Касовий апарат у смартфоні: тестуємо програмний РРО та знаємося на його нюансах
Чому таке рішення підійде далеко не кожному підприємцю
Дива не сталося: податкова почала штрафувати бізнес за порушення, пов'язані із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (РРО).
Ще з 1 жовтня 2023 року набули чинності норми закону №3219-IX, які передбачають повернення відповідальності для підприємців, які ігнорують вимоги щодо фіскалізації розрахункових операцій. Штрафи загрожують як через відсутність касового апарату, так і за різні маніпуляції під час його використання (заниження суми операцій, невидача фіскального чека тощо).
Якщо відкинути емоційні аргументи, то небажання підприємців встановлювати РРО часто пов'язане з тим, що касовий апарат є недешевим задоволенням. Окрім витрат на покупку обладнання, його потрібно обслуговувати, ремонтувати.
Але є альтернатива – програмні РРО. Такі рішення гнучкіші, підходять малому бізнесу, коштують дешевше за звичайні апарати (а іноді й зовсім безкоштовні).
Що таке програмний РРО. Класичний касовий апарат являє собою фізичний пристрій, який обробляє платіжні операції при продажі товарів і наданні послуг, передає через модем дані про них до Державної податкової служби (ДПС) і видає фіскальні чеки. Такий апарат може працювати у зв'язці з комп'ютером і POS-терміналом.
Програмний РРО (він же ПРРО) – це застосунок для смартфона, планшета або комп'ютера, який має такий самий, і навіть більший функціонал, ніж «залізний» РРО. Тобто смартфон після встановлення на нього відповідного застосунку перетворюється на РРО, який може обробляти платежі (як готівкові, так і безготівкові), генерувати чеки й відправляти в податкову інформацію про операції.
Скільки коштує програмний РРО. Купуючи фізичний касовий апарат, підприємець передусім сплачує за саме обладнання. Його середня вартість коливається у межах 8000 – 10 000 грн. Це РРО з модемом і вбудованим термопринтером, який видає фіскальні чеки покупцям.
Окремо є абонплата в розмірі 400–600 грн/місяць за підключення РРО до серверів ДПС і за сервісне обслуговування обладнання. До цієї плати може входити ремонт касового апарата, його налаштування та переналаштування у разі якихось збоїв, опломбування тощо. Усього, якщо не враховувати бюджет на купівлю РРО, за обслуговування апарата на рік потрібно платити ще приблизно 6000 грн.
Розробники програмних РРО стягують плату за свої рішення двома способами. Перший – це абонплата в сумі 130–170 грн на місяць. На рік виходить до 2000 грн. На таких умовах можна користуватися ПРРО «Вчасно.Каса», «Е-чек», checkbox.
Другий варіант оплати – комісія за кожну операцію в розмірі приблизно 1,5–2,2% від суми. Зазвичай таку модель пропонують провайдери, які разом із РРО надають послуги еквайрингу. І плата за ПРРО включена до еквайрингової комісії. Наприклад, Fondy та Приватбанк.
Втім є повністю безкоштовна розробка. Йдеться про програмний РРО від податкової. Він так і називається – ПРРО ДПС.
Де взяти програмний РРО. Якогось централізованого реєстру програмних РРО не існує. Хоча звичайні касові апарати мають бути внесені до Держреєстру РРО.
Із ПРРО все простіше. Підприємець може протестувати кілька різних рішень. Благо, багато компаній дають пробний період, протягом якого плата за використання програми не стягується.
Знайти програми можна у профільних онлайн-магазинах: для Android це Play Market, для iOs – App Store. Окремі розробки існують також для настільних ПК та ноутбуків, які працюють на Windows і Linux.
Взагалі перед покупкою програми спочатку бажано звернутися до розробника ПЗ, який розповість про всі нюанси та допоможе розібратися з функціоналом свого софту.
Як почати використовувати ПРРО. Припустимо, підприємець вибрав найбільш підходящий для його завдань застосунок. Для того щоб запустити його в роботу, потрібно зареєструвати ПРРО в податковій. В іншому разі дані про операції не надходитимуть на сервери ДПС. Отже, податківці вважатимуть, що підприємець порушує закон і не використовує РРО.
