Удалёнка – не помеха: как бизнес переносит процессы в онлайн

Украинские компании переживают карантин по-разному: одни ждут лучших времен, другие с трудом справляются с возросшими объемами работы. Но объединяет нас всех одно – необходимость держаться друг от друга подальше. При переходе на удаленную работу предприятия сталкиваются с разными вызовами, характерными именно для их индустрии. Mind в партнерском материале с «Киевстар» выяснял, в чем специфика разных направлений, как справляться с челленджами в каждом случае и какими инструментами мобильный оператор помогает бизнесу в рамках концепции «Офис там, где вы».

Небольшой колл-центр, который обслуживает на аутсорсе несколько интернет-магазинов и исследовательских проектов. Бизнес запускался несколько лет назад, и основатель не поскупился на собственную инфраструктуру и обеспечение условий для работы оборудования (кондиционирование помещений, электроэнергия, выделенный интернет-канал). На данный момент оборудование частично устарело. IT-департамент представлен одним администратором, который по мере необходимости переводит проекты в облако.

После наступления карантина розничная торговля резко перешла в онлайн, потребность в услугах колл-центра выросла.

Вызовы

Обеспечить обслуживание текущих клиентов удаленно, а также увеличить количество рабочих мест в связи с возросшей нагрузкой.

Совет телеком-эксперта

Когда увеличивается нагрузка на онлайн-магазины, виртуальные и облачные ресурсы и мощности приходят на помощь. Мы рекомендуем начать с виртуальной мобильной АТС – облачной телефонной станции, с помощью которой можно обойтись без установленного оборудования в офисе компании, его монтажа и обслуживания, использовать облачные мощности мобильного оператора. Виртуальная АТС может объединить стационарную и мобильную связь в единой виртуальной  программной среде на облачных мощностях провайдера. Это позволяет настроить работу своего колл-центра таким образом, что ни один звонок не будет пропущен и ни один клиент не останется без внимания. С виртуальной АТС номера менеджеров колл-центра можно интегрировать в CRM-системы компании. Также для удаленной работы колл-центра пригодится запись разговоров, статистика вызовов, сервис Smart Conference для дистанционных совещаний с участием до 128 человек. Сервис разворачивается на оборудовании мобильного оператора и не требует затрат на покупку или аренду дополнительного. На развертывание CRM-системы и виртуальной АТС потребуется не больше одного дня. Отзывы наших бизнес-клиентов подтверждают, что с виртуальной мобильной АТС нагрузки на колл-центры снижаются, сокращаются финансовые затраты, а главное – сотрудники сохраняют свои рабочие места и не уходят в неоплачиваемый отпуск.

Международные корпорации лучше многих на рынке готовы к удаленной работе.  Корпорация «Добро Inс» давно перевела свои процессы в облако. А IT-департамент следит за тем, чтобы сотрудники получали необходимое для их работы ПО, когда оно требуется. Безопасное подключение к корпоративным ресурсам обеспечивается благодаря VPN. По сути, удаленная работа не стала для корпорации большой проблемой, но кое-какие сложности все-таки появились.

Вызовы

В период удаленной работы резко возрастает потребность в связи, в частности проведении групповых звонков, а также онлайн-конференций с большим количеством участников.

Совет телеком-эксперта

Это правда, что большие корпорации оказываются более готовыми к вызовам удаленного графика сотрудников, поскольку все необходимое оборудование для работы из дома компания предоставляет по умолчанию. Важно лишь наладить операционные процессы, связь между проектными группами, регулярные онлайн-совещания и контроль за выполнением задач. В этом поможет пакет лицензионных программ Office 365, в который включены электронная почта бизнес-уровня Exchange c объемом почтовых ящиков сотрудников до 50–100 ГБ, платформа для организации корпоративного сайта SharePoint, индивидуальное хранилище OneDrive для каждого пользователя объемом от 1 ТБ с возможностью совместного доступа к файлам и работы с ними  и множество других программ для совместного использования и работы над проектами в режиме реального времени. Что еще важно – оставаться на связи и проводить онлайн-совещания. С Teams можно организовывать групповые видеозвонки, загружать и предоставлять всем участникам доступ к документам или материалам в режиме реального времени, разрешать совместную работу над файлами. Пакет Office 365 уже включен в большинство тарифов для бизнеса от «Киевстар», а специалист мобильного оператора поможет подключить услугу. VPN, которым уже пользуется компания, может быть полезен и для того, чтобы обеспечивать бесперебойный доступ сотрудников к различным защищенным IT-системам компании: СRM, базам данных, интернету, облачным службам.

