От 7 тендерных комитетов до 12 уполномоченных лиц: успех «Укрэнерго» в закупках

В прошлом году Национальная энергетическая компания «Укрэнерго» стала заказчиком около 2 000 закупок на общую сумму более 2,8 млрд гривен. И все они осуществляются с помощью системы Prozorro. О том, как компания стала одной из первых в реформировании собственных закупок – читайте в интервью с Мариной Безруковой – членом правления НЭК «Укрэнерго».

1. Вы одними из первых в Украине перешли к электронным закупкам. Что именно этому способствовало?

Ежегодно Национальная энергетическая компания «Укрэнерго» закупает товары, работы и услуги на суммы около 3,0 млрд грн. Закупки становятся эффективными, если руководство компании в этом заинтересовано и имеет четкий вектор на прозрачность, экономию и честную конкуренцию. Подписание в марте 2015 года Меморандума о построении в Украине прозрачной и эффективной системы государственных закупок стало первым шагом на пути к реформированию закупочной деятельности компании.

Уже в апреле 2015 года мы начали тестовую эксплуатацию системы электронных закупок Prozorro, поэтому на момент введения в действие Закона Украины «О публичных закупках» с 1 апреля 2016 НЭК «УКРЭНЕРГО» на все 100% была готова к проведению электронных тендеров. Государственная программа реформирования госзакупок стала предпосылкой трансформации закупочной функции компании. Реформа – это процесс, за которым стоят люди, и если ты берешь на себя ответственность, то обязательно достигнешь поставленных целей.

2. Каких результатов удалось достичь за 6 лет работы? Как менялась и совершенствовалась ваша система?

Прежде всего у нас в закупках была создана очень активная команда. Мы постоянно изучаем опыт международных компаний, анализируем свою деятельность и формируем задачи по развитию системы закупок. Сначала закупки оставались децентрализованными – 7 тендерных комитетов (108 должностных лиц) в разных регионах Украины не давали возможности достичь желаемой эффективности закупочного процесса. Поэтому в 2017 году состоялась централизация закупочной функции и был введен Институт уполномоченных лиц – 12 профессионалов стали единым центром и ключевым драйвером реформ. Централизованные закупки – это дисциплина, порядок, унифицированный подход, автоматизация процессов и эффективный способ сокращения затрат и ресурсов на закупку товаров и услуг, используемых всеми подразделениями компании.

«Централизованные закупки – это дисциплина, порядок, унифицированный подход, автоматизация процессов и эффективный способ сокращения затрат и ресурсов на закупку товаров и услуг, используемых всеми подразделениями компании».

В 2018 году состоялась реорганизация организационной структуры компании и была создана Дирекция управления цепями поставок, задача которой состоит в том, чтобы построить новую систему стратегического взаимодействия со всеми заинтересованными сторонами, объединенную информационными, денежными и товарными потоками. Изменения, которые мы внедряли в течение последних 5 лет, всегда поддерживались руководством компании. Без этой поддержки построить эффективные механизмы закупок было бы невозможно.

Следующий 2019 год отличился для компании трансформацией закупочной функции, в частности была внедрена система категорийного менеджмента. Произошло объединение функций закупщика, логиста и маркетолога, при котором управление цепью поставок из множества отдельных сегментов трансформировалось в единый интегрированный процесс. Категорийный менеджмент охватил весь цикл закупки:

Среди ключевых нововведений – новый формат коммуникации с бизнес-партнерами до начала проведения процедур закупок и по результатам их проведения. В частности – начата традиция проведения открытых семинаров и презентаций по предмету закупки, информирование поставщиков с учетом их специфики об определенных позициях в годовом плане закупок, персонализированные уведомления-приглашения на торги со ссылкой на объявление в электронной системе закупок Prozorro.

По результатам проведения закупки, как после заключения договора, так и отмены торгов, проводится анализ и предоставляется обратная связь каждому участнику закупки.

«Важным событием в сфере закупок НЭК «УКРЭНЕРГО» стало налаживание сотрудничества с британским институтом профессионального обучения в сфере закупок, снабжения и логистики Chartered Institute of Procurement and Supply».

В 2020 году важным событием в сфере закупок НЭК «УКРЭНЕРГО» стало налаживание сотрудничества с британским институтом профессионального обучения в сфере закупок, снабжения и логистики CIPS (Chartered Institute of Procurement and Supply) по программе Procurement Excellence CIPS. НЭК «УКРЭНЕРГО» стала первой в Украине компанией, которая получила сертификат соответствия системы закупок стандартам CIPS. Как следствие – ожидается повышение операционной эффективности и усиление конкурентных преимуществ компании на международном рынке благодаря повышению прозрачности закупок.

