Словить онлайн: зачем нужно цифровое рабочее место
И чем оно полезно компаниям и командам
Пандемия изменила наше представление о работе – ее графике и формате. Большинство офисов перешли в онлайн и не планируют возвращаться к прежнему режиму. Как может работать цифровое рабочее место и как его правильно организовать, рассказал Mind директор департамента IT-решений Konica Minolta Ukraine, резидент Reactor.ua Евгений Постольник.
Digital Workplace – экосистема, которая удовлетворяет новые потребности бизнеса. С помощью технологий и облачных решений цифровое рабочее место убирет коммуникационные барьеры между отделами, предоставляет удаленный и безопасный доступ к корпоративной информации, помогает работать с документацией и общаться с коллегами, находясь за пределами офиса.
Платформа REACTOR.UA – ваш проводник в мире инноваций.
Мы знаем, как реализовать инновации с учетом лучших практик и в сжатые сроки.
Начните изменения уже сейчас!
За последние полтора года физическое присутствие в офисе отошло на второй план: стерлась грань между офлайном и онлайном. Теперь местом работы может быть дом, кофейня, пляж или дача – главное иметь беспрерывный доступ к интернету. Раньше удаленная работа была прерогативой ІТ-компаний, теперь понятие рабочего места изменилось для всех сфер. Прошлый год стал годом трансформаций – сегодня мало просто иметь возможность быть на удаленке, важно оставаться эффективным, работая отовсюду.
Зачем нужно цифровое рабочее место?
Цифровое рабочее место позволяет коммуницировать и быть продуктивнее. В единой цифровой инфраструктуре все вопросы решаются быстрее.
- Согласование и хранение документов. До карантина сотрудникам большинства компаний приходилось пробежаться по офису, найти свободную минуту у ответственных коллег, показать им документы и собрать подписи. Во время удаленной работы все сотрудники находились в разных местах, поэтому приходилось искать возможности для согласования онлайн – скорее всего документ пересылали ответственным людям по электронной почте или в мессенджерах. Если компания уже использует Microsoft 365, значительно ускорит этот процесс его автоматизация с помощью Power Automate. Инструмент позволяет строить и более сложные процессы согласования с условиями и настраивать путь документа от его создания до обработки и безопасного хранения после подписания.
- Встречи. Единая цифровая корпоративная среда дает возможность посмотреть расписание коллег: встречи, командировки, отпуск, а также расписание переговорных комнат, если они зарегистрированы в системе. Надобность записывать встречи в блокноте отпала – нужно выбрать свободное время сотрудника, помещения и митинг добавятся в календарь автоматически, независимо от того, какой инструмент для видеовстречи вы будете использовать.
- Управление данными. Решения и платформы дают инструменты для синхронизации рабочих файлов, данных и пользователей. В едином корпоративном цифровом пространстве доступ к рабочему контенту можно получить с любого устройства и в любое время. Хорошим примером является система M-Files – гибкая корпоративная платформа, которая позволяет управлять файлами в любой системе или репозитории, в облаке или на сервере, со смартфона или ПК.
- Планирование. Работа в одном месте с 9 до 18 стала анахронизмом. Сегодня компаниям важны задачи, которые решает сотрудник, а не время и место их выполнения. Поэтому доступ к рабочим инструментам 24/7 – важная составляющая удаленной работы: Microsoft 365 или Google Workplace решают эту задачу.
- Быстрый поиск. Достичь идеального порядка в хранилищах и файлах почти нереально – людям свойственны ошибки. Часто файлы и информация хранятся в разных системах и директориях, часть в облаке, часть на сервере, часть в личных ПК. По нашим подсчетам типичный офисный сотрудник тратит два часа в день на поиск необходимого контента. С помощью решений для умного корпоративного поиска найти нужную информацию можно за считанные секунды. Например, для DokoniFind нет разницы, где находится информация, которую вы ищете – во вложениях электронной почты, просканированных документах, на веб-портале SharePoint, в физических хранилищах вашей компании, в облаке или других директориях. Решение индексирует и распознает содержание файлов в любом формате – тексты, таблицы, отсканированные pdf-файлы или изображения с текстом.
Безопасность превыше всего
Главный столп цифрового рабочего места – это расширение безопасности для гибридного офиса. Удаленная работа требует особого внимания к защите информации: кибератаки несут репутационную угрозу и колоссальные убытки для больших и маленьких компаний, поэтому корпоративная система должна быть неуязвимой.
В 2020 году в результате кибератаки на Facebook были похищены данные более 267 млн пользователей, а в Twitter были взломаны аккаунты Билла Гейтса, Илона Маска, Барака Обамы, Канье Уэста и корпоративные аккаунты Apple и Uber.
Рабочее пространство сотрудника компании – ІТ-инфраструктура, офисные устройства и системы видеонаблюдения – должно быть защищено. Компании, которые не обеспечивают удаленный доступ к внутренней сети через VPN, создают идеальные условия для хакерских атак, ведь защита систем вне корпоративной сети легче поддается взлому.
Если вы дочитали этот материал до конца, мы надеемся, это значит, что он был полезным для вас.
Мы работаем над тем, чтобы наша журналистская и аналитическая работа была качественной, и стремимся выполнять ее максимально компетентно. Это требует финансовой независимости.
Станьте подписчиком Mind всего за 196 грн в месяц и поддержите развитие независимой деловой журналистики!
Вы можете отменить подписку в любой момент в собственном кабинете LIQPAY, или написав нам по адресу: [email protected].