В последние годы спрос на IT-курсы в Украине был высоким и стабильным, несмотря на большое количество предложений и высокую конкуренцию в сегменте. Те, кто хотел переключиться на более денежную и престижную профессию, предпочитали офлайн-образование. Студенты могли получить возможность взаимодействия с преподавателем и группой, реальные задачи из жизни, что позволяло лучше углубляться в материал. Поэтому курсы «IT для всех» стабильно собирали полные залы слушателей и пользовались спросом.

Но карантин внес изменения в работу и таких курсов, так как очное взаимодействие стало невозможным. Сотни лучших мировых вузов сделали бесплатными собственные онлайн-программы. Это значит, что конкуренция стала более жесткой.

Вызовы

Первым делом нужно организовать подготовку качественного контента в сжатые сроки. Можно, конечно, оперативно снять видео на телефон. Но если для оплативших  курсы этот вариант может быть приемлемым, то для привлечения новых слушателей кустарное видео не подойдет. Нужна красивая картинка в кадре, монтаж, работа дизайнера. То есть дорогой сотрудник, мощное железо и недешевые лицензии на софт.

Вторая проблема – работа на площадках. К счастью, сегодня уже есть ряд платных и бесплатных платформ для образовательных курсов. Они позволяют размещать видео- и текстовый контент, оставлять вопросы преподавателю, общаться с однокурсниками на форумах, принимать платежи.

Чтобы заливать видео на эти ресурсы или транслировать его онлайн, нужна гарантированная высокая скорость и стабильность подключения. Но еще важнее – единая платформа для совместной работы лекторов и студентов.

Совет телеком-эксперта

Удастся ли перевести весь преподавательский состав на 100% на работу из дома, зависит от того, насколько лекторы оснащены всем необходимым в домашних условиях: есть ли устройство для проведения вебинара, хватит ли скорости домашнего интернета и так далее. Возможно, для компании будет удобнее организовать все необходимое в офисе и составить график лекций и визитов в офис для лекторов. А студентов перевести в онлайн-режим: проводить вебинары, создать чаты для обмена заданиями и папки для хранения учебных материалов, реестры и прочие отчетные документы. Для перевода обучения в онлайн-режим абонентам «Киевстар» достаточно подключить услугу «Office 365 для бизнес-клиентов». Пакет с лицензионными программами позволит наладить видеосвязь через приложение Teams для 250 участников одновременно с возможностью записи. С хранилищем SharePoint администраторы курсов и лекторы смогут организовать внутренний сайт компании, публиковать актуальную информацию, а также хранить и обмениваться данными для лекций. В распоряжении лекторов и студентов – более 1ТБ объема памяти хранилища.

Аутсорсинговая компания с одним из офисов в Украине и заказами по всему миру. В компании работают несколько команд над разными проектами. Разработка давно происходит в Azure. Некоторые сотрудники физически не привязаны к своему офису. Другие проекты включают в себя работу с чувствительными персональными данными пользователей, поэтому клиент выставляет украинскому партнеру повышенные требования по безопасности. Каждые две недели у проектов компании выходят релизы новых версий. Для этого QA должны провести разные виды тестирования, в том числе нагрузочное, для которого нужны повышенные ресурсы. Но так как компания пользуется облаком Azure, это не составляет для нее труда.

Вызовы

Обеспечить сотрудникам стабильный и быстрый доступ в интернет, гарантировать заказчику соблюдение всех требований по безопасности и конфиденциальности.

