Наперегонки с роботом: 49 лайфхаков для сверхчеловеческой деловой продуктивности
Наиболее ценные и универсальные советы по планированию и управлению временем
Начало каждой рабочей недели ставит перед современным человеком множество задач, главная из которых – удачное планирование своей активности. А учитывая все возрастающую интенсивность нагрузок, каждое действие должно быть как можно более эффективным. Деловому человеку быть производительным нелегко – много отвлекающих факторов затрудняют его путь к поставленным целям. Но продвижение к успеху можно ускорить. Mind собрал 49 лучших рекомендаций по повышению деловой продуктивности.
1. Научитесь тактично говорить «нет»
Перестаньте угождать окружающим. Говорите «нет», когда вас просят выполнить ненужные вам дела. Так вы получите больше сил и времени на достижение своих целей. Развить навык вежливого и корректного отказа может помочь книга Патти Брайтмана: «Как говорить «нет» без угрызений совести. И сказать «да» свободному времени, успеху и всему».
2. Просыпайтесь раньше, чтобы выполнить утреннюю рутину
Вы встанете на путь к успеху, если сможете выработать для себя полезный утренний ритуал (который может состоять, например, из приготовления кофе, водных процедур, зарядки, здорового завтрака, приведения себя в порядок и медитации). Бенжамин Сполл и Майкл Ксандер в книге «Утренние ритуалы. Как успешные люди начинают свой день», называет первый час после пробуждения фундаментом, на котором стоит весь день. Выполнение правильного ритуала в этот час позволит чувствовать себя лучше и успевать больше.
3. Используйте фазы сна, чтобы пробуждаться энергичным
Работа человеческого мозга во время сна претерпевает несколько фаз, чередующихся в 90-минутных циклах. Вы почувствуете максимальное обновление, пробудившись в конце одного из циклов. Умные будильники, такие как приложение SleepCycle, мониторят ваш сон и способны разбудить в правильный момент, когда вы будете находиться в фазе легкого сна, чтобы подъем произошел безболезненно и самочувствие долго сохранялось бодрым.
4. Не используйте кнопку повтора в будильнике
Функция, которая останавливает звонящий будильник и переводит его на несколько минут вперед, опасна тем, что приучает ваш мозг к прокрастинации – постоянному откладыванию задач. Вдобавок исследования показывают, что люди ощущают себя более уставшими, если встают не по первому звонку будильника, а злоупотребляют кнопкой повтора.
5. Пейте больше воды
Сразу после утреннего пробуждения специалисты советуют натощак выпить один или два стакана чистой воды (можно с добавлением лимона и меда), чтобы стимулировать обезвоженный во время долгого сна организм. Продолжайте пить воду в течение дня, чтобы улучшить концентрацию на работе.
6. Умойтесь холодной водой после пробуждения
Это увеличит выработку кортизола (гормона стресса) и придаст вам драйва для быстрейшего выполнения утренних рутинных обязанностей.
7. Не отвлекайтесь, начиная деловой день
Около 80% пользователей смартфонов проверяют свои телефоны в первые 15 минут после пробуждения. Это не лучший вариант утреннего времяпрепровождения. Первый час задает ритм всему дню, поэтому в этот час лучше не отвлекаться.
8. Делайте физические упражнения по утрам
Миллиардер Ричард Брэнсон утверждает, что благодаря утренней зарядке получает 4 дополнительных продуктивных часа в день. Физические упражнения способны подпитать вас энергией, стимулировать выработку эндорфинов (гормонов радости) и повысить мотивацию. Целесообразно сделать их утром, чтобы зарядиться на весь день.
9. Медитируйте с помощью Calm или Headspace
Медитация очищает ваш разум и помогает сконцентрироваться на достижении цели. Специальные приложения, такие как Headspace, проведут вас через этот процесс.
10. Убедитесь, что у вас есть все для завершения ваших задач
Правило «Шести П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Позаботьтесь заранее о наличии ресурсов, активов или людей, необходимых для выполнения запланированных дел.
11. Выполните самую важную задачу дня первой
Знаменитое изречение Марка Твена гласит: «Если с утра первым делом съесть лягушку, то худшее уже позади». Если выполнить самую главную и неприятную задачу в начале рабочего дня, остаток дня пройдет чрезвычайно продуктивно.
12. Держите телефон в «самолетном» режиме, пока ваша первая задача не выполнена
Это позволит вам справиться с главной задачей дня, не отвлекаясь на бесполезные телефонные звонки.
13. Используйте метод «Помидора»
Таймер для работы по методу Pomodora
Придуманный 30 лет назад метод Pomodoro доказал свою высокую результативность. Его суть заключается в следующем: необходимо разбить рабочее время на 25-минутные периоды. Принцип выполнения таков: нужно завести таймер на 25 минут и сосредоточенно работать, после чего сделать перерыв на 5 минут. После четырех повторений следует сделать длинный 25-минутный или более перерыв. Для отсчета времени лучше использовать специальный таймер или механические часы с будильником – компьютерные приложения для Pomodoro отвлекают.
