Як івент-індустрія сприяє діалогу між людьми та інституціями: досвід AHEAD Event та КВЦ Парковий

Із кожним роком бізнеси та інституції все активніше повертаються до живих подій. Офлайн-івент вирішує за день те, на що пішли б тижні дзвінків і переписок. А головне – створює простір, де народжуються рішення, які неможливо ухвалити через екран. Але за кожною такою подією стоїть невидима робота. І чим масштабніша тема – тим вищі вимоги до організаторів та локації івенту.

AHEAD Event організовує події для державних структур, міжнародних організацій та бізнесу. Parkovy – майданчик, де ці події отримують інфраструктуру, безпеку та простір для роботи будь-якого масштабу. Розповідаємо на трьох кейсах, як це виглядає на практиці – від 29-годинного хакатону до міжнародної конференції з тисячею учасників.

Глобальний Державний Джем 2024

Що це: захід для покращення державних послуг за допомогою сервіс-дизайну, відбувається одночасно в 120 країнах

Коли: 8-9 листопада 2024 року

Організатори: Сервіс-дизайн агенції Lanka.CX за підтримки UNICEF Ukraine

Кількість учасників: 80+

Локація: Велика виставкова зала Parkovy

Задача події: спробувати на практиці сервіс дизайн. Через практику учасники спробували знайти практичні відповіді на запити українців – від нестачі укриттів у дошкільних навчальних закладах до складнощів, з якими стикаються дружини військових під час мобілізації чоловіків. Учасники розробили 15+ прототипів аби запропонувати зміни в системі державних послуг та створити рішення, орієнтуючись на реальні потреби людей.

Виклик:

Зібрати в одному місці представників різних сфер, що працювали над інноваціями в державному управлінні з усієї України, та забезпечити комфортні умови для розроблення складних стратегій – від законодавчих ініціатив до програмних ідей.

Рішення:

Команда AHEAD Event допомагала з менеджментом організації події, супроводжуючи більш ніж 80 учасників з усієї країни від самого початку, прибуття до Києва, до роботи на локації, та тримаючи постійний звʼязок із кожним стейкхолдером.

Велика виставкова зала Паркового площею понад 2000 м² дозволила розмістити понад 80+ учасників у командних зонах: кожна з доступом до техніки, розеток і екрану. Безперебійне живлення та автономна інфраструктура забезпечили безперервність усіх 29 годин хакатону. А завдяки розташованому в комплексі укриттю, де був технічний дубль сцени та екрани, вдалося продовжити роботу навіть під час тривоги.

Перевага офлайну:

Спільний пошук рішень найкраще працює в особистому спілкуванні, адже можна швидко поділитися проблемами та лайфхаками, обмінятися досвідом. Усуваються бюрократичні барʼєри, інституції можуть почути прямий фідбек від користувачів та побудувати взаємну довіру. Врешті-решт, за 29 годин учасники розробили більш ніж 13 прототипів нових державних сервісів, відпрацювавши ланцюжок від дослідження проблеми до її вирішення.

Cаме завдяки Джему зʼявилася ідея соціалізації дітей шкільного віку з інвалідністю через створення мобільного адаптивного простору у Кропивницькому. За рік проєкт пройшов шлях від ідеї формату (мобільний та стаціонарний простір, сімейні заходи) до реалізації. Зʼявився адаптивний центр «Світ без обмежень», де облаштовані сенсорна кімната, смуга перешкод і зони для спільних активностей, відбуваються події для родин. Проєкт уже дає результат: змінюється ставлення учнів, зростає емпатія, розвивається культура прийняття. Отже ідея, що виникла на Джемі-2024, трансформувалася у реальне рішення.

«Живі події створюють простір для справжньої включеності, – розповідають у UNICEF Ukraine. – Коли люди зустрічаються офлайн, виникає більше довіри, відкритого обміну досвідом і спільного мислення. А саме з живих розмов і різних точок зору часто народжуються нові ідеї та рішення. Офлайн допомагає по-справжньому сфокусуватися – без постійних сповіщень і онлайн-відволікань. Це можливість глибше слухати одне одного, краще розуміти досвід людей і разом шукати рішення».

Міжнародна правозахисна конференція «Десятиліття 2014-2024. Відвойовуючи права людини. Зберігаючи демократію»

Що це: конференція, присвячена Дню прав людини, мала привернути увагу до порушень прав людини в Україні, знайти рішення, як завдяки міжнародним зусиллям, збільшуючи тиск на росію, сприяти поверненню полонених та розробити нові механізми верифікації зниклих безвісти.

Коли: 5 грудня 2024 року

Організатори: Офіс Омбудсмана України, Офіс Президента України та МЗС України за підтримки проєкту «Трансформаційне відновлення задля безпеки людей в Україні», що фінансується Урядом Японії та впроваджується Програмою розвитку ООН (ПРООН) в Україні

Кількість учасників: понад 1000 – представники влади, омбудсмани та посли різних держав, правозахисники, журналісти та члени міжнародних організацій з усього світу

Локація: КВЦ «Парковий»: основна частина програми – у Конгресно-концертній залі на третьому поверсі КВЦ, інші активності – у Малій виставковій залі, Park Hall Event Space та Rest Hall.

