Управляемая адаптация: основные шаги для стабилизации бизнеса в период неопределенности

Пандемия коронавируса является одним из крупнейших вызовов для бизнеса в современном мире. Она охватила все аспекты бизнеса – от отраслевых событий до глобальных цепочек поставок. Вместе с «коронакризисом» бизнес сейчас переживает «кризис адаптации», учась – быстро или медленно, легко или с потерями – работать и получать прибыль в новых условиях.

О том, как адаптивный менеджмент изменений помогает пережить кризис и какие основные шаги должен предпринять бизнес в этот период, рассказал Mind коммерческий директор направления NON FOOD компании BERTA group Иван Даниленко.

Эти слова одного из самых успешных мировых бизнесменов должны помнить все, кто прибегает к адаптивным изменениям. Сохранение внешнего ореола стабильности является в нынешней ситуации основным моментом. Ведь понимание того, что ваша компания остается стабильной в период кризиса, – своеобразный успокаивающий фактор для сотрудников, партнеров и рынка. Имидж компании, партнеры и отношения с ними являются ключевыми драйверами и помощниками в плане изменений. Сегодня эти активы важны, как никогда, а работу по этим направлениям необходимо проводить ежедневно.

Положительная информация – это ключ, который сегодня открывает все двери. Весомый инструмент в поддержании имиджа – создание положительного информационного потока, направленного на бизнес-партнеров: презентация компании, итоговые встречи с партнерами на системной основе (не реже одного раза в год). Вид презентации и процесс подготовки к встрече сегодня становится критически важными для коммуникации с партнерами. Стоит сосредоточиться на создании презентации компании с акцентами на стабильность и развитие, а также на современные IТ-решения. Вся информация должна быть качественной и правдивой. Усиление профессиональными промороликами компании или ее продукции в YouTube даст максимальный эффект.

Онлайн-презентация воспринимается также на уровне реальной встречи и, скорее всего, 50% встреч в будущем будут именно такими.

SMM-отдел должен генерировать вдвое больше контента, направленного на позиционирование компании.

Поскольку физических пространств для обмена информацией во время пандемии практически нет, участие менеджеров в онлайн-конференциях и периодические выступления на них являются индикатором активности компании в деловом пространстве и заинтересованности в развитии.

Коммуникация с ключевыми партнерами и работниками становится приоритетом на весь период кризиса или ограничений в компании. Ведь дефицит информации обязательно будет заполняться фантазиями конкурентов и работников. Поэтому лучше избегать таких ситуаций, чем позволять им «играть» против компании.

Внешняя среда и прогнозирование сценариев

Отслеживание внешних факторов и индикаторов является ключевой задачей менеджмента в период изменений. Учитываются прежде всего следующие факторы, которые могут повлиять на деятельность компании:

• экономические тренды;
• валютные колебания;
• экспертная аналитика рынка;
• потребительские настроения;
• законодательные документы и нормативно-правовые акты власти различных уровней;
• информация, полученная от партнеров и конкурентов.

Последнее является собенно важным. Ведь в период неопределенности размывается само понятие конкуренции, поэтому общение с ключевыми партнерами и конкурентами и анализ полученной информации (так же, как конкуренты будут анализировать данные, полученные от вас) способствует стабилизации рынка.

Из важных аспектов активности в информационном пространстве стоит выделить следующие:

• реакция на каждую важную информацию «с полей» и обработка обратной связи;
• сбор «показателей жизнедеятельности» конкурентов;
• уход от привычных каналов получения информации и поиск альтернативных источников.

После сбора информации следует создать карту сценариев плана действий по каждому подразделению. Во всех сценариях необходимо учесть возможности возникновения критических моментов или точек конфликта. Сценарий может и не состояться, но сам процесс подготовки к нему подтверждает готовность к последствиям и уменьшает риск потенциальных потерь.

Одним из последних толчков к разработке новых сценариев стало введение «карантина выходного дня». Некоторые мэры пошли против системы, выдав разрешение на работу в выходные дни. Работать или нет – все равно решать предпринимателям и компаниям, которые готовы общаться и опротестовывать протоколы со штрафами, выписанными полицией. Однако внедрение краткосрочных ограничений в выходные дни создало узкие места контакта огромного количества людей с вирусом.

Например, фудовые маркеты национальных сетей, где очереди выстраивались на улицу. Этот сценарий государства не имел экспертной оценки или прогнозов, он уменьшил поступления налогов в бюджет и в конечном итоге этот эксперимент был признан не оправдавшим себя. Следующий вызов для бизнеса – карантин в период новогодних и рождественских праздников, поэтому уже сегодня необходимо составить план действий.

NB: умейте отличать актуальную и нужную информацию от внешних «вбросов» конкурентов и мнений псевдоэкспертов. Сегодня включение критического мышления при анализе любой информации важно, как никогда.

Сохранение человеческого капитала и адаптация к новым условиям работы

Несмотря на то что кризис отправила на улицу большое количество кадров, которые увеличили конкурентную среду на рынке кандидатов, люди остаются ценным ресурсом и приоритетом для сохранения компании. Сегодня найти хорошего специалиста в направлении продажи или закупки стало гораздо проще, чем год назад. Однако это не значит, что пришло время переоценки и замены команды. Переосмысление ролей происходит и со стороны работодателя, и со стороны работника. Многозадачность и увеличение эффективности воспринимаются лучше в условиях потенциальной потери работы.

