Бухгалтер і фінансист – два спеціалісти, рівень довіри до яких має бути абсолютним. Утім, хто довіряє сліпо, той обпікається найсильніше. Про те, як перевірити рівень кваліфікації та компетенції бухгалтера і фінансиста та спати спокійно, розповіла Mind засновниця фінансової компанії fuelfinance Альона Мисько.
Насамперед важливо усвідомлювати, що бухгалтер і фінансист – це зовсім різні професії з різними наборами обов’язків і завдань.
Бухгалтер збирає дані та історію всіх операцій у бізнесі, веде документацію, працює за бухгалтерськими стандартами, стежить за повторюваними активностями, бере в роботу тільки фінансові дані, подає офіційну звітність.
Фінансист, у свою чергу, займається плануванням, працює з фінансовими та нефінансовими даними, аналізує собівартість, вплив робочих процесів на цифри тощо.
А є ж іще така посада, як фінансовий директор. До його завдань входить ведення управлінської звітності, подання керівництву фінансового звіту, аналіз звітних даних із виявленням проблем і ризиків, пошук шляхів вирішення цих проблем та уникнення ризиків, розрахування планів та їх імовірної ефективності. Він займається фінансовим плануванням, розробляє фінансові процеси, постійно працює над автоматизацією фінансів і процесів. Фінансист у бізнесі – на рівні CEO.
Щодо всіх спеціалістів, дотичних до грошей, важливо розуміти, який досвід роботи вони мають, чи педантичні в роботі, наскільки часто припускаються помилок. Адже без правильного ведення бухгалтерії фінансисти не видаватимуть якісної інформації, а з неякісною роботою фінансиста не врятує навіть найвправніший бухгалтер.
Крок №0: коли берете на роботу нового спеціаліста, неодмінно візьміть відгук з місця його попереднього працевлаштування. Не варто нехтувати рекомендаційними листами, якщо йдеться про людину, що матиме справу із вкрай важливими документами та грошима. Доволі очевидна порада, але про неї варто нагадувати щоразу.
Крок №1: якщо бухгалтерія ведеться у системі 1С, керівникові варто мати доступ до бухгалтерської бази та час від часу проводити експрес-перевірку. Спеціальний функціонал знаходиться у меню «Звіти», розділі «Аналіз обліку», за лінком «Експрес-перевірка». Натискаєте, обираєте період, за який хочете здійснити перевірку, і програма сама формує звіт про помилки. У звіті можна буде побачити, в яких статтях і звітах містяться ці помилки. І з цим документом варто звернутись до бухгалтера за поясненнями. А також із вимогою всі помилки якнайшвидше виправити.
Чому це важливо? Бо через некоректні звіти компанія ризикує потрапити під штрафні санкції, наприклад, зі сплати податків або заборгованості за сплатою податків. Також некоректне ведення бухгалтерії може бути зручним і зрозумілим для вашого нинішнього бухгалтера, але перетворити передання справ наступникові на справжні тортури і тим паче стати проблемою для створення управлінської звітності.
Крок №2: необхідно переконатись, що у бухгалтера є вся первинна документація під усі операції та трансакції. Звісно, перевірити абсолютно все не вийде – це завеликий шмат роботи. Тому можна взяти вибірково найбільші за сумами операції (тут стануть у пригоді виписки з клієнт-банкінгу) та переглянути в 1С, чи є за ними договір, рахунок, акт, накладна. Ідеальний стан – це коли все чітко згруповано, прописано за місяцями, за контрагентами та чітко розкладено по папках під кожного клієнта/контрагента. Ще краще, коли у вас є електронний документообіг. Таку вибіркову перевірку можна робити один раз на місяць.
Крок №3: бухгалтер має вчасно подавати свою звітність. Як це можна перевірити? Можна доручити бухгалтерові взяти довідку про стан розрахунків із бюджетом у Державній фіскальній службі. Це можна зробити в електронному вигляді. У довідці будуть вказані пені, штрафи або переплати за податками. В ідеалі варто сісти та пройтись із бухгалтером по всіх позиціях, з’ясувати, де що не так і як це виправити.
Крок №4: усі платежі за кредитами та відсотками мають бути упорядковані. Тут можна зробити звірку з банком за виплатами – чи все виплачується вчасно, чи немає заборгованостей, штрафів, пені.
Крок №5: звірка дебіторської та кредиторської заборгованостей. Раз на місяць бухгалтер (хоча саме за цим пунктом у деяких компаніях і фінансист) має звіряти ці параметри з усіма контрагентами. Тут не має бути жодних прострочень. Можете вимагати звірки взаємозаліків вибірково за одним із ваших клієнтів/контрагентів.