Совет телеком-эксперта

Когда в компании остро стоит задача размещать свои данные в пределах Украины, то речь идет о соответствии регуляторным требованиям и требованиям корпоративной информационной безопасности. Предлагая клиентам решение Azure Stack with Kyivstar, мы предоставляем доступ к тем же привычным службам глобальной Azure, но клиент размещает свои данные на территории Украины. Таким образом, IT-разработчику доступны все преимущества инструментов глобальной платформы Microsoft Azure, а также мощности дата-центра и телеком-возможности мобильного оператора. Альянс двух корпораций – Microsoft и «Киевстар» – обеспечивает уровень надежности и конфиденциальности, который отвечает международным требованиям и нормам корпоративной информационной безопасности.

В агентстве работают около 30 человек. Команда достаточно сплоченная и мотивированная для удаленки. График работы в агентстве всегда напряженный, поэтому закончить презентацию дома, поработать в кафе на выходных, обсудить с коллегами идеи за ужином или в пробке по дороге домой – не проблема.

Команда отлично разбирается в современных решениях и технологиях, использует бесплатные сервисы вроде Trello для задач, Telegram – для общения и координации. С  клиентами многие задачи обсуждаются в мессенджере. Документы готовятся в Office 365, который можно легко масштабировать под возросшие потребности сотрудников. Для разработки креатива также используется софт, который доступен онлайн. Больше всего привязаны к офису дизайнеры и те, кто работает с видеопродакшеном, так как им нужны дорогие профессиональные мониторы и рабочие станции.

Вызовы

Если раньше собраться на брейн-шторминг можно было большой командой в «переговорке», то теперь – только онлайн. Нужна возможность звонить со смартфона через мобильный интернет, так как фиксированный доступ страдает у многих сотрудников. 4G-покрытие в городе хорошее. Компания оплачивает сотрудникам мобильную связь.

У тех, кто занимается производством мультимедийного контента, зачастую дома есть мощные ноутбуки и нужный софт, но все равно компания должна предоставлять им доступ к этим ресурсам через облако и брать за это расходы на себя.

Ресурсы у украинского бизнеса не резиновые, особенно в кризис, когда никто не знает, что будет с заказами завтра. Соответственно, компания заинтересована найти пакетное предложение, где будет максимум возможностей и хорошая скидка.

Совет телеком-эксперта

Малый и средний бизнес и в обычное время предпочитают пакетные решения, которые закрывают несколько операционных вопросов. Мы как раз концентрируемся на том, чтобы клиент получил у «Киевстар» целый спектр услуг – от голосовой связи, мобильного и фиксированного интернета до облачных решений. При этом многие услуги и сервисы включены в тарифные планы для бизнеса, что существенно экономит клиенту время и деньги. В данном случае мы рекомендуем пакет лицензионных программ Office 365, пользование которым уже включено в большинство тарифных планов для бизнеса Smart от «Киевстар».

Пакет наполнен всеми необходимыми функциями для бесперебойной работы. Например, почтовый сервис Exchange с объемом почтового ящика от 50 ГБ доступен с любого вида устройства. Кстати, приложение Trello, как и многие приложения других провайдеров, можно скачать из маркетплейса Teams. Вообще, Teams – это коммуникационная площадка с богатым набором служб и функций для работы с проектами и командными задачами. Кроме того, это полноценный конференц-сервис с возможностью подключить на видео-звонок 250 участников. А для совместной проектной работы или работы с файлами одновременно несколькими пользователями в пакете предусмотрены все привычные программы: текстовый редактор, приложения для работы с таблицами и создания презентаций, индивидуальное хранилище OneDrive с 1ТБ на одного пользователя. Доступ к файлам и папкам можно предоставлять коллегам, что существенно облегчает работу с файлами и нет необходимости пересылать друг другу материалы – правки и изменения в документе видны в режиме реального времени.

Несмотря на то что разным компаниям удаленная работа бросает разные вызовы, многие вещи сегодня технически реализуемы и не потребуют значительных инвестиций. А пакетные предложения и техническая поддержка специалистов от провайдеров услуг позволят сократить расходы и время на подключение возможностей для удаленной работы.