Самоорганизация – это ключевой фактор в принятии решения в отношении сотрудников, которых планируют перевести на удаленный режим работы. В 70% случаев этот шаг увеличивает эффективность работы и уменьшает затраты как работника, так и компании. Но есть люди, которые не могут адаптироваться и теряют концентрацию, постоянно отвлекаясь на быт и семью. Их лучше оставить в офисе или создать отдельный график выхода на работу.

Наша компания начала «удаленку» с эксперимента. Сначала поделили работников на контактные группы и выводили их по очереди в офис. Впоследствии, убедившись в том, что эффективность работы не страдает, перевели большинство на удаленный режим.

Полезные советы:

1. Дайте вашим работникам необходимую информацию и возможность общаться. Информационное поле и общение в условных группах очень важно для людей, которых объединяет бизнес. Введите системное информирование об изменениях и новостях в компании и на рынке в целом. Получение информации, участие в обсуждении плана действий для людей, работающих удаленно, критически важно, так как в это время они черпают информацию из СМИ и садятся на потоки мессенджеров, где в большинстве генерируется негативный контент. Создание позитивной атмосферы и дополнительных пространств для общения работников – одна из ключевых задач руководителя.
2. Проводите запланированы совещания и короткие сборы в удаленном режиме чаще, чем это было в обычный период. Обратите внимание, что во время проведения видеоконференций важно наличие включенного видео, освещения и правильно выбранных мест для трансляции. Люди должны быть готовы выйти в онлайн в течение 10 минут. Такая готовность будет подтверждать активность и вовлеченность ваших работников. Если ваш бизнес связан с продажами, то самое время уделить внимание продуктивным тренингам и обучению. Привлекайте партнеров-поставщиков для обучения и восстановления информации по профессиональным компетенциям.

NB: для некоторых бизнесов, которые перешли в «режим сохранения» и провели вынужденную оптимизацию, это удобное время посмотреть в сторону аутсорсинга некоторых функций – IT, HR, бухгалтерии, аналитики. Важно пересмотреть юридические аспекты трудоустройства персонала для оценки рисков в разрывах отношений.

Оптимизация активов и приоритеты в решениях

Первым шагом в подготовке к оптимизации является пересмотр условий контрактов с точки зрения выполнения взаимных обязательств между компанией и поставщиками или клиентами. Как показывает практика, до 40% арендодателей идут навстречу в вопросе изменения условий или отсрочки оплаты.

Также нужно обратить внимание на отклонения от норм и существенные ухудшения условий сотрудничества. Рынок FMCG уже получал «подарки» от продуктовых сетей, таких как «Брусничка» или «ПАККО» – это, напомню, громкие банкротства сетей, после которых многие поставщики понесли убытки. Поэтому следует контролировать сотрудничество с партнерами в таких моментах, как, например, накопления активов или создание дебиторки.

Полезные советы:

1. Выделите клиентов, которые потенциально попадают в группу риска. На фоне подорожания сырья, энергоносителей и товаров некоторые клиенты, надеясь заработать, делают запасы продукции, которые превышают норму, и в большинстве случаев это приводит к прекращению сотрудничества. Дебиторская, кредиторская задолженность, остатки товаров становятся активами для ежедневного исследования.
2. Дайте поручение юридическому отделу провести аудит рисков и возможностей изменения условий контрактов и определить зоны рисков, цели на ближайший период по переговорам и перезаключению контрактов, а также выявить зоны рисков, связанных с комплексным подходом – оценкой прогнозируемых сценариев (инсайдерской информацией), анализом поведения потребителя в предыдущих периодах и определением товаров (активов), которые будут заморожены во время полного локдауна.

Следующим шагом в подготовке к оптимизации является контроль денежного потока – плановый забор дебиторской задолженности (своевременный быстрый возврат средств, быстрая реакция на задержку платежей). В процессе оптимизации ресурсов также важен анализ всех плановых закупок и классификация их по приоритетам:

• срочно;
• по возможности;
• заблокировать.

Необходимо отложить все проекты инвестиций и долговременные проекты, которые не могут принести доходов в ближайшее время. По каждому из этих проектов необходимо провести анализ осуществленных расходов и плановых оплат, а также проанализировать вовлеченность персонала в проекты, которые на данный момент не актуальны.

Еще одним шагом в подготовке к оптимизации является анализ товарных остатков, оборачиваемость и нормы запаса. Важно провести анализ товаров по срокам годности и осуществить возврат поставщикам всех товаров с низким показателем оборачиваемости.

Одна из самых трудных задач для управления компании – создание планового бюджета на год, особенно в разрезе доходной части. Та еще задачка для FMCG-рынка! Развитие национальных сетей, закрытие рынков, ТРЦ, выставок, ресторанов, кафе и т. д. критически влияют на планирование. Бизнес-направление HoReCa уже не смотрят в будущее через «розовые очки». Количество факторов, влияющих на плановые показатели, выросло в разы. Прогнозирование осуществлять крайне трудно, но необходимо.

Post Scriptum

В бильярде есть классическое правило, которое знает каждый начинающий: когда твоя очередь бить по шарам и ты не видишь ни одной интересной комбинации, нужно обойти весь стол кругом и рассмотреть ситуацию с каждой стороны. Что самое интересное – каждый раз после осмотра «на 360 градусов» обязательно появляется результативная комбинация, которая дает серию классных ударов и, как следствие, ведет к победе. Это сравнение очень ярко отражает позицию собственника в бизнесе: чтобы победить, нужно проанализировать ситуацию со всех сторон. Тогда вы обязательно найдете свой победный удар!

Поэтому сохраняйте спокойствие и помните, что есть еще много вещей, которые мы можем контролировать, и всегда найдется способ, который поможет изменить ситуацию.