Осенью 2019 года Минцифры совместно с Мининфраструктуры и Институтом аналитики и адвокации инициировали первую фазу внедрения электронной товарно-транспортной накладной в Украине. По состоянию на 2021 год, проект находится на третьей, последней, стадии. Это значит, что уже в следующем году компании, которые работают в сфере грузовых перевозок, должны полностью перейти на электронный формат обмена товарно-транспортными накладными. Александр Исаченко, основатель компаний WareTeka и CoreTeka, резидент Reactor.ua, рассказал Mind, зачем нужно внедрять е-ТТН в Украине, как будет работать новый формат обмена документами и как компаниям подготовиться к изменениям.
Ежедневно в Украине перевозят десятки тысяч тонн продукции, которую покупают потребители. Согласно украинскому законодательству, все они должны быть зафиксированы в товарно-транспортной накладной. И все же сейчас для бизнеса вести ТТН – это дело, которое требует временных и финансовых ресурсов.
Все дело в том, что в большинстве случаев в процессе перевозки могут участвовать сразу несколько сторон. Таким образом, чтобы оформить ТТН, нужно собрать две или более подписей. Сначала ее утверждает грузоотправитель, потом – перевозчик, экспедитор, ответственный за склад. А в самом конце документ должен подписать грузополучатель и вернуть обратно стороне, которая отправила груз.
[INSERT_BLOCK_PROMO_REACTOR]
В такой схеме много подводных камней: ТТН часто теряется, бизнес вынужден ждать, пока все участники не подпишут документы. Процессы замедляются, тратятся дополнительные финансы на пересылку документов.
Среди других проблем – отсутствие прозрачности процессов и нерациональное использование бумаги для товарно-транспортной накладной.
Например, недобросовестные компании могут использовать два комплекта транспортной накладной. Первый – который отображает настоящую информацию, второй – фиктивный, предназначенный для предъявления инспекторам.
К примеру, по такой схеме можно указать максимальную грузоподъемность транспортного средства в 20 тонн, хотя фактически она будет составлять 40 тонн. Как итог, возникает перегруженность на дорогах – дорожное покрытие не выдерживает таких нагрузок и разрушается.
Более того, по некоторым подсчетам, только за месяц в Украине печатают в среднем 10 млн товарно-транспортных накладных. Глобально, внедрение е-ТТН поможет сократить вырубку деревьев. Даже если половина компаний перейдет на цифровой вариант, это значительно снизит количество используемой бумаги.
Ожидаемый эффект от введения е-ТТН – экономия для бизнеса на печати документов и сокращение времени на их доставку, снижение коррупционных рисков и используемой бумаги.
С технической точки зрения, чтобы внедрить электронные товарно-транспортные накладные, необходимо было создать связующий элемент, который обеспечивал бы оперативный обмен информацией между всеми звеньями. Для этого была разработана Центральная база данных. Пользователям ЦБД даст возможность обмениваться информацией, а контролирующим органам – проверять подлинность документов.
Стоит отметить, что Центральная база данных хранит только метаданные. Это значит, что в ней нет информации о товарах, ценах и других параметрах. Таким образом, компании могут быть уверены, что важная для них информация полностью конфиденциальна.
Второй элемент системы – провайдеры. Это компании, которые прошли проверку и могут предоставлять услуги электронного документооборота. С помощью функционала EDI-провайдера пользователи могут подключиться к ЦБД, зарегистрировать е-ТТНы и обмениваться ими.
Третий важный элемент системы – кабинет инспектора. Он получает всю необходимую информацию из Центральной базы данных. Все запросы инспекторов логируются в ЦБД. Стоит отметить, что именно из-за сложности проверок электронные товарно-транспортные накладные не удалось внедрить еще в 2019 году.
Все дело в том, что у инспекторов не было возможности проверить документы во время следования транспортного средства по маршруту. Таким образом, даже если бизнес договорился использовать е-ТТН, ему все равно приходилось распечатывать бумажную копию документов.
Также планируется, что Центральная база данных будет интегрироваться с системами Государственной налоговой службы. Таким образом, будут оцифрованы товарно-транспортные накладные для перевозки алкогольной продукции.
Бизнес сможет создавать одну е-ТТН, которая будет автоматически отправляться на сервис налоговой службы для подтверждения. Это значит, что больше не нужно будет распечатывать ТТН, ставить печать инспектора, дожидаться электронной формы документа, ждать квитанции о регистрации для отправки машины на маршрут.
Таким образом, благодаря ЦБД все звенья цепи смогут легко и быстро обмениваться данными – задержки транспорта на пути следования сократятся до минимума.
Скорее всего, электронная товарно-транспортная накладная станет обязательной для всех участников процесса перевозки уже в 2022 году.
Оптимальный вариант подготовиться к изменениям – протестировать, как будет работать электронный формат обмена товарно-транспортными накладными. Для этого уже сейчас можно выбрать EDI-провайдера. Среди компаний, который официально прошли тестирование, – EDIN, «Оптима Док», «Смарттендер», «ППЛ 33-35», «Совтес», «Вчасно Сервис», «М.Е.Док», «Документ Онлайн».
Благодаря внедрению е-ТТН компании смогут в считанные секунды подписать документ, получить экономию за счет отсутствия необходимости отправлять экземпляры курьером.
Как показывает опыт других стран, это важное нововведение для бизнеса. А для Украины – это шаг в сторону общемировых стандартов ведения бизнеса.