14. Начните рабочий день с метода 60-60-30
Это облегчит выполнение первых двух самых крупных задач дня. 50-минутная работа, 10-минутный отдых, 60-минутная работа и затем 30-минутный перерыв.
15. Помните о принципе Парето
Принцип Парето утверждает, что 80% ваших результатов в любом деле зависят от 20% ваших действий. Идентифицируйте 20% действий, создающих 80% вашей прибыли, и направьте на них вдвое больше сил.
16. Принимайте 60-секундные решения
Не мучайтесь сомнениями о правильности того или иного решения и не тратьте слишком много времени на раздумья о его принятии, поскольку это вытягивает из вас ментальную энергию. Эксперт по личному развитию Стив Павлина в книге «Смелость жить» рекомендует в тех случаях, когда вы колеблетесь и не можете определиться, завести таймер на 60 секунд и, стиснув зубы, выбрать действие, потратив на это не более минуты.
17. Уменьшайте усталость от принятия решений
Марк Цукерберг всегда носит одинаковую одежду и ест одну и ту же пищу. Отказ от необходимости делать выбор по мелочам позволяет ему направлять всю «решительную» силу на действительно важные вещи.
18. Используйте правило 6-строчного списка
Перед каждым рабочим днем пишите список из 6 задач в порядке важности и выполняйте их одну за другой. Завершив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст вам ощущение удовлетворенности и прибавит энтузиазма. Если что-то не удастся выполнить, включите это в список следующего дня.
19. Фокусируйтесь на цели, а не на простом исполнении списка дел
Всегда назначайте себе задачи с учетом выигрыша от них. Например, если ваша цель – заработать денег, а задача не повышает ваш доход, не делайте ее приоритетной.
20. Планируйте свой день вечером
Вечером следует составить список своих задач на следующий день и отметить, когда именно вы собираетесь их выполнить.
21. Устанавливайте четкие дедлайны для задач
Даже важные задачи имеют свойство раз за разом откладываться на потом и вечно оставаться невыполненными, если им не назначить срок. Установите точное время начала и продолжительность их выполнения.
22. Используйте календари-органайзеры
Приложения Omnifocus, Fantastical 2, Wunderlist, Trello, Asana – отличные средства для организации задач.
23. Избегайте многозадачной работы
Одновременное выполнение нескольких задач снижает ваш IQ так же, как курение травки. Избегайте этого! Эксперт по тайм-менеджменту Дэйв Крэншоу в книге «Миф о многозадачности» доказывает, что многозадачность и вовсе нереальна, а стремление к ней приводит к потере времени и денег, а также портит отношения с коллегами и близкими людьми. По его убеждению, следует научиться сосредотачивать свое внимание на одной текущей задаче или на собеседнике.
24. Если задача занимает менее двух минут – сделайте ее сейчас
Например, если в вашем почтовом ящике открыт e-mail, требующий ответа, напишите его немедленно. Не держите установку «нужно ответить» в своем уме.
25. Вознаграждайте себя
После полудня, в том случае если вы успешно завершили несколько задач, вознаградите себя ланчем в компании с приятелем или прогулкой в кофе-бар. Книга Майкла Лебефа «ГПМ: Главный принцип менеджмента в мире» сводится к идее: выполняется та работа, которая вознаграждается. Если вы поощрите себя за свои эффективные действия, то в следующий раз сможете выполнить их почти автоматически.
26. Измеряйте то, как вы справляетесь с задачами
Всегда анализируйте свой рабочий день и неделю. Что было сделано? Что не получилось выполнить и почему? Как я мог повысить производительность своего рабочего процесса?
27. Сохраняйте связь с вашим «зачем»
Никогда не забывайте, для чего вы трудитесь. Всегда связывайте работу с вашей страстью и мечтами.
28. Избегайте обильных приемов пищи по время рабочего дня
Набитые едой желудок и кишечник отнимают энергию у вашего мозга, создавая ощущения вялости и заторможенности.
29. Распланируйте приемы пищи
Всегда съедайте сытный завтрак и продумывайте время приемов пищи так, чтобы в течение дня у вас не возникло чувства голода, и вам не приходилось гасить его вредным фастфудом.
30. Используйте послеобеденный сон
Короткий 20-минутный сон после обеда заметно повышает способность к решению задач и восприятию новой информации. Больше 25 минут спать не рекомендуется, поскольку организм начнет входить в фазу глубокого сна, а принудительное пробуждение в такой фазе принесет чувство вялости и разбитости. Перед тем как вздремнуть, можно выпить кофе или крепкий чай. Кофеину необходимо 20 минут, чтобы начать работать, и он облегчит пробуждение.