3. Какие объемы закупок компания осуществляет сегодня?

В процессе ежегодного планирования операционной и инвестиционной деятельности центрами затрат с помощью справочника унифицированных номенклатур формируются потребности в закупке определенных товаров, работ и услуг. Центры затрат – это все структурные подразделения аппарата управления и обособленных подразделений НЭК «УКРЭНЕРГО», которые в пределах установленных лимитов (финансового плана компании) инициируют проведение торгов и предоставляют заявку для включения потребности в годовой план закупок. В этом году бюджет «Укрэнерго» составляет около 2,0 млрд грн – это более 2800 позиций плана.

4. Сколько удалось сэкономить компании за это время?

Мы ведем статистику по годам, отслеживая общую сумму сэкономленных средств и средний процент экономии за каждый год работы с системой публичных закупок. В общем реформа помогла нам сэкономить за все время огромную сумму – почти 1,36 млрд грн. Подробные данные приведены в таблице ниже.

5. Как сегодня в компании осуществляются закупки?

Главные составляющие нашей успешной работы сегодня – это своевременное планирование, эффективное управление закупками и четко выстроенная логистика. В структуру Дирекции управления цепями поставок входят:

1. Департамент методологии и аналитики закупок. Он обеспечивает планирование, мониторинг и контроль на всех стадиях закупочного процесса.
2. Департаменты, осуществляющие централизованные закупки товаров, работ и услуг для нужд «Укрэнерго» в рамках подчиненных категорий. Сейчас их существует три, и в них входят по два категорийных отдела.
3. Региональные центры организации закупок (РЦОЗ). Таких центров у нас 6 и они обеспечивают потребности регионов, управляют складским хозяйством компании и производственными запасами.

Наши внутренние заказчики, функциональные подразделения компании – дирекции по направлениям, центры затрат – делегировали свои полномочия и ответственность за закупочный процесс Уполномоченным лицам, которые одновременно выполняют функции категорийных менеджеров. Все виды товаров, работ и услуг разделены на шесть отдельных категорий:

Категоризация – это важный инструмент стратегического сорсинга (категорийного менеджмента), который связывает бизнес-цели компании, поставщиков и рынки. Мы построили новую модель закупочной функции.

Новая трансформирована модель закупочной функции

Планирование закупок:

1. Определение потребностей.
2. Определение основных параметров закупки.
3. Исследование рынка.
4. Контроль ценовых/стоимостных рисков.
5. Формирование круга потенциальных поставщиков.
6. Составление профиля категории.
7. Разработка стратегии закупки.
8. Утверждение Годового плана.

Управление закупками:

1. Закупки на Prozorro.
2. Проведение конкурсного отбора поставщиков (процедурные закупки, допороговые/упрощенные закупки, маркетинговые исследования).
3. Соответствие требованиям законодательства.
4. Заключение и сопровождение договоров.
5. Сотрудничество с поставщиками на условиях партнерства.

Управление запасами:

1. Прием ТМЦ на склады по количеству и качеству.
2. Организация перемещения, перевозки, разгрузки, складирования ТМЦ.
3. Организация процесса выбытия запасов со складов.
4. Контроль учета неликвидов.
5. Реализация вторсырья и металлолома в Prozorro.Sale.

В наше время недостаточно просто найти нужный товар и поставщика. Категорийный менеджер отвечает за всю цепочку поставок – от заявки до полного исполнения обязательств по договору. Критериями качества работы являются рентабельность категории и достижение плановых показателей эффективности (финансовых и качественных).

6. Каковы ключевые принципы закупочной деятельности компании?

Ключевым инструментом эффективной закупочной деятельности является кросс-функциональная командная работа, когда внутренние заказчики (структурные подразделения компании), методологи, закупщики и логисты работают как одно целое. Такая форма работы позволяет идентифицировать требования внутреннего заказчика, максимально используя опыт, знания и навыки вовлеченных в процесс закупок сотрудников, и учесть интересы как отдельной бизнес-функции, так и всего бизнеса в целом, найти правильный баланс.

Мы определили ключевые принципы и поставили цели, которым должна соответствовать новая трансформированная модель закупочной функции.

Ключевые цели системы закупок компании:

1. Обеспечение прозрачности и контролируемости закупок.
2. Планирование и контроль актуальности потребностей.
3. Унификация и стандартизация бизнес-процессов планирования, закупок и сопровождения договоров.
4. Оптимизация расходов на закупку товаров, работ и услуг.
5. Соответствие требованиям законодательства.

