Карантин для многих компаний стал испытанием на прочность, поскольку пришлось переходить на удаленную работу.
О том как перевести весь документооборот на такой формат – в материале "«Удаленные карантином: как дистанционно работать с документами».
Сегодня же о том, как в целом организовать деятельность всей команды не выходя из дома, перейти на удаленку, преодолеть вызовы и сохранить эффективность коллектива, рассказал Mind CEO украинской финтех-компании EasyPay Алексей Авраменко.
Пандемия коронавируса сделала удаленную работу, которая раньше была опцией или преференцией отдельных сотрудников, норму. Это не добровольное, часто стрессовое для бизнеса и людей изменение.
Кто-то уже называет такой формат работы «будущим технологического бизнеса», другие указывают на обратную сторону медали: сотрудники, работающие удаленно, чувствуют себя менее вовлеченными, чаще увольняются и перерабатывают, так как постоянно находятся на связи. К тому же никто пока не тестировал «удаленку» в таких масштабах и в комбинации с социальной изоляцией.
Но выбора пока нет – глобальная пандемия и карантин не позволят быстро вернуться в офисы. Нужно оставаться дома, чтобы сохранить жизни. Но и работать тоже нужно.
Мы успешно перешли на новый формат, хотя и столкнулись с неизбежными выводами. Вот какие уроки пришлось вынести.
У нас не возникло значительных проблем при переходе на «удаленку». Платежная система EasyPay определена НБУ как особо важная и доступна 24/7. Сбоев из-за трансфера не было благодаря подготовке. В последние дни работы в офисе сотрудники подготовили рабочий инструментарий.
Сюда входят как техника (компьютеры, переходники, etc), так и доступы для входа в корпоративные системы. Конечно, все решить не удалось. У кого-то дома в итоге не оказалось принтера или сканера. Часто проблемой была ширина интернет-канала – из-за повышенной нагрузки некоторые провайдеры не могли обеспечить должной скорости.
Большим вызовом стала организация рабочих мест для сотрудников кол-центра. Им пришлось настроить телефонию, сервисы статистики и другой инструментарий.
Особое внимание уделили цифровым угрозам. Специалисты отдела информационной безопасности подготовили рассылку с рекомендациями. Это базовые, но важные советы, которые нужно проговорить:
В случае любых сомнений или вопросов, сотрудники могут обратиться за советом к системному администратору или специалисту по информационной безопасности.
Первый вызов, который поставит «удаленка», – коммуникация сотрудников. Говорят, что такой режим позволяет избавиться от лишних совещаний. Но готовьтесь и к обратному: то, что раньше решалось 5-минутным митингом, теперь требует больше усилий и согласований.
В то же время это хорошая проверка эффективности сотрудника и его навыков самоорганизации.
Рабочий день запускается в 10 утра с конференц-звонка в каждом подразделении. Там планируют день и отчитываются о проделанной работе. Все дальнейшие созвоны – по взаимному и предварительному согласованию. И конечно, обязательно синхронизируйте свои корпоративные календари.
Постоянное общение внутри отделов мы перевели в рабочие группы в мессенджерах Telegram и Viber. Они позволяют оценить, на какой стадии находятся проекты и какой статус у актуальных задач. Видеовстречи проходят в Skype и Zoom.
Но внутренняя коммуникация – только часть вопроса. Как и любая крупная компания, EasyPay работает с внешними партнерами.
Этому направлению адаптироваться сложнее. Пока видеозвонки и онлайн-презентации отрабатывают свое на этапе презентации, а вот дальше – нужно ломать корпоративную культуру.
Культура заключения сделок в Украине такова, что обязательно «нужно посмотреть в глаза» будущему партнеру или подрядчику перед окончательным принятием решения о дальнейшем сотрудничестве. Это не зависит от размера компании (средний или крупный бизнес), формы собственности (частное или государственное предприятие) и локализации бизнеса (украинская компания или международный холдинг) – общение вживую, как и рукопожатие во время деловой встречи, – наша традиция. К сожалению, в сложившихся условиях эта традиция – не самый лучший способ завязать новые деловые знакомства.
Компании, которой ежемесячно доверяют более 2 млрд грн, нужно при любых обстоятельствах действовать уверенно и эффективно. Здесь «удаленка» ставит свои вызовы. Но все можно решить.
Первый шаг – постановка реалистичных и обоснованных KPI для каждого. Также обязательно ставить и контролировать все задачи в CRM. Конечно, планировать нужно разумно и строго – дела нужно заканчивать в срок, иначе рабочий день может затянуться до бесконечности. А это путь к выгоранию и дальнейшей потере продуктивности.
Самый важный момент: удаленная работа – тоже работа. Относитесь к работе дома так же, как к работе в офисе. Психологически это сложно, но очень важно. Никаких пижам, работы в кровати и уберите детей от мониторов. Ваши домашние должны знать, что вы работаете, а не в отпуске.
Готовьтесь к тому, что процессы, которые сложно формализовать, пострадают от «удаленки» сильнее других. В EasyPay такими жертвами стали брейнштормы. Раньше их проводили в офлайновом режиме при помощи флипчарта и маркеров. Теперь в ходу PowerPoint/Keynote и созвоны, но это не так удобно. Правки занимают больше времени и затягивают выполнение задач.
Еще один сложный вопрос – организация и проведение стратегических сессий онлайн. В ближайшем будущем мы планируем провести такую встречу.
Но смотреть нужно вперед. И карантин может стать катализатором креативности.
Все мы в большей или меньшей степени начнем скучать по работе, придут новые идеи, которые захочется реализовать.
По предварительным оценкам сейчас карантин затронул около 40% мировой популяции, или 3,4 млрд человек в почти 80 странах.
Но это необходимая мера, как показывает опыт. Так в США во время эпидемии «испанки» (1918 год) города с более длительными и строгими режимами изоляции восстанавливались после эпидемии быстрее и эффективнее. Поэтому переводить сотрудников на «удаленку» там, где это возможно – не модная прихоть, а обязательная мера. Такая социальная ответственность поможет как можно скорее завершить кризис. А значит, перейти в фазу быстрого роста.
Карантин – не каникулы. Да, для многих работать на remote тяжело: порой настроить рабочую атмосферу вне офиса, в кругу семьи, и при этом сохранить выполнение KPI кажется непосильной задачей. Но человек может адаптироваться к любым условиям. Поэтому представьте, что вы в офисе: точно в таком же рабочем режиме с 9 до 18, синхронизируйте с коллегами графики, не игнорируйте коммуникацию в почте и в мессенджерах. Взрослым и ответственным людям это под силу.
От нашей работы зависят коллеги и клиенты. А это ли не главный стимул, чтобы продолжать работать эффективно, несмотря на карантин и другие форс-мажоры?