Облачные технологии: как автоматизировать управление отелем

Согласно исследованиям компании Symantec, два из трех сайтов отелей непреднамеренно передают информацию о бронировании и персональные данные своих клиентов сторонним сайтам, в частности аналитическим компаниям и рекламодателям.

О том, как обезопасить эту информацию и сделать комфортным пребывание в гостинице, Mind предлагает узнать из материала Hotelnewsresource.

Публикация подготовлена в сотрудничестве с бюро переводов «Профпереклад».

Хотите, чтобы ваш гостиничный бизнес развивался успешно? Тогда обращайте внимание не только на местные системы управления (Property Management System, PMS).

Комфорт – хитрая вещь. Он дарит ощущение безопасности и уверенности в том, что все идет так, как и должно быть. Независимо от того, реальная эта уверенность или призрачная, она успокаивает! Но все новаторы, которые хоть раз решались мечтать «по-крупному», утверждают, что постоянное чувство безопасности ничего хорошего не несет, и предлагают покинуть «зону комфорта» и забыть об осторожности.

Поэтому в современную цифровую эру поставщикам технологических платформ нередко встречаются потенциальные клиенты, которым нравятся все их услуги, но не нравится то, что провайдеры находятся в другой стране.

Это о тех владельцах гостиниц, которые скорее вложат деньги в посредственного поставщика, чем в компании мирового класса, работающие на другом краю света. В основе таких суждений лежат обоснованные (в определенной степени) и многочисленные страхи.

Вот, например, такие:

• А если с системой что-то случится?
• А если их служба поддержки недостаточно надежна?
• А если они после внедрения системы исчезнут бесследно?
• А если их услуги не подходят для региона, в котором находится мой отель?
• А если...

Как выбирать систему управления?

Выбрать правильную PMS нелегко. И на это есть причины, так как на современном рынке представлено бесчисленное количество вариантов, а под требования вашего бизнеса подойдут не все. Поэтому, чтобы принять правильное решение, нужно задать правильные вопросы и учесть все факторы, которые окажут влияние на вашу компанию.

Поэтому перед тем, как согласиться на легкий вариант, очень важно хорошо разобраться во всех имеющихся, как местных, так и глобальных. В конце концов управлять успешным бизнесом не всегда удобно. Выбирая какую-то систему, локальную или нет, узнайте все необходимое о PMS и определите ключевые моменты, которые следует учитывать.

Предлагаем ознакомиться с важнейшими факторами, на которые необходимо обращать внимание, когда намерены потратить деньги на облачную систему управления отелем.

Внедрение. Надежный поставщик облачной PMS должен помочь вам внедрить систему легко и быстро, не более чем за месяц. На то, чтобы наладить бесперебойный и качественный процесс, необходимо время, поэтому не доверяйте компаниям, которые утверждают обратное!

Безопасность данных. Облачные PMS находятся, как видно из названия, в облаках. Это означает, что вы можете не бояться простоев, потери данных и т. п. Узнайте, с каким облачным сервером работает поставщик PMS, и потом решайте. Одними из лучших облачных серверов является Amazon Web Services (AWS) и Microsoft Azure.

Интеграция. Поставщик PMS должен предоставить вам возможность интегрировать в систему мощные сторонние сервисы, касающиеся других отраслей вашего гостиничного бизнеса, например для управления каналами и доходами, для учета, интеллектуального анализа данных, создания солидной репутации и т. д.

Примечание. Существуют PMS со встроенными модулями, но опять же решать вам. Если ваша цель – выбрать лучшую систему, то, возможно, вам нужно искать PMS, которая поддерживает интеграции сторонних программ. Они могут быть немного дороже, но позволяют интегрировать любые решении по вашему желанию, в зависимости от потребностей компании.

Дистрибуция. Неважно, сколько каналов обещает поставщик PMS, гостиницы используют только те, которые имеют для них большое значение. Поэтому выбирайте поставщика, который соединит вас с менеджерами каналов/туристическими онлайн-агентствами, занимающимися вашей целевой аудиторией. Не дайте большому количеству каналов, с которыми соединяет система, соблазнить вас.

