Дорого, опасно, сложно: какие стереотипы восприятия бизнес-процессов бытуют среди собственников

Дорого, опасно, сложно: какие стереотипы восприятия бизнес-процессов бытуют среди собственников

И как их преодолеть для обеспечения эффективной деятельности

Этот материал также доступен на украинском
Дорого, опасно, сложно: какие стереотипы восприятия бизнес-процессов бытуют среди собственников

С какими стереотипами, касающимися описания и оптимизации бизнес-процессов, сталкиваются консультанты и как развеять страхи собственников бизнеса, рассказала Mind СЕО Manageable – агентства по описанию и оптимизации бизнес-процессов Наталья Заверуха.

Работая в сфере бизнес-процессов более 11 лет, я узнала десятки причин, почему не стоит описывать процессы. Некоторые из них были абсурдными и появлялись у собственников бизнеса исключительно из-за личного негативного опыта. Однако есть около десятка стереотипов, которые так или иначе смущали многих наших клиентов. Поэтому я решила развеять мифы и объяснить причины появления 13 самых распространенных стереотипов в бизнес-процессах.

Описывать процессы – это дорого

Проанализируйте, сколько стоит потеря клиента из-за неоптимизированного процесса принятия заявок? Сколько компании будет стоить увольнение ключевого работника, знания которого не были задокументированы? Какой ущерб наносит постоянная текучесть кадров из-за хаотичного процесса рекрутинга? Все это последствия неописанных процессов. «Дорого» – это относительное понятие. Привлечь консультанта и никоим образом не включаться в проект – это действительно дорого и не всегда содержательно. Работать над реализацией проекта вместе с консультантом и собственной командой – эффективно и экономно.

Надо нанимать в штат специально обученного человека

Вы уверены? В малом и среднем бизнесе один человек с легкостью может совмещать работу над бизнес-процессами с другими функциональными обязанностями. Особенно, если процессы описаны и оптимизированы. Для обучения, систематизации и точки зрения со стороны всегда можно нанять внешнего консультанта.

Прежде чем искать специалиста в штат, подумайте, не эффективнее ли найти человека в команде, который знает именно ваш бизнес и после обучения и дополнительной подготовки сможет работать с формализацией бизнес-процессов? Для работника – это дополнительная мотивация и карьерный рост, для собственника – более содержательная и качественная работа над процессами. Часто специалистов по бизнес-процессам нанимают в штат только для того, чтобы успокоить собственника и убедить, что работа в этом направлении активно реализуется.

Никто не знает наши процессы лучше нас

Вероятно, подобные заявления слышат психологи на первых сеансах с клиентом. Если вы хотите получить не только фиксацию текущего состояния, но и взгляд со стороны на качество процессов и возможности для роста компании, то стоит привлечь консультанта извне. Ведь он имеет опыт и понимание процессов различных бизнесов и может видеть в вашей компании те узкие места, которые вы уже не замечаете из-за постоянной вовлеченности в процессы.

Не надо описывать, лучше сразу автоматизировать

Описывать бизнес-процессы или сразу автоматизировать? Извечный вопрос, с которым мои клиенты часто приходят на старте сотрудничества. Автоматизация – это прежде всего об упрощении и ускорении работы, но она невозможна без понимания логики наших действий. Прежде чем инженеры создали автоматическую кофеварку, они точно прописали действующую хронологию приготовления кофе. То же с бизнесом.

Невозможно автоматизировать процессы с различными алгоритмами работы

Невозможно автоматизировать процессы, которые не имеют единого регламента выполнения. Если вы спросите трех юристов одной компании без описанных процессов, как они согласовывают договора, то получите три различных варианта действий. Поэтому когда вы хотите автоматизировать отработанную модель работы вашего бизнеса, сначала ее необходимо описать, проверить, так ли все работает, и ликвидировать узкие места. Возвращаться к описанию уже автоматизированных хаотических процессов гораздо труднее и намного дороже.

Можно скачать или купить готовые бизнес-процессы

Нельзя. Ну хорошо, можно, но зачем? Каждый бизнес имеет свои детали и уникальную специфику работы. Вы никогда не купите готовые процессы, которые идеально ложатся на ваш бизнес. Придется либо корректировать всю работу под новый процесс, либо корректировать сам процесс в соответствии с вашей спецификой. И тот и другой вариант довольно продолжительный, затратный, а часто еще и мучительный для команды. Так почему бы ни описать свои процессы и ни оптимизировать их под реальные потребности вашего бизнеса? Более того, процессы – это следствие стратегии и целей компании. Поэтому покупая готовый процесс или загружая шаблон, вы покупаете и цели компании, под которую они были созданы.

Невозможно просчитать эффект от работы над бизнес-процессами

Чтобы просчитать эффект, нужно иметь показатели текущего состояния. Если во время встречи с консультантом вы говорите, что продажи на среднем уровне, то консультант с радостью заверит, что после описания и оптимизации процессов они будут выше среднего.

