Переходимо в «цифру»: як підприємцю організувати електронний документообіг
І чому «Приват24 для бізнесу» – краще для цього рішення
Багато підприємців досі думають, що перехід на електронний документообіг – процес витратний, що вимагає чимало часу, зусиль і фінансових вкладень. Насправді перевести «папір у цифру» можна, що називається, у «два кліка».
Причому купувати для цього дороге програмне забезпечення абсолютно необов'язково. Організувати обмін електронними документами з контрагентами та державними органами можна за допомогою програми «Приват24 для бізнесу». Розбираємося, як це зробити швидко та без зайвих витрат.
Як це працює?
Mind вже писав про те, що система онлайн-банкінгу від ПриватБанку – одна з найбільш функціональних і просунутих серед тих, що існують на сьогодні. Але далеко не всі підприємці, навіть ті, які вже користуються «Приват24 для бізнесу», знають про можливості повністю автоматизувати документообіг організації – невід'ємний процес бізнес-діяльності незалежно від масштабів і сфери. На сьогодні це ключовий інструмент підвищення ефективності бізнесу. Безумовна перевага e-обміну – здатність значно спростити та прискорити багатоетапний процес, що «з'їдає» ресурси підприємства – трудові, часові та, як наслідок, фінансові.
Підприємець не несе ніяких витрат, до того ж «звільняє» кошти, які можуть працювати більш ефективно. «Не треба їх витрачати на організацію місця й відповідних умов для зберігання документації в паперовому вигляді», – зазначає керівник дирекції МСБ ПриватБанку Євген Заіграєв.
При цьому Євген наголошує, що сервіс ПриватБанку щодо «міграції в «цифру» – єдине абсолютно безкоштовне рішення (а їх на ринку понад 20), доступне всім підприємцям, незалежно від того, чи є вони клієнтами банку чи ні. Єдине обмеження – кількість документів, які може створити некліент, – 10 екземплярів на місяць, при цьому вхідні безлімітні.
Чим вигідний електронний документообіг?
Підприємець отримує можливість контролювати й управляти всім потоком ділової документації. Сервіс дає можливість створювати або завантажувати шаблонні, тобто стандартні за формою і змістом, документи. Це договори, рахунки-фактури, акти приймання-передачі виконаних робіт, видаткові накладні в форматі XML, який дає можливість створення та ведення архіву.
По-друге, користувач може завантажувати будь-які документи у форматі PDF, зокрема із зовнішніх бухгалтерських програм, і обмінюватися ними з контрагентами безпосередньо через систему інтернет-банкінгу «Приват24 для бізнесу».
Крім цього, для платників ПДВ реалізовано механізм реєстрації податкових накладних та розрахунків коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних. Також можна отримувати й обробляти ПДВ-накладні, надіслані контрагентами, навіть якщо вони були складені в іншій програмі, і проводити платежі для поповнення ПДВ-рахунків у Держказначействі.
Зручно й те, що система електронного документообігу в «Приват24 для бізнесу» має інтеграцію з обліковою системою «Бухгалтерія Онлайн» і з конфігураціями бухгалтерської програми 1С, які розроблені в Україні.
Що стосується «матеріальних» аргументів, то в Мінцифрі підрахували, що при переході в «цифру», економія витрат на папір і логістику становить 1–2% на рік від обороту.
А що із захистом даних?
Робота з електронними документами має ще одну перевагу – рівень безпеки. При їх пересиланні використовується захищений протокол HTTPS. І все дані банк зберігає на серверах із багаторівневою системою захисту.
Крім того, для підписання документів реалізовано два варіанти. Перший – це файловий ключ кваліфікованого електронного підпису (КЕП), який можна згенерувати безпосередньо через «Приват24 для бізнесу».
Другий спосіб – це «хмарний» електронний цифровий підпис SmartID, який знаходиться в захищеному хмарному сховище та є аналогом вашого власноручного підпису.
Зручно й те, що сервіс електронного документообігу дозволяє здійснювати як односторонній підпис документів, так і двосторонній. «Якщо на документі потрібен підпис другої сторони, клієнту достатньо відправити його контрагенту. Або контрагент сам завантажує і підписує потрібний документ. Якщо ж одержувача з якоїсь причини не влаштовує документ, він може його відхилити та вказати причину. Коли до формату й змісту документа немає претензій, він може бути підписаний як одним із користувачів, так і двома користувачами відразу», – розповідає Євген Заіграєв.
Поява е-підпису, який відповідає законодавчим нормам, автоматично робить електронний документ оригіналом, який має таку саму юридичну силу, як і документ на папері зі звичайним підписом та мокрою печаткою.
Як підключити?
Якщо підприємець є клієнтом ПриватБанку, все, що йому потрібно, – це авторизуватися в особистому кабінеті «Приват24 для бізнесу», перейти в каталог послуг і вибрати пункт «Електронний документообіг» та активувати цей сервіс, натиснувши кнопку «Підключити».
Якщо клієнт користується «старою» версією «Приват24 для бізнесу», він спочатку переходить у меню «Документи», а потім вибирає пункт «Електронний документообіг»,
Підприємцям, які не є клієнтами банку, досить перейти за посиланням https://docs.pb.ua й увійти в систему за допомогою будь-якого цифрового ключа (електронно-цифрового підпису). Портал docs.pb.ua дозволяє отримати й побачити все накладні, які клієнти ПриватБанку виставляють контрагентам через «Приват24 для бізнесу».
«При створенні документа через https://docs.pb.ua генерується посилання, яке перший контрагент передає іншому. Це посилання можна відкрити в будь-якому інтернет-браузері на ноутбуку або смартфоні без авторизації», – пояснює Євген, додаючи, що кількість вхідних електронних документів необмежена.