Задача події:

Поділитися результатами 10-річної роботи Офісу Омбудсмана з міжнародною спільнотою та омбудсманами різних країн. Показати світу, що відбувається з правами людини, коли демократія мовчить.

Завдяки ініціативам представників інших держав ширше розповісти світу про злочини російської федерації, доповнити доказову базу, залучити міжнародні домовленості, скоординувати зусилля для повернення громадян України та притягнення росії до відповідальності.

Виклик:

Зібрати понад 1000 людей, зокрема омбудсманів, з усього світу в одній локації під час війни. Пропрацювати логістику їх прибуття до України та поселення. Забезпечити комфортні умови для виступів та обговорень, безпекові протоколи, швидке переміщення між дискусіями та панелями. Організувати виступи майже 50 спікерів та роботу 9 спеціалізованих панелей.

Показати біль, з яким стикаються люди при порушенні їхніх прав, та наголосити, що головним кривдником є росія. Продемонструвати, яка робота була пророблена Офісом Омбудсмана: фіксація свідчень і доказів злочинів, повернення військовополонених та викрадених дітей, розвиток законодавчої бази.

Зміцнити емоційний звʼязок учасників із темами конференції та знайти зрозумілі для всіх культурні інструменти, щоб посилити виступи спікерів.

Рішення:

Різноманіття локацій дозволило гостям брати участь у всіх активностях, не витрачаючи час на тривалі переміщення. А команда AHEAD Event займалася організацією події та креативною складовою.

Для того, щоб продемонструвати світові нещастя, які спричинили численні злочини рф, AHEAD Event підготувала два креативні прояви. Це виставка фотографій із зони бойових дій та окупованих територій, де можна було прочитати історії людей, чиє життя назавжди змінила війна, а також інтерактивна інсталяція «Візьми слухавку». На стенді були закріплені стаціонарні телефони, і, піднявши слухавку, учасники події могли почути українською або англійською тих, ким опікується Офіс Омбудсмана: людини з полону, окупації, фронту чи з-під завалів.

Живе обговорення порушень прав людини не лише фіксує злочини, а спонукає міжнародну спільноту реагувати та чинити тиск на агресора. Саме в діалозі народжуються нові підходи та стандарти, за якими можна реформувати міжнародне законодавство, і завдяки яким інші країни можуть діяти у випадку збройних конфліктів. Тож це не лише формальні слова таі звіти – це обмін досвідом та розробка дієвих планів, дорожніх карт і змін до законодавств у різних країнах.

Офіс Омбудсмана розповідав, як працював над тим, щоб військовополонені та викрадені діти повернулися додому, а права людей не порушувались. А Україна в контексті події виступала, як герой, який тримає навалу нечистої сили, що зазіхає на демократію всього світу.

«Такий формат дає можливість зафіксувати те, що неможливо передати у звітах або офіційних заявах, – живу реакцію, емоційний контекст, складність і напруження моменту. Це формує глибше розуміння відповідальності, яку несе кожне рішення, і підкреслює, що за будь-якою правозахисною дією стоїть людська доля», – додають в Офісі Омбудсмана.

DEMINE UKRAINE 2025

Що це: головний щорічний захід для обговорення досягнень і викликів в сфері гуманітарного розмінування

Коли: 5 грудня 2025 року

Організатори: національна платформа Demine Ukraine разом з Міністерством економіки, довкілля та сільського господарства України та Центром гуманітарного розмінування за підтримки ПРООН в Україні та фінансування урядів Нідерландів та Норвегії

Кількість учасників: понад 600 – представники уряду, міжнародних партнерів, дипломати, а також оператори протимінної діяльності, асоціацій, бізнесу, виробники техніки, інноватори та представники сфери гуманітарного розмінування

Локація: третій поверх КВЦ Parkovy, а також резервний комплект на випадок повітряної тривоги в укритті на -1 поверсі

Задача події: систематизувати досвід у розмінуванні, окреслити плани та задачі, щоб прискорити очищення території України. Представити цифрову платформу GRIT, яка працює на базі Palantir – інструмент, який допоможе державі, громадам і бізнесу ухвалювати дані-орієнтовані рішення для очищення і відновлення територій.

Виклик: зібрати в одній локації експертів світового рівня та посадових осіб, які приймають рішення, підготувати не лише дискусійну, а й експозиційну частину, забезпечити безперервність події. Розвести паралельні події на локації так, щоб вони не заважали одна одній.

Рішення:

Цю подію AHEAD Event реалізувала у співпраці з Baza Agency. Команда AHEAD Event відповідала за координацію та технічний супровід на івенті.

