Словить онлайн: зачем нужно цифровое рабочее место

Пандемия изменила наше представление о работе – ее графике и формате. Большинство офисов перешли в онлайн и не планируют возвращаться к прежнему режиму. Как может работать цифровое рабочее место и как его правильно организовать, рассказал Mind директор департамента IT-решений Konica Minolta Ukraine, резидент Reactor.ua Евгений Постольник. 

Digital Workplace – экосистема, которая удовлетворяет новые потребности бизнеса. С помощью технологий и облачных решений цифровое рабочее место убирет коммуникационные барьеры между отделами, предоставляет удаленный и безопасный доступ к корпоративной информации, помогает работать с документацией и общаться с коллегами, находясь за пределами офиса.

[INSERT_BLOCK_PROMO_REACTOR]

За последние полтора года физическое присутствие в офисе отошло на второй план: стерлась грань между офлайном и онлайном. Теперь местом работы может быть дом, кофейня, пляж или дача – главное иметь беспрерывный доступ к интернету. Раньше удаленная работа была прерогативой ІТ-компаний, теперь понятие рабочего места изменилось для всех сфер. Прошлый год стал годом трансформаций – сегодня мало просто иметь возможность быть на удаленке, важно оставаться эффективным, работая отовсюду.

Зачем нужно цифровое рабочее место?

Цифровое рабочее место позволяет коммуницировать и быть продуктивнее. В единой цифровой инфраструктуре все вопросы решаются быстрее.

• Согласование и хранение документов. До карантина сотрудникам большинства компаний приходилось пробежаться по офису, найти свободную минуту у ответственных коллег, показать им документы и собрать подписи. Во время удаленной работы все сотрудники находились в разных местах, поэтому приходилось искать возможности для согласования онлайн – скорее всего документ пересылали ответственным людям по электронной почте или в мессенджерах. Если компания уже использует Microsoft 365, значительно ускорит этот процесс его автоматизация с помощью Power Automate. Инструмент позволяет строить и более сложные процессы согласования с условиями и настраивать путь документа от его создания до обработки и безопасного хранения после подписания.
• Встречи. Единая цифровая корпоративная среда дает возможность посмотреть расписание коллег: встречи, командировки, отпуск, а также расписание переговорных комнат, если они зарегистрированы в системе. Надобность записывать встречи в блокноте отпала – нужно выбрать свободное время сотрудника, помещения и митинг добавятся в календарь автоматически, независимо от того, какой инструмент для видеовстречи вы будете использовать. 
• Управление данными. Решения и платформы дают инструменты для синхронизации рабочих файлов, данных и пользователей. В едином корпоративном цифровом пространстве доступ к рабочему контенту можно получить с любого устройства и в любое время. Хорошим примером является система M-Files – гибкая корпоративная платформа, которая позволяет управлять файлами в любой системе или репозитории, в облаке или на сервере, со смартфона или ПК.
• Планирование. Работа в одном месте с 9 до 18 стала анахронизмом. Сегодня компаниям важны задачи, которые решает сотрудник, а не время и место их выполнения. Поэтому доступ к рабочим инструментам 24/7 – важная составляющая удаленной работы: Microsoft 365 или Google Workplace решают эту задачу. 
• Быстрый поиск. Достичь идеального порядка в хранилищах и файлах почти нереально – людям свойственны ошибки. Часто файлы и информация хранятся в разных системах и директориях, часть в облаке, часть на сервере, часть в личных ПК. По нашим подсчетам типичный офисный сотрудник тратит два часа в день на поиск необходимого контента. С помощью решений для умного корпоративного поиска найти нужную информацию можно за считанные секунды. Например, для DokoniFind нет разницы, где находится информация, которую вы ищете – во вложениях электронной почты, просканированных документах, на веб-портале SharePoint, в физических хранилищах вашей компании, в облаке или других директориях. Решение индексирует и распознает содержание файлов в любом формате – тексты, таблицы, отсканированные pdf-файлы или изображения с текстом.

Безопасность превыше всего

Главный столп цифрового рабочего места – это расширение безопасности для гибридного офиса. Удаленная работа требует особого внимания к защите информации: кибератаки несут репутационную угрозу и колоссальные убытки для больших и маленьких компаний, поэтому корпоративная система должна быть неуязвимой.

В 2020 году в результате кибератаки на Facebook были похищены данные более 267 млн пользователей, а в Twitter были взломаны аккаунты Билла Гейтса, Илона Маска, Барака Обамы, Канье Уэста и корпоративные аккаунты Apple и Uber.

Рабочее пространство сотрудника компании – ІТ-инфраструктура, офисные устройства и системы видеонаблюдения – должно быть защищено. Компании, которые не обеспечивают удаленный доступ к внутренней сети через VPN, создают идеальные условия для хакерских атак, ведь защита систем вне корпоративной сети легче поддается взлому.