Удаленные карантином: как дистанционно работать с документами

Уже несколько недель Украина, как и многие другие европейские страны, перешла в режим строгого карантина. Бизнес столкнулся с новыми реалиями, к которым никто не был готов. Там, где возможно, сотрудники начали работать из дома, а значит, все возможные бизнес-процессы необходимо было срочно перевести в онлайн-режим.

И одна из актуальных проблем при этом – документооборот онлайн. Ведь в большинстве компаний автоматизация и модернизация этой сферы были далеко не приоритетом. И сейчас необходимо очень быстро заменять бумаги электронными документами.

Тамара Кучугурная, директор по развитию сервиса обмена электронными документами «Вчасно», рассказала Mind, как это сделать оперативно.

Что не так с бумажными документами

Давайте сначала разберемся, что не так с бумажными документами и какие проблемы они несут для компании.

• Риск передачи вируса через бумажные документы

Подумайте, сколько у вас бизнес-партнеров, клиентов, поставщиков? С ними вы или ваши коллеги будете контактировать через бумагу. Сюда же добавьте курьеров и работников почты.

• Задержки с подписанием из-за доставки

Письмо может идти неделю в одну сторону. Поэтому завершенным документ станет через две недели. Если же в документе ошибка и его нужно переподписать, этот срок увеличивается вдвое. В условиях карантина, когда бизнес несет убытки, кассовый разрыв – когда услуга или товар предоставляются сейчас, а деньги придут только через две недели – недопустим! Электронные документы сокращают этот разрыв до нескольких часов.

• Проблема доставки и хранения бумажных документов

Сейчас большинство компаний начали работать удаленно. Это значит, что хранение документов в архивах компании становится недоступным. Недоступны вашим сотрудникам и те документы, которые были подписаны ранее.

Скан-копии – это не документы

Действительно, можно сканировать документы и загружать в облако, таким образом предоставив доступ коллегам к архиву документов. Однако это решение, мягко говоря, нерационально.

Оригиналы документов все равно останутся в бумажном виде, а с ними – и все соответствующие проблемы: замедление закрытия сделок, невозможность совместной работы над документами, проблемы с доставкой и хранением.

• Файлы большого размера

Сейчас все работают из дома. Нагрузка у интернет-провайдеров существенно увеличилась, поэтому нет гарантии, что у всех ваших коллег и партнеров интернет позволит качественно работать с документами. К тому же при большом количестве документов такой онлайн-архив будет стоить довольно дорого.

• Нужно будет обрабатывать те же бумажные документы, а потом их сканировать.

• Дистанционное подписание также невозможно, как и в случае с бумажными документами.

Итак, что делать? Ответ очевиден – внедрять электронный обмен документами. Он сохранит ваши средства и нервы не только во время карантина, но и после возвращения к привычной жизни.

Как внедрить электронный документооборот

1. Для начала выберите один или несколько самых массовых документов в компании. Обычно это акты выполненных работ, расходные накладные и счета.
2. Выберите сервис электронного документооборота. Выбирайте исходя из того, сможете ли вы перевести в него все процессы, связанные с документами. Обращайте внимание на следующие критерии:

• Облачный сервис, а не компьютерная программа. При дистанционной работе трудно будет всем сотрудникам устанавливать и обновлять программное обеспечение. По этой же причине партнеры также могут отказаться работать с документами онлайн.
• Учтите, сколько сервис будет стоить не только вам, но и вашим партнерам. От этого зависит скорость их перехода в онлайн.
• Проверьте, каким сервисом уже пользуются ваши партнеры. Вы можете спросить лично или с помощью возможности проверки зарегистрированных контрагентов непосредственно в сервисе.
• Убедитесь, что сервис предлагает интеграцию с 1С или другими учетными системами, или CRM, если у вас большие объемы документов.
• Сервис должен быть простым и удобным для всех участников процесса согласования и подписания документов.
• Поинтересуйтесь, как сервис документооборота предлагает настраивать работу сотрудников. Инструменты работы с документами для всех ответственных: бухгалтера, директора, работников склада и менеджеров. Важно, чтобы была возможность настроить права доступа для каждого из них.

3. Предупредите ваших контрагентов, что вы намерены обмениваться с ними электронными документами. Вы можете сделать это лично по телефону, в мессенджере или с помощью email-рассылки. Целесообразно попросить их зарегистрироваться заранее.
   Якщо ви здебільшого отримуєте документи, проявіть ініціативу та попросіть надсилати вам електронні документи у вибраному вами сервісі, щоб не витрачати час та кошти на пошту та кур'єрів.
   
   В этом же письме укажите, сколько это будет стоить вашему партнеру и добавьте инструкцию, как начать подписывать документы, или видеообзор сервиса, если таковой имеется. Помогите компаниям-контрагентам сориентироваться в этом вопросе.
4. Сформируйте пакет документов, загрузите и отправьте на подпись. После отправки остается только подождать, когда контрагенты подпишут документы.

• сделайте интеграцию с 1С или другой учетной системой;
• начните согласовывать документы онлайн, прежде чем подписать – пригласите в сервис всех ответственных: бухгалтеров, директора, работников склада, менеджеров по продажам и других;
• настраивайте сценарии документов и маршрутизацию по ответственным сотрудникам – то есть кто за кем и что согласовывает и подписывает.