Чтобы оценить эффект от описания и оптимизации процессов в цифровых показателях, компании нужно иметь накопленные исторические данные, зафиксировать текущее состояние и уже потом переходить к оптимизации. Так вы сможете цифрами подтверждать позитивность изменений и просчитывать все идеи по улучшению. Если приводить более конкретный пример, то без описанных процессов испытательный срок длится два месяца, с описанными – до двух недель. Новый сотрудник сразу видит свои полномочия и ответственность, а вы можете четко оценить его эффективность и результативность. Можно легко посчитать экономию времени и средств.

Бизнес-процессы могут решить все проблемы

Бизнес-процессы – это часть компании. Они являются следствием стратегии и целей. Если не понятно, куда компания движется, то сложно оценить, являются ли  процессы эффективными для этих задач. Бизнес – это система, в которой один элемент, даже если он сделан суперкачественно, не способен перекрыть проблемы в других секторах.

Надо знать сложные нотации описания процессов

Я знаю шесть нотаций для описания процессов. На практике реально использую только две, и то в упрощенном виде. На старте проекта наша команда часто предлагает клиентам описать тот же процесс в различных нотациях. Та из них, которую работники смогут прочитать без дополнительных подсказок, и является оптимальной. В большинстве случаев оптимальной является простейшая модель. Так как большинство предпринимателей воспринимают системный подход как нечто формализованное и сложное, бытует мнение, что простые решения не являются качественными. Но на практике все наоборот.

Процессы убьют креатив и все заформализируют

Налаженные процессы – это возможность уменьшить рутину и реально освободить время для креатива и развития. Именно поэтому я работаю в этой сфере. Наиболее удачно этот стереотип может развенчать цитата из книги «Переключайся: стань тем, кем хочешь быть» Голдсмита и Рейтера: «Структура – это способ обойти истощение. Структура почти магическим образом замедляет темпы падения нашей дисциплины и самоконтроля. Когда у нас есть структура, то мы не обязаны принимать много решений; мы просто идем по плану. В конечном итоге мы не так быстро устаем».

Невозможно заставить людей использовать схемы

Действительно, невозможно, но если привлечь работников к их разработке, то они с большей вероятностью будут придерживаться этих правил. И, что самое главное, поймут, для чего необходимо работать именно по такой методологии и как это влияет на другие процессы в компании.

Можно не привлекать команду и описать все со слов собственника

Можно, но не стоит рассчитывать на то, что кто-то из команды будет использовать результаты такого проекта.

Кроме того, собственник часто оторван от операционной деятельности и слабо понимает нюансы. В украинских реалиях в процессах собственника часто нет «узких мест», ведь все его задания выполняются командой мгновенно, тогда как рядовому работнику для оплаты счета необходимо собрать четыре визы и трижды зайти в бухгалтерию.

Описанные бизнес-процессы могут украсть или скопировать

Конечно, могут. Особенно когда ради экономии средств работа с консультантами ведется без договоров о неразглашении и официальных документов. Хаотичный документооборот в компании и отсутствие четкого регламента уровней доступа к документации тоже этому способствуют. Поэтому следует позаботиться о систематизации процессов в службе безопасности компании. И, как мы уже писали в пятом пункте, процессы – это следствие стратегии и целей компании. Ваши конкуренты могут пытаться «натянуть» скопированные процессы на свой бизнес, но это не даст никакого эффекта, если вы описывали их для реализации стратегии и целей собственной компании.

Бизнес-процессы тормозят инновации

Чтобы внедрить инновации и просчитать эффект, надо понимать, куда их внедрять и для чего. Когда у вас понятные процессы, то есть понимание, куда добавить новые механизмы или сделать реинжиниринг. Главное, чтобы под инновациями мы не прятали беспорядок и отсутствие понимания, как на самом деле должна происходить работа.

Хочется добавить, что значительная часть предпринимателей просто не доверяет консультантам и консалтинговым агентствам, считая их шарлатанами. Большинство таких суждений также строится на личном негативном опыте. Однако в руки недобросовестных консультантов чаще всего попадают те собственники, которые стремятся достичь быстрых результатов при низкой стоимости услуг универсальной «пилюли», которая решит все проблемы бизнеса.

Борьба со стереотипами – это длительный процесс, в котором главную роль играют уважение и доверие. Я искренне верю, что вместе с консалтингом бизнес может расти быстрее, не повторяя чужих ошибок и не копируя успешные кейсы. Каждая компания – это уникальная экосистема. Позвольте консалтингу сделать ее еще  более успешной.

Следите за актуальными новостями бизнеса и экономики в наших Telegram-каналах Mind.Live и Mind.UA, а также Viber-чате