Співпраця з іноземними контрагентами може стати привабливою ідеєю для українських підприємців, актуальною не лише для великого бізнесу, який шукає нові ринки, а й для фізичних осіб, які можуть співпрацювати з партнерами та замовниками за кордоном. Йдеться зокрема про фрилансерів, які пропонують послуги в IT чи креативних сферах. Таку діяльність можуть здійснювати як юрособи, так і фізособи-підприємці (ФОП). Оскільки саме останній формат найбільш популярний серед фрилансерів, Юлія Бобровська, Head of Accounting Finevolution, розповіла Mind про податки, які мають сплачуватись, умови співпраці з біржами фрилансерів та інші нюанси такої діяльності.
Читайте також: Бізнес-план «Стрибок у невідомість», або Чому продаж за кордон має бути системним
Рекордну кількість ФОПів за останнє десятиліття відкрили українці 2023 року – майже 315 000, а кількість новостворених компаній зросла на 60% проти показників 2022-го. Однак у 2023 році зареєструвалося вдвічі менше нових ІТ-ФОПів, а загальна їхня кількість на 24 лютого 2024 року в Україні становила понад 275 000 активних ФОПів.
За законами України, з іноземними компаніями й агентами поза межами нашої держави можуть працювати ФОПи 3 групи і юридичні особи. ФОПи 1 групи можуть надавати тільки побутові послуги населенню, а ФОПи 2 групи – тим, хто є платниками єдиного податку (ФОП або ТОВ). Саме про фізичну особу-підприємця 3 групи йтиметься, оскільки таку систему вибирає дуже багато фрилансерів у креативній та ІТ сферах, які працюють із партнерами й замовниками з інших країн світу.
Читайте також: «Війна викликала бум на ринку фрилансу»: скільки заробляють вільнонаймані працівники та які напрями обирають
Тільки ФОПи 3 групи можуть на свої рахунки отримувати валютні кошти. Які саме податки вони мають сплачувати?
По-перше, це єдиний податок, який становить 5% від отриманого доходу, а не від прибутку. Тут треба наголосити, що підприємець має сплатити цей відсоток зі всієї суми, яка надійшла йому на рахунок. Не можна з неї вираховувати кошти за зарплату працівникам (якщо такі є), оренду або робочі підписки, як би це могло бути, якби компанія платила податок на прибуток.
Який механізм? Наприклад, на валютний рахунок ФОП 25 березня надійшла $1000. Він має конвертувати цю суму в гривні за курсом НБУ станом на дату надходження коштів, тобто 25 березня. У 2024 році це становило 38 907,5 грн. І вже з цих коштів підприємець має сплатити 5% єдиного податку. Курс на конкретну дату легко перевірити на сайті НБУ.
По-друге, це єдиний соціальний внесок, який становить 22% від мінімальної зарплати в Україні. З 1 квітня й до кінця 2024 року ця сума становить 1760 грн на місяць. Зазначимо, що ЄСВ у період воєнного стану підприємець сплачує за власним бажанням. Це означає, що за несплату він не отримуватиме штрафи, але водночас йому не буде нараховуватися страховий стаж, який потрібний для соціальних виплат, зокрема пенсії, лікарняних тощо.
Важливо сплачувати податки у визначені терміни. Адже штрафи за їхню невчасну сплату в Україні відновили з 1 серпня 2023 року. Для ФОПа 3 групи вони становлять 5% від несплаченої суми, якщо платіжка була прострочена на один місяць, і 10% – якщо заборгованість триває понад місяць. До того ж може нараховуватися пеня.
Читайте також: Досліджуємо обраний закордонний ринок: легкі кроки для складного завдання
Зареєструвати ФОП в Україні зараз можна дуже швидко – через «Дію». Після реєстрації потрібно перевірити, щоб податкова перевела вас на єдиний податок протягом десяти календарних днів із моменту реєстрації ФОП 3 групи. Бо, якщо це не відбудеться, ви замість 5% змушені будете платити майже 20% податку.
Такі казуси трапляються через те, що може відбуватися збій у передачі даних. У цьому випадку потрібно на сайті податкової у розділі облікових даних перевірити наявність запису про дату переходу на спрощену систему оподаткування та ставки 5%. Якщо таку інформацію ви не знайшли в розділі «Дані про реєстрацію платником єдиного податку», тоді потрібно або зателефонувати у службу, або через їхній сайт подавати повторну заяву на перехід на спрощену систему, щоб стати платником єдиного податку.
