Atlassian інструменти: використання поза IT-бізнесом

У компанії Atlassian – величезне сімейство продуктів, але сьогодні ми, як офіційні партнери Atlassian, пропонуємо сконцентруватися на основних: Jira Core, Service Desk, Confluence і Jira Software.

Що це таке, а також про які їхні особливості потрібно знати, розповів Mind Head of Atlassian business at Triangu, резидент відкритої платформи інновацій Reactor.ua Євген Роговець.

Зв'язка продуктів Jira Software – Jira Service Desk – Confluence це ідеальний варіант для організації процесів будь-якого бізнесу. Це рішення допоможе автоматизувати процеси бізнесу, позбавить від великої кількості ручної роботи і зменшить вплив людського фактора. Функціональні можливості системи підходять для будь-якого відділу компанії, як-от проектний відділ, HR, безпека або класичний для таких продуктів IT і Support.

Важливі відмінні риси продуктів Atlassian:

Варіанти розгортання

Є Cloud, Server, DataCenter версії продуктів. У кожної з них є свої особливості. Наприклад, банкам або держструктурам необхідно відповідно до закону зберігати всі дані на території країни, тому необхідно використовувати Server або DataCenter версію. А хтось може дозволити собі не турбуватися про власні потужності та скористатися швидкістю розвитку хмарної версії.

Низький поріг входу

Коли ви впроваджуєте інструмент у команду або компанію, важливо, щоб ним користувалися. Напевно, у всіх були ситуації, коли купувалося ПО, але співробітники просто ігнорували його, тому що розбиратися було складніше, ніж працювати так, як раніше. У випадку з Atlassian такого зазвичай не відбувається, тому що кожен користувач бачить поліпшення для себе. Всього кілька годин – і кожен може робити все, що повинен. Крім того, Atlassian надає велику кількість тренінгів через партнерів для навчання користувачів і адміністраторів системи.

Гнучкість

Той факт, що функціонал системи підходить як для IT-компаній, так і для виробництва або державних установ, говорить сам за себе. Всі настройки, які є в JIra, при належному розумінні інструменту і, що більш важливо, процесів і методологій, можуть бути кастомізовані практично під будь-які завдання. Розробка, промисловість, агрохолдинг, банк, логістичні компанії – все це наші клієнти, які використовують інструменти Atlassian для роботи.

Модульність

У продуктів Atlassian є великий вбудований функціонал, він, як ми вже з'ясували, не дорогий, але часто замовнику необхідно більш кастомізовані рішення, ніж доступні з «коробки». Тому існує marketplace, на якому на сьогоднішній момент представлені десятки тисяч плаґінів, які дають додатковий функціонал. Це може бути CMDB, ризик-менеджмент, робота KPI, розширена звітність, структури даних. За допомогою плаґінів можна зробити практично все, і це все в тій же системі, єдиному пульті управління процесами компанії.

Що потрібно пам'ятати при використанні Jira

Використання Jira та Service Desk не є чарівною паличкою. Вам все ще потрібно тверезо підходити до організації роботи, побудови бізнес-процесів і рівня бюрократії в вашому бізнесі. Часто буває, що після початку використання цих інструментів, виявляється, що багато речей можна робити швидше та простіше, що не потрібно витрачати день на підготовку звіту або 2 години щодня на комунікації. Не потрібно кожного разу по крупицях збирати дані й думати над тим, як приступити до виконання завдання або проекту. Але, щоб так не робити, потрібно з розумом підійти до обраної методології та використання інструментів.

Можливості налаштувань корелюються з експертизою. Це означає, щоб вибудувати складний процес з автоматичним створенням/закриттям завдань, копіюванням коментарів та іншими інструментами автоматизації, вам необхідно досить глибоко самому розібратися в інструментах, плаґинах, підходах і, напевно, головне – Best practices організації того чи іншого процесу. І на цьому етапі можна залучити консалтинг-партнерів, щоб швидко впровадити й налаштувати продукти або ж провести аналіз наявних продуктів і процесів.

Звітність

Звітність в Jira – окрема тема. Однак, якщо спробувати коротко пояснити різницю збору й подання звітності в компанії до і після Jira, це звучатиме приблизно так: «Уявіть, що вам потрібно їздити на машині раз на тиждень, але цю машину необхідно збирати кожного разу по частинах».

Кожен раз ви йдете у відділ, який займається двигунами, і він вам віддає двигун, але не весь, тому що циліндри роблять в іншому місці. Ви просите дістати вам циліндри, а поки йдете за шасі. Там вас теж чекає сюрприз: все начебто є, але ось коліс немає, а коли знаходите колеса, то вони без покришок. І ось ви пробігали весь день, начебто вже зібрали машину, але вам дали не ті ключі, а кермо взагалі ні до чого не прикріплено. І в результаті ви не можете поїхати до керівництва, щоб показати їм авто. Ви робите фотографії машини й розповідаєте, яка вона гарна.

Розумієте, про що тут йдеться? Звітність не відповідає дійсності, а її збір – каторга. Так ось Jira – вже побудований завод з формування звітності. Ви задаєте параметри відповідно до того, який звіт вам потрібен, і отримуєте його тут же, за останніми актуальними даними в системі.

На завершення

У наступних темах ми плануємо розповісти про методології, бізнес-аналіз та управлінні проектами в Atlassian стеку для різних бізнесів, про типові варіанти процесів і налаштувань для різних індустрій, які можна використовувати, а також надати докладні описи наших кейсів.

Компанії Atlassian у 2020-му буде 18 років, за цей час вона випустила у використання безліч продуктів. Сьогодні найпопулярнішими з них є Jira Softwawe, Jira Service Desk, Confluence, Bitbucket, Trello тощо.

Ці продукти допомагають компаніям і командам організувати свою роботу. Можна налаштувати роботу над проектами, організувати службу підтримки, вести проектну та й будь-яку іншу документацію, працювати з кодом.

Решту продуктів Atlassian, як правило, виконують допоміжну функцію для основної мети – організації процесу роботи компаній будь-яких масштабів. Наприклад, продуктами компанії користуються Nasa, Boing, Airbnb, Domino`s, The Telegraph і ще 350 000 компаній в усьому світі.