Рука допомоги: чому кожному новачку потрібен наставник

Поява нового гравця у команді – не лише хвилююча подія, але й важка праця. Те, як пройдуть перші тижні та місяці працівника на новому робочому місці, безсумнівно, великою мірою залежить від керівника. Але для позитивного та продуктивного результату потрібна допомога й інших колег. Mind пропонує переклад і адаптацію опублікованої в Harvard Business Revew статті про те, чому не варто нехтувати цим правилом. Матеріал підготовлено в партнерстві з бюро перекладів «Профпереклад».

Вже кілька років Microsoft працює над покращенням свого процесу адаптації нових працівників (онбордингу). На початкових етапах дослідження було встановлено, що простий, на перший погляд, метод – особисте спілкування керівників із новими підлеглими протягом їхнього першого тижня роботи – дає величезні результати.

Успіх процесу онбордингу значною мірою залежить від допомоги колег, що закріплюються за новачком (наставників). З одного боку, цей підхід здається очевидним, як й особисті зустрічі з керівником, але багато роботодавців нехтують ним, коли знайомлять нового працівника зі справами. Запровадивши програму колег-наставників за участю 600 працівників у всіх структурних підрозділах організації, вдалося побачити, що вони допомагають новачкам у таких трьох важливих речах.

Пояснюють специфіку роботи. Для тих, хто працює в компанії на постійних засадах, специфіка більшої частини їхніх обов’язків вже добре зрозуміла з тисячі електронних листів, які вони надіслали, з кожної наради, яку вони відвідали, та з кожної презентації, яку вони провели. Для новачків знання специфіки – дорогоцінний товар. Без нього новому працівникові може бути важко повною мірою зрозуміти свою роль та участь у спільній справі. Колеги-наставники можуть розповісти про нюанси роботи, яких немає в посадовій інструкції. Наприклад, досвідчені колеги-наставники можуть допомогти новачкам визначити, хто в компанії ухвалює важливі рішення, як орієнтуватися в структурі інших організацій та мислити стратегічно під час вирішення проблем. Вони також можуть познайомити їх із культурними нормами та будь-якими негласними правилами, що існують в колективі, полегшуючи цим процес адаптації в новій компанії.

Підвищують продуктивність. Час, потрібний для повноцінного занурення в робочий процес, часто є важливим питанням як для компанії, так і для нового працівника. Заповнюючи вакансію, компанія задовольняє потребу в певному наборі навичок і бажає якомога швидше побачити результат. Новий працівник, у свою чергу, прагне скоріше долучитися до роботи повною мірою, але йому потрібен час на те, щоб вивчити свої обов’язки. І це давить на нього. У компанії Microsoft дійшли висновку, що чим частіше колега-наставник зустрічався із новачком, тим краще останній розумів, скільки часу йому потрібно для досягнення продуктивного темпу праці: 56% нових працівників, які зустрічалися зі своїм колегою-наставником не менше одного разу за перші 90 днів після влаштування на роботу, зазначали, що їхній наставник допоміг їм почати виконувати свої обов’язки ефективно вже через короткий час.

Покращують задоволеність новачків. У компанії, де працює понад 120 000 людей, неважко собі уявити надзвичайні труднощі, з якими може зіткнутися людина, що потрапляє до такої великої та складної організації. Щоб оцінити роль колег-наставників, дослідили різницю між новачками, за якими було закріплено таких помічників, і тими, кому довелося давати собі раду самостійно. І побачили, що після свого першого тижня нові кадри були задоволені загальним процесом адаптації на 23% більше, ніж ті, в яких наставників не було. Ця тенденція простежується й через 90 днів, коли ця різниця підвищується до 36%. Ці ж працівники розповідали, що отримували більше активної підтримки не лише від своїх керівників, а й від інших колег.

Варто створити внутрішній веб-сайт для керівників, що наймають нових працівників, де вони могли б знайти для них потрібного наставника, а також розробили інструкції з критеріями відбору. Наприклад, наставники повинні мати достатні знання про обов’язки та характер роботи нового працівника, високі показники продуктивності та час допомагати новачкові. За результатами цього відбору новобранцеві, керівникові та наставникові надсилалися автоматичні нагадування, що забезпечували постійну взаємодію між ними, особливо протягом перших 90 днів після влаштування.

Змінюйте акценти в робочому навантаженні. Підбираючи новачкові колегу-наставника, враховуйте зайнятість останнього. У деяких випадках може знадобитися передати або скасувати деякі обов’язки наставника, щоб у нього з’явився час допомагати новому працівникові.

Встановіть часові рамки. Поясніть новачкові та колезі-наставникові, що їхнє партнерство є тимчасовим. Готовність наставників надавати допомогу може бути більшою, якщо тривалість їхньої участі буде встановлено заздалегідь.

Визначте структуру підзвітності. Наше дослідження показало, що колеги-наставники, які звітують одному керівникові, отримують більш схвальні відгуки, ніж ті, хто звітує різним керівникам. Чому? Гадаємо, що наставники, які звітують одному керівникові, також можуть бути більш обізнаними в обов’язках і функціях нового працівника. Якщо наставник не розуміє, у чому полягає роль новачка, таке партнерство може стати розчаруванням для обох сторін.

Наставництво дає взаємну користь. Таке партнерство може мати переваги не лише для новачка. Виконання ролі наставника також надає можливість продемонструвати та розвинути свої організаційні та лідерські навички. Кілька років тому Microsoft опитала наших працівників, щоб з’ясувати, якими рисами має володіти успішний керівник.

Дві з найважливіших якостей, комунікабельність та готовність стати у пригоді, також потрібні й для продуктивного наставництва. Крім того, навчаючи інших, наставники також зміцнюють і власні знання й, відповідно, можуть покращити рівень свого професіоналізму.

Так, звичайно, необхідно розробити комплексний план адаптації нового працівника, але не забувайте, що найголовніше, чого потребує новачок – це підтримка. Щоб забезпечити новобранцеві позитивні та продуктивні перші місяці роботи, потрібні лише організований керівник і відповідальний наставник.

Переклад підготовлено в партнерстві з бюро перекладів «Профпереклад».