Уже далі підприємці реєструють гривневий, а після цього – валютний або мультивалютний рахунок у банку. Для онлайн-роботи вам буде потрібен електронний цифровий підпис. Сьогодні його в Україні можна безплатно згенерувати через деякі банки, але потрібно стежити за терміном дії та за потреби продовжувати його. Також через застосунок «Дія» можна підписувати електронні документи, подавати звіти в податкову, просто скануючи QR-код через вбудований сканер.
Для роботи ФОП з іноземними замовниками обов'язково потрібен інвойс, який є одночасно рахунком на оплату й актом наданих послуг. Його достатньо для валютного контролю банку, аби вам зарахували кошти за надані послуги. На відміну від роботи з українськими партнерами та при отриманні оплат у валюті «гривня» – тут вам буде потрібен і акт, який підтверджує надані послуги, але вже для податкової. Його підписують як замовник, так і підприємець. Контракт при цьому є необов'язковим.
Зверніть увагу, що деякі українські банки можуть попросити у вас супровідний лист для підтвердження, що ви працювали з контрагентом і знаєте суму, яку вам сплачують. Часто підтримка банку вже має спеціальні форми, які просто потрібно заповнити, зокрема вказати дату й номер інвойсу, а далі прикріпити в PDF-форматі сам інвойс.
Для чого тоді потрібен контракт, якщо він є необов’язковим, а інвойс – це основний документ? Контракт складається для того, щоб підстрахувати себе і прописати всі умови співпраці між виконавцем і замовником.
Чи потрібен інвойс за кожну роботу на Upwork – найбільшій біржі праці для фрилансерів? Не потрібен. Можна накопичити певну суму й потім вивести її одним платежем з Upwork. Наприклад, у вас протягом певного періоду надходили за різні проєкти кошти в сумі $50–100. У цьому випадку ви можете почекати, поки збереться $500–1000–2000, і одним платежем вивести відразу всю суму. У такому інвойсі Upwork буде вашим контрагентом – юридичною особою, якій ви виставляєте рахунок.
Зараз підприємці все частіше виводять кошти з Upwork одразу на свій ФОП. Якщо сума була отримана давно (наприклад, ще 2021 року), тоді ці кошти краще вивести відразу на особисту картку й декларувати їх як доходи фізичної особи. Тоді вам потрібно буде сплатити 18% ПДФО та 1,5% військового збору.
Те саме стосується і роботи з платіжними сервісами Wise, Payoneer чи Revolut. Якщо одержані кошти звідти виводяться на ФОП до кінця поточного року, то це вважається доходами підприємця. Тобто кошти, які ви отримали у 2023 році, потрібно було переказати на ваш ФОП до 31.12.2023.
Для роботи з іноземними компаніями ФОП має виставити інвойс за надані послуги, де вказує свої реквізити та реквізити компанії, якій надає ці послуги. В інвойсі достатньо написати назву цієї компанії, її адресу та реєстраційний код.
Інколи, для роботи з іноземними замовниками фрилансери відкривають іноземну компанію, наприклад, з використанням естонської e-Residency. Тобто мають український ФОП для роботи з українськими замовниками й отримання офіційної оплати з-за кордону, і разом з тим фізична особа є засновником іноземної компанії. У такому разі потрібно подати звіт КІК в Україні, декларацію про майновий стан і доходи до 1 травня, а також звіт у тій країні, де зареєстрована компанія.
Крім того, підприємець окремо має подавати звітність щоквартально як ФОП про отримані доходи. Тобто в Україні така особа подаватиме дві декларації – як зареєстрована особа-підприємець та фізична особа, що має КІК за кордоном.
Ще одна проблема, з якою стикаються підприємці, це правильно оформлені платіжні документи. Якщо ви продаєте послуги, у призначенні платежу має бути зазначено «послуги з дизайну» (чи інша діяльність, КВЕД якої у вас є та який відповідає наданим послугам). Також бажано посилатися на відповідний договір або рахунок-фактуру й зазначати, чи включено до суми платежу ПДВ. Це допоможе уникнути зайвих запитань від податкової служби щодо надходжень коштів.
У разі якщо замовник переказав кошти без зазначення призначення платежу, ви можете повернути ці кошти як помилково сплачені в тому самому звітному періоді. У такому випадку ви не сплачуватимете податки із цієї суми. Але такі операції слід обов’язково відобразити у Книзі обліку доходів.
Співпраця із закордонними клієнтами може супроводжуватися додатковими нюансами та питаннями, деякі з яких розглядаються в цій статті. Проте не всі ситуації можна передбачити. Наприклад, багато питань може виникнути, якщо ви проживаєте в Польщі, маєте ФОП в Україні та іноземну компанію в Естонії. У такому випадку потрібно більш детально занурюватися у питання податкового резидентства зі спеціалістами.