Планирование – то, чем в большей или меньшей степени занимается каждый: распорядок дня, расходы на месяц, четкие цели на год и более размытые – на пять лет. Но часто ли ваш план «расходится» с реальным течением дел? Карьерные коучи Виктория Сафронова и Елена Беликова во время Dream-практикума по планированию в Киеве рассказали, как правильно составлять краткосрочные и долгосрочные планы, а также – как ускорить их исполнение.
Планирование на пять, три или один год – задача не из легких. Часто долгосрочные цели блекнут на фоне краткосрочных: собирая деньги на собственный стартап, легко поддаться искушению использовать часть суммы для путешествия в Европу, а вместо изучения иностранного языка, который вам нужен в работе, отправиться «на бокальчик» с друзьями.
Виктория Сафронова познакомила Mind с «пятью китами» долгосрочного планирования.
Даже те цели, на выполнение которых уходят годы, должны быть максимально конкретными. Четко распишите сроки, продумайте уместность и реалистичность поставленных задач.
Продумайте список критериев, по которым вы будете ранжировать цели. К примеру – доход от их выполнения, полезность приобретенного навыка или ценность контакта. Это позволит не распыляться на менее важные, но более привлекательные из-за скорости или простоты выполнения, задачи.
Ставить перед собой слишком много долгосрочных целей – одна из распространенных ошибок современного человека. Сложно добиться улучшения отношений в семье, получая пятое высшее образование и параллельно работая над повышением на работе. Чем-то все равно придется пожертвовать.
Не кажется ли вам, что на новой, более высокой должности вы не только станете зарабатывать больше, но и будете тяжелее работать, а значит – меньше времени уделять семье? Или вы боитесь покупать квартиру из-за необходимости ввязываться во внутрисемейные ремонтные споры об обоях в цветочек? Все это – дисфункциональные убеждения, которые только удаляют вас от цели. Продумайте, как выйти из той или иной ситуации, в которой вы, возможно, окажетесь при достижении цели, и разработайте план действий.
Продумайте, что именно вы будете делать в моменты выгорания. А они, скорее всего, настанут, так как мы говорим о длительных периодах работы над достижением цели. Одним людям помогает награждать себя за выполнение мелких задач приятными мелочами (вроде чизкейка в любимой кофейне), другим просто необходимо вдохновиться сторонним примером. Также можно заручиться поддержкой близких людей, которые будут идти к цели вместе с вами.
Самые краткосрочные цели – это планы на день или неделю. В масштабах года или трех – это очень маленькие отрезки, которые минимально влияют на цель. Однако, именно из них состоит тот самый год, на протяжении которого мы движемся к цели, напоминает Елена Беликова.
Это один из важнейших пунктов! Для того, чтобы изучить иностранный язык, прочесть 100 книг или стать профи в новом ПО, важно заниматься этим на регулярной основе. Если в ваших текущих задачах долго не появляются пункты, нацеленные на долгосрочные цели, то шансов на их выполнение у вас становится меньше.
Даже если вы очень спешите, не стоит писать себе зашифрованные послания вроде «канд рук о 10 И» или «встр собес оф вт». Лучше потратить на несколько секунд больше и расписать полную информацию «Встреча с кандидатом Иваном на должность руководителя отдела в 10.00 во вторник». Это позволит вам сэкономить время при попытках расшифровать свои тайные послания на следующий день или даже через несколько часов.
Идеальный вариант планирования – использование временных отрезков, а не времени начала мероприятия. Также важно закладывать в график время на дорогу и перерывы между делами. Вернемся к примеру с тем же Иваном из предыдущего пункта. Гораздо эффективнее планировать собеседование на отрезок времени с 10.00 до 11.30, чем в 10 и 11.00 ставить в график две встречи в разных уголках города и гарантированно на них опоздать.
К тому же такой вариант планирования не позволит вам «впихнуть» в график больше дел, чем вы физически сможете выполнить за день. Иногда мы все этим грешим, автор текста – не исключение.
Часто в нашем графике неизвестно откуда появляются незапланированные дела, которые мы пытаемся втиснуть между двумя важными задачами, так как они не должны занять слишком много времени. Если незапланированное дело занимает меньше двух минут – спокойно беритесь за него. Таким делом может стать написание короткого сообщения партнеру, мытье чашки или выполнение просьбы коллеги поделиться контактом.
Если дело гарантированно займет больше двух минут – не задумываясь откладывайте его выполнение или делегируйте его другому человеку.
Умение делегировать – то, чему действительно стоит научиться в современном мире. Формально передавая ту или иную задачу другому человеку, многие не могут выбросить ее из головы. Сказывается необходимость помнить сроки и личная ответственность. Елена Беликова советует составлять «лист ожидания» для делегированных целей, и записывать в него задачи, сроки и людей, которым они были поставлены.