Що стосується фінансиста, тут усе дещо складніше, адже щоби якісно перевірити його роботу, необхідно розбиратися у фінансовій частині. Для початку детальніше розглянемо завдання фінансиста та документи, які він надає.
Фінансист має регулярно подавати звіти трьох основних видів, а також управлінські форми по вашій компанії. Управлінські форми мають подаватись за напрямками, за продуктами, за бізнес-юнітами, а не за ТОВ, ФОП та іншими формами господарювання (це зазвичай робота бухгалтера).
Основний момент перевірки свого фінансиста – це зведений баланс. Якщо тут усе добре, значить, облік і звітність підприємства розраховувались правильно. Важливо також контролювати логіку заповнення звіту. У фінансиста має бути певна управлінська облікова політика. Якщо вона не прописана, то це може стати проблемою та призвести до помилок у звіті.
Важливо також контролювати здатність фінансиста давати аналітичні записки до всіх звітів і пропонувати рішення. Якщо цього немає, швидше за все фінансист працює більше як контролер, операціоніст, а не виконує свої повні обов’язки.
Якщо фінансист має складати прогнози, бюджети, правильно рахувати, то в нього має бути розрахунок і повної собівартості, і націнки за кожним продуктом. Цей пункт контролювати не так просто, бо, в принципі, махінації відбуваються всюди, в будь-яких компаніях. Маніпулюють і великі компанії, і МСБ. Роблять це з точки зору різних підходів і правил. Саме тому і має бути чітко прописана облікова політика.
Із документації, над якою працює фінансист, важливо контролювати наявність сформованого платіжного календаря та планування грошей у часі. Якщо трапляються касові розриви, про які ви не знали та про які фінансист ніяк не попередив, це неналежне виконання ним своїх обов’язків. Тому це також треба регулярно перевіряти.
Попунктно з фінансистом можна також пройтись по своєчасному поданні звітності, формуванню собівартості, ціноутворенню та складанню короткострокових планів, складанню прогнозів і бюджетів, консультаціях та обліковій політиці. У всіх цих сферах фінансист має розбиратись не гірше від власника. А власник – розумітись не гірше від фінансиста, щоби мати змогу його якісно контролювати.
Щодо критеріїв, які слід враховувати, беручи на роботу фінансиста, то тут є чотири важливі пункти, які розкажуть про його ефективність:
Як виміряти ефективність фінансиста? Фінансисти можуть впливати на оптимізацію витрат у бізнесі. Якщо ваш фінансист не розбирається у бізнес-процесах, а просто всліпу хоче урізати всі витрати, то у вас можуть бути проблеми з тим, що уріжуться не ті витрати, які треба. А це матиме дуже неприємні наслідки для розвитку бізнесу. Тому оптимізація витрат – один із найважливіших критеріїв ефективності фінансового спеціаліста.
А от оптимізація сплати комісій по банках – це завдання бухгалтера. Фінансист же має контролювати виконання бюджетів, вчасне подання звітності, стежити за тим, щоб у ній не було помилок, аналізувати процеси та їхній вплив на фінансову ефективність бізнесу. Ну і загалом робота фінансиста має бути направлена на зростання вартості бізнесу та зростання вартості компанії.
Щодо конкретних механізмів перевірки фінансиста, то тут важливо налагодити комунікацію та звірити розуміння основних позицій. Можна поставити кілька запитань, наприклад, що таке метод нарахування, як потрібно зводити звіт про прибутки та збитки, як формуються доходи та витрати, як перерозподілити оверхед-витрати, фіксовані витрати бізнесу, як їх перерозподілити для розрахунку собівартості та як це впливає на ціноутворення. Це допоможе з’ясувати, як і з яким підходом він складатиме прогнози, бюджети та фінансові моделі.
Адекватний фінансист роздаватиме завдання департаментам, а також матиме операційні плани, на які потім уже накладатимуться цифри. Крім того, він дивитиметься на речі радше песимістично. Такий спеціаліст виваженіше ставитиметься до ризиків і завжди думатиме про те, як їх уникнути.
Ну і автоматизація процесів – без неї хороший фінансист просто неможливий. Якщо немає автоматизованої системи звітності або автоматизованих таблиць і фінансист над цим не працює, це може створити серйозні проблеми під час передання справ і спровокувати витрати часу на збирання інформації і monkey work.