у пілотному режимі минулої весни в Україні Prozorro Market проходить велика кількість державних закупівель.

У регіональному розрізі на першому місці – ринки розвинених країн. Найбільш популярні такі рішення у США (42%). Європа й Азія займають друге та третє місця. А на решту регіонів припадає лише близько 4%.

Україна знаходиться серед тих країн, де закупівельна функція компаній ще незріла як з точки зору процесів, так і з точки зору технологій. У той же час саме сучасні IT-рішення – ключ до підвищення ефективності бізнесу. За оцінками програми SAP Benchmark, використання інструментів SAP Ariba підвищує операційну ефективність служби закупівель на 20-40%.

Фото: pixabay.com

У 2020 році до факторів, що впливають на закупівлі, додалася пандемія коронавірусу, яка почалася з Китаю і тепер охопила ланцюжки поставок у всьому світі. Затримуються відвантаження товарів, виникають нюанси з пропускною спроможністю та змінюється споживчий попит на різні групи товарів. Усе це порушує ланцюжки постачань. У бізнесу виникає проблема з оцінкою ризику співпраці з певними постачальниками. В офлайновому світі – це велике навантаження на відділ закупівель і ймовірність впливу на бізнес-показники людської помилки або непередбачуваних факторів. У цифровому світі для цього є інструменти. У тому ж SAP Ariba це, наприклад, Supplier Risk. Система моніторить інформацію про постачальників в інтернеті, збирає її та правильним чином обробляє. В результаті компанія отримує дані з показниками ризику за постачальниками і з їхньою допомогою може ухвалити оптимальне рішення: вибрати іншого підрядника або переукласти контракт на нових умовах.

Модуль SAP також допомагає сегментувати постачальників залежно від ризику. Маючи повне уявлення про кожного з них, компанія може приймати більш своєчасні та точні бізнес-рішення, поліпшувати співпрацю зі своїми торговими партнерами і навіть оперативно знайти нового постачальника з необхідною кількістю товару, що важливо у період пандемії.

На початку березня SAP надала безкоштовний доступ до платформи SAP Ariba Discovery, щоб полегшити пошук нових постачальників для тих компаній, ланцюжки постачання яких постраждали від пандемії COVID-19.

Зараз у SAP Ariba є кілька тисяч зареєстрованих користувачів в Україні. Серед них і Група Метінвест, яка давно користується корпоративними рішеннями SAP (зараз це 17 SAP-систем, в яких працює понад 23 000 співробітників). Кейс Метінвесту – це приклад успішної автоматизації закупівель, яка реалізована компанією SAP спільно з Метінвест Діджитал і принесла відчутний економічний ефект.

Раніше для закупівель компанія використовувала SAP SRM. Але з розвитком бізнесу, автоматизацією виробничих і бізнес-процесів змінилися й її потреби. Разом з тим з'явилися нові інструменти й у SAP.

«До нас звернувся бізнес з потребою підвищити ефективність існуючої онлайн-платформи закупівель. Оскільки можливості її розвитку з технічного боку були обмежені, ми як IT бізнес-партнер Групи Метінвест, проаналізувавши наявні на ринку рішення, запропонували перейти на систему SAP Ariba, оскільки її функціональні можливості покривають основні завдання бізнесу в сфері закупівель», – розповідає В'ячеслав Гальченко, директор центру експертизи бізнес-додатків Метінвест Діджитал.

В результаті компанія обрала зв'язку рішень SAP SLP та SAP Ariba. Важливу роль в ухваленні остаточного рішення мало й те, що нова платформа органічно вписувалася у стратегію розвитку IT і легко інтегрувалася зі вже впровадженою екосистемою SAP на підприємствах Групи.

За допомогою SAP Ariba Дирекції з логістики та закупівель Метінвесту необхідно було вирішити наступні бізнес-завдання:

• знизити трудомісткість процесу закупівель і автоматизувати рутинні операції там, де це можливо;
• підвищити рівень контролю закупівельної діяльності з боку менеджменту різних підрозділів компаній і підприємств;
• звести до мінімуму вплив людського фактора на вибір контрагента;
• підвищити прозорість вибору переможців у торгах;
• і, звичайно ж, знизити витрати на закупівлю матеріалів і послуг.