Для реєстрації необхідно подати заяву через електронний кабінет платника податків за формою №1-ПРРО (код J/F 1316604). ДПС, отримавши цю заяву, надає новому користувачеві фіскальний номер і підключає його до свого сервера. Зазвичай це відбувається протягом 24 годин після надсилання заяви.
Підприємцю знадобиться електронно-цифровий підпис (якщо в нього його ще немає). Він потрібен для того, щоб проходити авторизацію в ПРРО, оформляти розрахункові документи та передавати їх на сервер ДПС (реєструвати е-чеки, пересилати Z-звіти тощо).
Який вигляд має функціонал ПРРО. Програм, які можуть замінити фізичний касовий апарат, багато. Усі вони відрізняються між собою. Але базовий набір функцій збігається. Тому розглянемо на прикладі одного з застосунків, які можливості пропонують ПРРО.
В особистому кабінеті можна побачити кількість підключених віртуальних кас (їх може бути декілька), ПІБ касирів, які мають доступ до РРО (їх також може бути декілька), перелік товарів, які занесені до ПРРО, а також звіти про продані товари та видані фіскальні чеки.
Для того щоб проводити операції через застосунок, потрібно призначити відповідального касира (при реєстрації осіб, які відповідають за касу, потрібно не забути подати заяву до ДПС за формою №5-ПРРО) і наповнити базу товарів. Тобто, якщо касир пробиває покупцю молоко чи хліб, вони мають бути внесені до ПРРО.
Під час продажу будь-якої продукції касир вибирає відповідну позицію зі списку та додає її до чеку. Коли всі товари додані, касир підтверджує оплату (готівкою або банківською карткою) і закриває чек. Товарний чек покупець може отримати в електронному вигляді, наприклад у якийсь месенджер, або відсканувати спеціальний QR-код і завантажити чек за посиланням. За бажанням, до пристрою, на якому встановлено ПРРО, можна підключити термопринтер та видавати паперові чеки. Але це не є обов'язковою умовою, оскільки е-чеки мають таку саму юридичну силу.
Наприкінці дня касир закриває зміну й формує звіти. У тому числі Z-звіт, який є підсумковим документом із даними про продані за зміну (день) товари та про те, яким був оборот коштів за касою.
Особливості та нюанси використання ПРРО. Основний фокус програмних РРО – це малий і середній бізнес. Адже багато застосунків і рішень не передбачають автоматизації продажів та товарообігу.
Це означає, що наповнювати базу товарів у ПРРО потрібно буквально вручну. Добре, якщо асортимент невеликий, кілька десятків продуктів чи послуг. А якщо номенклатура налічує сотні та тисячі позицій?
Що робити в такому разі? Вибирати програмний РРО, який можна інтегрувати із системою управління підприємством (CRM). Тоді і товарний, і бухгалтерський облік, і контроль продажу будуть у рази простішими й ефективнішими. Але далеко не всі ПРРО мають подібний функціонал, і це потрібно враховувати.
Власникам інтернет-магазинів слід звертати увагу на те, чи може ПРРО підтягувати дані з бази товарів на їхньому торговельному майданчику. Це також значно спростить продажі. Умовно кажучи, покупець оформив покупку в онлайн-магазині й одразу оплатив її карткою. Підприємець автоматично отримав заявку, підтвердив її через ПРРО та відправив покупцю чек.
Отже, програмні РРО – зручне рішення для бізнесу, який не має мільйонних оборотів і великої мережі торгових точок. Цей варіант підійде підприємцям, які раніше ніколи не використовували касові апарати, але через вимоги законодавства мають це робити. ПРРО стане відносно бюджетним рішенням, яке, коли є бажання (або за потреби), згодом можна буде замінити на «залізне» обладнання.
Водночас не варто ідеалізувати програмні РРО. Софт досить молодий і не позбавлений проблем (помилки в роботі програм, збої при передачі даних у ДПС). Тому при виборі ПРРО бажано з'ясувати, наскільки вдалий досвід у тих, хто його використовував, які є скарги і як розробники усувають недоліки. Адже краще заплатити за більш «обкатане» рішення, ніж мати проблеми з податковою.