Велику кількість паралельних робіт вдалося скоординувати завдяки тому, що у Parkovy кожна зона функціонує як окрема міні-локація з власною логістикою, під’їздами, технічними можливостями та сценарієм роботи. В укритті зробили дубль сцени та екранів, щоб захід продовжувався без перерви, а оскільки учасники представляли свої розробки та інновації, підготували локації не лише для обговорення, а й для демонстрації. Найскладнішим тут було змонтувати кімнату для платформи GRIT з екраном на стелі: підібрати оптимальне кріплення конструкції для конкретної висоти, та зробити так, щоб картинка не різала очі.

«Команда мала чіткі цілі: створити безпечний простір для роботи міжнародних делегацій, військових та технічних команд; забезпечити зручну логістику для великої кількості техніки, стендів і демонстраційного обладнання; та розмістити основну програму, паралельні активності та партнерські зони так, щоб вони не заважали одна одній. Окремо стояла вимога до укриття – воно мало бути поруч із усіма точками події та легко доступним для кожного гостя. І також клієнт просив про можливість масштабування.

Чому обрали саме Parkovy? По-перше, структура комплексу: на одному майданчику є велика зала для основної програми, укриття, доступне з усіх поверхів, окремі технічні зони, окремі входи, а також Viewpoint – дах, який може працювати як велика парковка. По-друге, гнучкість конфігурацій. Третій поверх має окремий зал, яку нативно організатори нарекли “Чаша” – це конгресно-концертна зала для виступів, великий хол та стійку реєстрації для гостей, конференц-кімнати, які можна розібрати в опен спейс для того, аби зонувати кейтеринг та місце для стендів. І при цьому достатньо технічного простору, такого собі “бекстейджу”, для складу та техпідрядників. А третє – безперебійність. Генератори забезпечують роботу всіх систем до 14 днів. Комплекс автоматично переходить на автономний режим роботи генераторів менш ніж за хвилину», – розповідає Анна Майстренко, Head of Marketing Parkovy.

Перевага офлайну:

Володимир Байда, директор Центру гуманітарного розмінування, ділиться враженнями від співпраці: «Наша тема надзвичайно чутлива до людського спілкування, оскільки у нас дуже велика відповідальність за життя людей, за те, що ми робимо на землі і в полі. І вона стосується фізичного залучення людей. А там, де є фізичне залучення людей, онлайн-формат не завжди  підходить. З операторами, фермерами, обласними державними адміністраціями – тими людьми, які працюють в полі, найбільш продуктивно спілкуватися в офлайні. Нам були важливі комфортність, професійність та максимальна гнучкість персоналу та команд, які з нами працювали, щоб зібрати біля тисячі людей, які часом працюють у зонах бойових дій, в один час в одному безпечному місці. Ми вже третій рік проводимо захід у КВЦ Парковому. Ми і не розглядали інших варіантів і можливостей, тому що, завдяки роботі колег, Parkovy став центральним місцем для проведення заходів державного рівня. Це професійність, гнучкість, адаптованість до потреб клієнта. І тому, коли ми ще влітку визначалися з місцем проведення, інших варіацій не було».

Коли сильні команди обʼєднуються

Сучасні офлайн-івенти – це масштабні багатошарові події, які давно вийшли за рамки просто маркетингового інструменту. Вони допомагають людям, державним інституціям, міжнародним організаціям та бізнесам почути одне одного без барʼєрів, налагодити прямий діалог без перешкод, донести свою думку, підсвітити проблему та намітити її вирішення одразу ж. Держава, міжнародні організації, бізнес обирають офлайн, коли на кону стоять рішення, що змінюють життя людей. Бо є теми, які неможливо вирішити через екран.

«Обираючи локацію для проведення івентів, ми завжди керуємося не лише естетикою чи популярністю майданчика, а передусім його функціональністю, безпекою та зручністю для гостей і організаторів. Саме тому серед ключових майданчиків ми виділяємо КВЦ Парковий.

Розташування у самому центрі Києва робить його максимально доступним. Це особливо важливо для подій із великою кількістю учасників, де логістика часто визначає рівень комфорту. У КВЦ Парковий є зали різної площі, тому простір адаптується під формат події – від камерних бізнес-зустрічей до масштабних конференцій чи гала-вечорів. Отже, набагато легше і планувати, створювати креативні рішення. До того ж, укриття на локації – це не просто перевага, а необхідність, щоб впевнено та відповідально проводити заходи у будь-яких обставинах. Також важливо, що локація безбарʼєрна та інклюзивна. А власна парковка – приємний бонус.

До того ж, професійна комунікація команди, швидкість реагування та готовність до співпраці значно впливають на успішну реалізацію івентів та зменшують навантаження на організаторів.

Тож КВЦ Парковий – це локація, яка поєднує у собі стратегічне розташування, функціональність, безпеку, інклюзивність та якісний сервіс. Саме тому вона стає одним із наших пріоритетів», – розповідають в AHEAD Event.