«Головне завдання бізнесу – підвищувати свою конкурентоспроможність і ефективність. Саме від цього ми відштовхувалися при виборі рішення, яке дозволило б нам, з одного боку, більш ефективно управляти процесами закупівель, а з іншого боку, централізувати й оптимізувати, – говорить Олексій Громаков, директор з логістики та закупівель Групи Метінвест. – Зв'язка SAP SLP та SAP Ariba дає можливість перевірити надійність потенційних контрагентів, підвищити прозорість закупівель, скоротити рутинні операції, а також оптимізувати витрати. А постачальникам система дозволяє чесно конкурувати один з одним у торгах. Спірні моменти вирішуються завдяки логуванню всіх дій учасників процесу».

Під час реалізації проєкту Метінвест Діджитал спільно з бізнес-замовником впровадив на підприємствах Групи два основних модуля:

• SAP SLP – електронну систему для управління процесами реєстрації та кваліфікації постачальників (використовується на всіх підприємствах Групи Метінвест);
• SAP Ariba Sourcing – платформу для проведення електронних торгів (використовується на підприємствах Метінвест Холдингу, Метінвест Діджитал, Інгулецького, Центрального, Північного ГЗК, ММК ім. Ілліча, «Азовсталі», Авдіївського коксохімічного заводу).

За допомогою SAP Ariba закуповуються товари, сировина, обладнання та послуги. Так, за 2019 рік було проведено понад 1370 закупівель і тендерів. На кінець року система покривала 95% усіх закупівель ТМЦ компаній Групи, які перейшли на її використання.

На сьогодні у системі зареєстровано більше ніж 13 000 постачальників. Для того щоб потрапити до бази постачальників компанії, потрібно зареєструватися та пройти процедуру кваліфікації у SAP SLP, надавши інформацію про компанію та завантаживши необхідні документи та ліцензії.

Для забезпечення єдиних конкурентних умов для всіх постачальників компанія проводить переважно закриті торги, в яких не розкривається інформація про самих учасників і їхні цінові пропозиції. «Таким чином компанії, що беруть участь в торгах, можуть бачити тільки свою запропоновану ціну, свій ранг і вже виходячи з цього приймати рішення про подальшу стратегію», – розповідають у Метінвесті.

Щойно торги завершені, з SAP Ariba інформація про кінцеву закупівельну ціну та постачальника автоматично передається до SAP ERP, в якій формується контракт на закупівлю. Після цього документ надсилається до юридичної служби, яка займається укладанням договору безпосередньо з переможцем торгів.

Завдяки рішенню SAP Ariba вдалося досягти значного економічного ефекту, що у порівнянні з попередньою системою склало близько 10% економії бюджету. Найближчим часом Метінвест планує тиражувати впровадження рішення й на інші підприємства Групи.

Основні стереотипи, що пов'язані з переходом на електронні закупівлі в компаніях, – це те, що це дуже дорого та дуже складно. Запровадження нових ІТ-рішень у більшості випадків спричиняє опір і саботаж з боку пересічних співробітників на самому початку переходу. Для успіху проєкту потрібна воля керівництва та відповідальна особа. З закупівлями – приблизно та ж історія.

З ціною питання розібратися простіше. Насамперед треба оцінити вартість процесу для компанії від і до, зрозуміти, скільки ресурсів бізнес витрачає на закупівлі та наскільки витрати скоротяться після автоматизації ручної праці та рутинних процесів. Великі компанії називають цю причину головною серед тих, які дозволяють економити на закупівлі в подальшому. Зниження витрат завдяки більшій кількості пропозицій і низькій ціні товарів передбачити складніше, але досвід користувачів засвідчує, що можна говорити про 10-30%.