31. Принимайте холодный душ
Обливание холодной водой форсирует приток свежей крови к мозгу и органам. Это даст заряд бодрости и улучшит умственные способности.
32. Проверяйте электронную почту два раза в день
Почтовые приложения и мессенджеры – безжалостные похитители времени. Стараясь оперативно отвечать на сообщения, особенно в соцсетях, вы можете провести огромный кусок дня в непродуктивном общении. Лучше установить автоответчик, который будет предупреждать людей о том, что вы проверяете электронную корреспонденцию лишь два раза в день.
33. Слушайте фоновую музыку
Чтобы сфокусироваться во время работы, включайте аудио FocusAtWill в соцсетях, треки на сайте Brain.fm, композиции Alpha waves в Youtube или классическую музыку. На творческий лад могут настроить звуки работающих кофе-баров с сайта coffitivity.com. Воздержитесь от прослушивания популярных или лирических песен – они всегда отвлекают.
34. Используйте наушники с шумоподавлением
Меньше шумов – меньше отвлекаешься, что равнозначно лучшей продуктивности.
35. Попросите людей прекратить отвлекать вас
Вам может понадобиться до 25 минут, чтобы вернуть свой изначальный уровень сосредоточенности на выполнении задачи после того, как вас от нее отвлекли. Объясните это своим коворкерам.
36. Избегайте совещаний
Совещания – это, как правило, пустая трата времени. Избегайте их, когда это возможно, и сокращайте их до 20 минут, если они неизбежны.
37. Используйте StayFocussd для блокировки отвлекающих сайтов
StayFocussd – это расширение браузера Chrome, которое блокирует отвлекающие сайты, такие как Facebook.
38. Отключите push-уведомления
Сообщения, важные и неважные, которые появляются на экране во всплывающих окнах, – это отвлекающие раздражители. Отключите их, и почувствуйте себя более свободным.
39. Повысьте эффективность с помощью RescueTime
Работающая в фоновом режиме программа RescueTime следит, на что вы тратите свое время и внимание при пользовании мобильными устройствами и при работе за компьютером. Она покажет, сколько сил уходит на непродуктивные занятия, и поможет избавиться от вредных привычек.
40. Не заглядывайте в ленту новостей во время работы
Новости воздействуют на ваш «рептильный мозг», вызывая тревожные реакции. Вы будете гораздо спокойнее, счастливее и продуктивнее без этого.
41. Сделайте свою рабочую обстановку комфортной
Чтобы войти в «продуктивное» состояние, вам важно обеспечить себе комфортные условия. Убедитесь, что ваше рабочее место не захламлено и радует глаз, цветовая гамма настраивает на продуктивный лад – не раздражает и не утомляет, а кресло достаточно удобное.
42. Придерживайтесь своей рутины
Когда это возможно, выполняйте одни и те же вещи в одно и то же время дня. Это позволит выработать привычку и в будущем минимизирует расход вашей энергии на выполнение рутинных задач.
43. Используйте включатели и выключатели деловой активности
Каждый день выполняйте одну и ту же задачу, чтобы настроиться на работу, и другую задачу, которая поможет прекратить думать о работе. Например, бегайте по утрам и принимайте душ вечером по приходу домой, чтобы смыть принесенные домой мысли о делах.
44. Освободите от дел как минимум один день в неделю
Ваш бизнес – это ваш ребенок, и ему нужно много внимания, чтобы вырасти сильным и здоровым. Однако на одни сутки можно поручить его няне и не думать о нем. Это позволит вам расслабить мозг и избежать перегорания.
45. Разгружайте память раз в неделю
Раз в неделю пишите все, о чем вы беспокоитесь/думаете (не обязательно связанное с работой) на двух листах бумаги. На одном создайте список тех волнующих вас проблем, которые можете решить, а на другом – то, на что не в силах повлиять. Записи на первом листе распределите в задачи для следующей недели, и порвите лист с нерешаемыми проблемами. Это снимет умственное напряжение.
46. Визуализируйте себя
Профессиональные игроки в гольф утверждают, что повышают свои гандикапы не только тренировками с клюшкой, но и создавая в своем воображении видение того, как мячи летят и закатываются в лунки. Визуализируйте и вы себя как человека, успешно выполняющего свою работу.
47. Откажитесь от ТВ
Через 10 лет вы будете жалеть о часах, проведенных за просмотром телевизора. Это колоссальный пожиратель времени.
48. Избегайте поездок на работу
Поездки в офис и обратно – это, как правило, стрессовые и отнимающие много времени занятия, способные сорвать ваши планы на день. Избегайте их, если это возможно.
49. Делегируйте
Не стоит тянуть все на себе. Научитесь достигать результатов силами других исполнителей, способных выполнить часть вашей работы качественнее, быстрее и/или дешевле. Делегируйте сторонние задачи, чтобы сконцентрироваться на основной деятельности.