Например, вы владеете отелем в Танзании на 30 номеров, где 65% гостей – из Западной Европы или Северной Америки. Вы выбираете между африканским поставщиком PMS, который соединит вас с несколькими туристическими онлайн-агентствами, обслуживающими этот континент, и другой компанией за пределами Африки, которая даст вам выход на лучшие агентства в Европе и Северной Америке. В этой ситуации лучше выбрать вторую систему, поскольку она соединяет вас с агентствами, работающими с вашими потенциальными гостями!

Поддержка. Эту услугу часто недооценивают, и далеко не все поставщики PMS уделяют ей достаточно внимания. Вам нужен поставщик, который готов сделать все, чтобы предоставлять круглосуточную поддержку и решать любые проблемы в реальном времени.

Примечание. Понимание того, что у вас есть человек, который приедет лично, пообщается с вами и решит проблемы, дарит ощущение надежности. Но в гостиничном бизнесе время – это деньги. Поэтому не ищите тех, кто обещает: «Наш сотрудник службы поддержки будет у вас в понедельник». Выбирайте услуги персональных менеджеров и круглосуточную службу поддержки.

Информация и аналитические данные. Вам нужна PMS, которая вооружит вас всей необходимой информацией для успешного и стабильного бизнеса. Система Hotelogix предоставляет доступ к 100 и более публикациям, где вы найдете все необходимые аналитические данные по любым вопросам. А значит, у вас будет информация обо всех аспектах вашего бизнеса, где бы вы ни были.

Примечание. Функция PMS заключается не только в оформлении бронирования и онлайн-дистрибуции. Это лишь ее основные задачи. Качественная система должна давать возможность управлять всеми аспектами деятельности в комплексе: как говорится, «от и до».

О нюансах для принятия решения

Вот перечень того, что нужно и не нужно делать, когда принимаете решение.

Что нужно:

1. Перед тем как начать рассматривать варианты, составьте список критериев. Как можно подробнее опишите свои ожидания и цели, установите четкие результаты, которых вы хотите достичь с этой инвестицией. Что подходит одному отелю, необязательно должно подходить другому.
2. Перед тем как решиться, тщательно проанализируйте по крайней мере несколько поставщиков. И пусть на это понадобится время. Вы же не хотите жалеть о неправильном выборе через несколько месяцев после того, как потратите деньги.
3. Ищите систему, которая автоматизирует ваши текущие задачи и поможет повысить производительность и эффективность персонала, сэкономит много человеко-часов, сделает пребывание гостей в вашем отеле приятным и улучшит вашу репутацию в сети и ваши доходы.
4. Следите за актуальной информацией о технологиях для гостиничного бизнеса. Какая бы проблема у вас ни возникла, будьте уверены, способ ее решения существует! Надежный поставщик PMS сделает все, чтобы помочь вам интегрировать необходимые сервисы и обеспечить непрерывность работы вашего отеля.

Что делать не нужно:

1. Не делайте выбор лишь на основании территориальной близости. В наш век местонахождение провайдера не имеет значения, если он предлагает мощный, динамичный и эффективный продукт. Выйдите из зоны комфорта: выбор предлагаемых в мире технологических платформ вас удивит!
2. Не путайте базовую систему с легкой в использовании. Выбирайте ту систему, которая облегчит работу вашего персонала и одновременно улучшит деятельность компании, как и обещает. Базовая система может быть легкой в использовании, но она не приведет к должным результатам. А вот высокофункциональная система может быть одновременно простой и эффективной.
3. Не соглашайтесь на минимум. Никогда. С высокими технологиями у вас есть все возможные шансы построить процветающий гостиничный бизнес. Если выбранная вами система не сделает вас богатым, помните, что существуют и другие компании мирового уровня, которые смогут подтолкнуть вас и вернуть в игру. Система, которая не дотягивает до стандартов, или ведение операций вручную – гораздо худшие варианты! Не останавливайтесь на них.
4. Не следует выбирать систему, не изучив тщательно отзывы клиентов. Прочитайте истории успеха клиентов, их конкретные примеры и контент/отзывы, написанные пользователями, так вы получите реальную картину того, на что подписываетесь.

Публикация подготовлена в сотрудничестве с бюро переводов «Профпереклад».