7. По каким критериям вы оцениваете поставщиков?

Эффективная закупочная деятельность компании напрямую зависит от прозрачности партнерских отношений с поставщиками. НЭК «УКРЭНЕРГО» использует сформированную базу данных поставщиков, которая постоянно обновляется благодаря маркетинговым исследованиям и электронной системе закупок Prozorro. Для оценки используем следующие критерии:

1. Регулярность и надежность поставки.
2. Качество товаров, услуг или работ.
3. Цена и условия оплаты.
4. Финансовые показатели, кредитоспособность.
5. Наличие примененных ОХС (оперативно-хозяйственных санкций), совершение антиконкурентных согласованных действий, касающихся искажения результатов тендеров, судебных споров.
6. Деловая репутация.

При сегментации поставщиков особое внимание уделяется деловой репутации бизнес-партнеров, что обусловлено высоким уровнем рисков наличия на рынке недобросовестных участников. НЭК «УКРЭНЕРГО» придерживается принципа нулевой толерантности в отношении коррупции, и основная роль в этом возложена на категорийных менеджеров. Именно они обеспечивают достойное представление интересов компании в отношениях с бизнес-партнерами, поддерживая репутационный имидж компании.

«НЭК «УКРЭНЕРГО» придерживается принципа нулевой толерантности в отношении коррупции, и основная роль в этом возложена на категорийных менеджеров».

Для руководителей, которые хотят имплементировать современные подходы к закупкам и управлять процессом изменений, важно разработать стратегию взаимодействия с контрагентами, что способна создать ценность для компании.

8. Как выбирали площадку для собственной работы?

В апреле 2015 года из ключевых закупщиков компании была создана рабочая группа, которая сразу начала тестовую эксплуатацию информационно-телекоммуникационных систем электронных закупок Prozorro с помощью различных существующих в то время авторизованных электронных площадок. По завершении тестирования команда НЭК «УКРЭНЕРГО» выбрала SmartTender.biz – как очень удобный и функциональный инструмент проведения закупок. Площадка предлагает не только удобный интерфейс и техническую поддержку, но и полезную аналитику и дополнительные сервисы, которые делают процесс закупок более эффективным.

«После централизации функции закупок компании специалисты SmartTender объединили все кабинеты отдельных подразделений в один электронный кабинет».

Кроме того, команда SmartTender быстро и качественно организовала присоединение обособленных подразделений НЭК «УКРЭНЕРГО» к работе в формате онлайн-торгов. В итоге мы получили единую прогрессивную платформу электронных закупок, которая гарантирует качественное сопровождение и обеспечивает постоянное технологическое развитие. После централизации функции закупок компании специалисты SmartTender объединили все кабинеты отдельных подразделений в один электронный кабинет, в котором менеджер закупки с помощью фильтров находит все свои процедуры и имеет возможность создать персональные настройки для удобной работы и поиска.

9. Какие планы и перспективы развития закупок компании? Какие крупные тендеры ожидаютсяни та перспективи розвитку закупівель компанії? Які великі тендери очікуються?

В условиях адаптации украинской энергосети и законодательства к мировым стандартам и тенденций мы стремимся внедрять новые инновационные подходы к закупочной деятельности. Наша цель – создать инструментарий для устойчивого развития нашей системы закупок. Раньше, согласно правилам проведения тендеров, мы использовали единственный критерий – цену. При этом, если посмотреть на структуру стоимости, то получается, что цена объекта может составлять лишь определенный процент от общего объема расходов на закупочную потребность. Сюда можно отнести монтаж/демонтаж, расходы на техническое обслуживание, ремонт и комплектующие части, расходы на энергоносители и т.д. – все товары, работы и услуги, которые закупаются компанией, имеют свой жизненный цикл.

«Если посмотреть на структуру стоимости, то получается, что цена объекта может составлять лишь определенный процент от общего объема затрат на использование товара».

С момента вступления в силу новой редакции Закона Украины «О публичных закупках» стоимость жизненного цикла – это новый критерий оценки предложений. Это положительные изменения в законодательстве, поскольку одной из важных задач закупки является создание условий не только для экономии средств, но и для обеспечения выгодного соотношения между ценой и качеством, сроками эксплуатации товаров и экологическими критериями. В то же время применение критерия стоимости жизненного цикла не должно приводить к недобросовестной конкуренции и/или дискриминации участников. Сейчас мы рассматриваем различные варианты для правомерного применения такого критерия.