Переходим в цифру: как предпринимателю организовать электронный документооборот
И почему «Приват24 для бизнеса» – лучшее для этого решение
Многие предприниматели до сих пор думают, что переход на электронный документооборот – процесс затратный, требующий немало времени, усилий и финансовых вложений. На самом же деле перевести «бумагу в цифру» можно, что называется, в «два клика».
Причем приобретать для этого дорогостоящее программное обеспечение совершенно необязательно. Организовать обмен электронными документами с контрагентами и госорганами можно при помощи приложения «Приват24 для бизнеса». Разбираемся, как это сделать быстро и без лишних затрат.
Как это работает?
Mind уже писал о том, что система онлайн-банкинга от ПриватБанка – одна из наиболее функциональных и продвинутых среди существующих на сегодняшний день. Но далеко не все предприниматели, даже те, которые уже пользуются «Приват24 для бизнеса», знают о возможности полностью автоматизировать документооборот организации – неотъемлемый процесс бизнес-деятельности независимо от масштабов и сферы. На сегодняшний день это ключевой инструмент повышения эффективности бизнеса. Безусловное преимущество e-обмена – способность значительно упростить и ускорить многоэтапный процесс, «съедающий» ресурсы предприятия – трудовые, временные и, как следствие, финансовые.
Предприниматель не несет никаких дополнительных расходов, к тому же «освобождает» средства, которые могут работать более эффективно. «Не надо заниматься организацией места и соответствующих условий для хранения документации в бумажном виде», – отмечает руководитель дирекции МСБ ПриватБанка Евгений Заиграев.
При этом Евгений подчеркивает, что сервис ПриватБанка по «миграции в «цифру» – единственное совершенно бесплатное решение (а их на рынке более 20), доступное всем предпринимателям, независимо от того, являются ли они клиентами банка или нет. Единственное ограничение – количество документов, которые может создать неклиент, – 10 экземпляров в месяц, при этом входящие безлимитны.
Чем выгоден электронный документооборот?
Предприниматель получает возможность контролировать и управлять всем потоком деловой документации. Сервис дает возможность создавать или загружать шаблонные, то есть стандартные по форме и содержанию, документы. Это договора, счета-фактуры, акты приема-передачи выполненных работ, расходные накладные в формате XML, который дает возможность создания и ведения архива.
Во-вторых, пользователь может загружать любые документы в формате PDF, в том числе из внешних бухгалтерских программ, и обмениваться ими с контрагентами непосредственно через систему интернет-банкинга «Приват24 для бизнеса».
Помимо этого, для плательщиков НДС реализован механизм регистрации налоговых накладных и расчетов корректировки в Едином реестре налоговых накладных. Также можно получать и обрабатывать НДС-накладные, присланные контрагентами, даже если они были составлены в другой программе, и создавать платежи для пополнения НДС-счетов в Госказначействе.
Удобно и то, что система электронного документооборота в «Приват24 для бизнеса» имеет интеграцию с учетной системой «Бухгалтерия Онлайн» и с конфигурациями бухгалтерской программы 1С, которые разработаны в Украине.
Что же касается «материальных» аргументов, то в Минцифре подсчитали, что при переходе в «цифру», экономия расходов на бумагу и логистику составляет 1–2% в год от оборота.
А что с защитой данных?
Работа с электронными документами имеет и еще одно преимущества – уровень безопасности. При их пересылке используется защищенный протокол HTTPS. И все данные банк хранит на серверах с многоуровневой системой защиты.
Кроме того, для подписания документов реализованы два варианта. Первый – это файловый ключ квалифицированной электронной подписи (КЭП), который можно сгенерировать непосредственно через «Приват24 для бизнеса».
Второй способ – это «облачная» электронная цифровая подпись SmartID, которая находится в защищенном облачном хранилище и является аналогом вашей собственноручной подписи.
Удобно и то, что сервис электронного документооборота позволяет осуществлять как одностороннюю подпись документов, так и двухстороннюю. «Если на документе нужна подпись второй стороны, клиенту достаточно отправить его контрагенту. Либо контрагент сам загружает и подписывает нужный документ. Если же получателя по какой-то причине не устраивает документ, он может его отклонить и указать причину. Когда к формату и содержанию документа нет претензий, он может быть подписан как одним из пользователей, так и двумя пользователями сразу», – рассказывает Евгений Заиграев.
Появление е-подписи, которая соответствует законодательным нормам, автоматически делает электронный документ оригиналом, который имеет такую же юридическую силу, как и документ на бумаге с обычной подписью и мокрой печатью.
Как подключить?
Если предприниматель является клиентом ПриватБанка, все, что ему нужно, – это авторизоваться в личном кабинете «Приват24 для бизнеса», перейти в каталог услуг и выбрать пункт «Электронный документооборот» и активировать этот сервис, нажав кнопку «Подключить».
Если клиент пользуется «старой» версией «Приват24 для бизнеса», он сначала переходит в меню «Документы», а затем выбирает пункт «Электронный документооборот»,
Предпринимателям, которые не являются клиентами банка, достаточно перейти по ссылке https://docs.pb.ua и войти в систему с помощью любого цифрового ключа (электронно-цифровой подписи). Портал docs.pb.ua позволяет получить и увидеть все накладные, которые клиенты ПриватБанка выставляют контрагентам через «Приват24 для бизнеса».
«При создании документа через https://docs.pb.ua генерируется ссылка, которую первый контрагент передает другому. Эту ссылку можно открыть в любом интернет-браузере на ноутбуке или смартфоне без авторизации», – объясняет Евгений, добавляя, что количество входящих электронных документов неограниченно.