Дорого, небезпечно, складно: які стереотипи щодо бізнес-процесів побутують серед власників
Та як їх подолати і забезпечити ефективну діяльність
Працюючи у сфері бізнес-процесів понад 11 років, я дізналась про десятки причин, чому не варто описувати процеси. Деякі з них були максимально абсурдними й з’являлись у власників бізнесу виключно через особистий негативний досвід. Проте є близько десятка стереотипів, які так чи інакше бентежили майже всіх наших клієнтів. Тому вирішила розвіяти міфи й пояснити причини появи 13 найпоширеніших стереотипів у бізнес-процесах.
Описувати процеси – це дорого
Проаналізуйте, скільки коштує втрата клієнта через неоптимізований процес прийняття заявок? Скільки компанії коштуватиме звільнення ключового працівника, знання якого не були задокументованими? Яких збитків завдає постійна плинність кадрів через хаотичний процес рекрутингу? Все це наслідки неописаних процесів. «Дорого» – це відносне поняття. Залучити консультанта й жодним чином не включатися в проєкт – це дійсно дорого й не завжди змістовно. Працювати над реалізацією проєкту разом з консультантом та власною командою – ефективно та економно.
Треба наймати спеціально навчену людину в штат
Ви впевнені? У малому та середньому бізнесі одна людина з легкістю може поєднувати роботу над бізнес-процесами з іншими функціональними обов'язками. Особливо коли процеси описані та оптимізовані. Для навчання, систематизації та погляду збоку завжди можна найняти зовнішнього консультанта.
Перш ніж шукати фахівця в штат, подумайте, чи не ефективніше знайти людину в команді, яка знає саме ваш бізнес і після навчання та додаткової підготовки зможе працювати з формалізацією бізнес-процесів? Для працівника – це додаткова мотивація та кар'єрне зростання, для власника – більш змістовна та якісна робота над процесами. Часто фахівців з бізнес-процесів наймають в штат лише для того, аби заспокоїти власника й запевнити, що робота в цьому напрямку активно реалізується.Ніхто не знає наші процеси краще за нас
Певно, подібні заяви чують психологи на перших сеансах з клієнтом. Якщо ви хочете отримати не тільки фіксацію поточного стану, а й погляд збоку щодо якості процесів та можливостей для росту компанії, то варто залучити консультанта ззовні. Адже він має досвід і розуміння процесів різних бізнесів і може побачити у вашій компанії ті вузькі місця, які ви вже не помічаєте через постійну залученість у процеси.
Не треба описувати, краще одразу автоматизувати
Описувати чи одразу автоматизувати бізнес-процеси? Одвічне питання, з яким мої клієнти часто приходять на старті співпраці. Автоматизація – це передусім про спрощення та пришвидшення роботи, але вона неможлива без розуміння логіки наших дій. Перш ніж інженери створили автоматичну кавоварку, вони точно прописували чинну хронологію приготування кави. Те саме з бізнесом.
Неможливо автоматизувати процеси з різними алгоритмами роботи
Неможливо автоматизувати процеси, які не мають єдиного регламенту виконання. Якщо ви запитаєте трьох юристів однієї компанії без описаних процесів, як вони погоджують договори, то отримаєте три різні варіанти дій від кожного з них.
Тож коли ви хочете автоматизувати відпрацьовану модель роботи вашого бізнесу, спочатку її необхідно описати, перевірити, чи саме так все працює, та ліквідувати вузькі місця. Повертатися до опису вже автоматизованих хаотичних процесів набагато важче і набагато дорожче.
Можна завантажити або купити готові бізнес-процеси
Не можна. Ну добре, можна, але навіщо? Кожен бізнес має свої деталі та унікальну специфіку роботи. Ви ніколи не купите готові процеси, які ідеально лягають на ваш бізнес. Доведеться або коригувати всю роботу під новий процес, або ж коригувати сам процес відповідно до вашої специфіки. І те й інше доволі довгий, витратний, а часто ще й болісний для команди варіант. То чому б не описати власні процеси та не оптимізувати їх під реальні потреби вашого бізнесу? Навіть більше, процеси – це наслідок стратегії та цілей компанії. Тож купуючи готовий процес або завантажуючи шаблон, ви купуєте й цілі компанії, під яку вони були створені.
Неможливо порахувати ефект від роботи над бізнес-процесами
Для того аби рахувати ефект, потрібно мати показники поточного стану. Якщо під час зустрічі з консультантом ви кажете, що продажі на середньому рівні, то консультант радо запевнить, що після опису та оптимізації процесів вони будуть вище середнього.
Щоб оцінити ефект від опису та оптимізації процесів в цифрових показниках, компанії потрібно мати накопичені історичні дані, зафіксувати поточний стан, а вже тоді переходити до оптимізації. Так ви зможете цифрами підтверджувати позитивність змін і прораховувати всі ідеї щодо покращення. Якщо наводити більш конкретний приклад, то без описаних процесів випробувальний термін триває два місяці, з описаними – до двох тижнів. Новий співробітник відразу бачить свої повноваження і відповідальність, а ви можете чітко оцінити його ефективність та результативність. Можна легко порахувати економію часу та коштів.Бізнес-процеси можуть вирішити всі проблеми
Бізнес-процеси – це частина компанії. Вони є наслідком стратегії та цілей. Якщо незрозуміло, куди компанія рухається, то складно оцінити, чи є процеси ефективними для цих завдань. Бізнес – це система, в якій один елемент, навіть якщо він зроблений суперякісно, не здатен перекрити проблеми в інших секторах.
Треба знати складні нотації опису процесів. Я знаю шість нотацій для опису процесів. На практиці реально використовую лише дві, і то в спрощеному вигляді. На старті проєкту наша команда часто пропонує клієнтам описати той самий процес в різних нотаціях. Та з них, яку працівники зможуть прочитати без додаткових підказок, і є найоптимальнішою. У більшості випадків найоптимальнішою є найпростіша модель. Через те що більшість підприємців сприймають системний підхід як щось заформалізоване і складне, побутує думка, що прості рішення не є якісними. Та на практиці все навпаки.Процеси вб'ють креатив і все заформалізують
Налагоджені процеси – це можливість зменшити рутину і реально звільнити час для креативу та розвитку. Саме тому я працюю в цій сфері. Найбільш вдало цей стереотип може розвінчати цитата з книжки «Перемикайся: стань тим, ким хочеш бути» Ґолдсміта та Рейтера: «Структура – це спосіб обійти виснаження. Структура майже магічним чином уповільнює темпи падіння нашої дисципліни та самоконтролю. Коли в нас є структура, то ми не зобов’язані ухвалювати забагато рішень; ми просто йдемо за планом. У кінцевому підсумку ми не так швидко втомлюємося».
Неможливо змусити людей використовувати схеми
Дійсно, неможливо, але якщо залучити працівників до їх розробки, то вони з більшою ймовірністю дотримуватимуться цих правил. І, що найголовніше, зрозуміють, для чого працювати саме за такою методологією і як це впливає на інші процеси в компанії.
Можна не залучати команду й описати все зі слів власника
Можна, але не варто розраховувати на те, що хтось з команди використовуватиме результати такого проєкту.
Крім того, власник часто вже відірваний від операційної діяльності та слабко розуміє нюанси. В українських реаліях у процесах власника часто немає «вузьких місць», адже всі його завдання виконуються командою миттєво, тоді як пересічному працівникові для оплати рахунку необхідно зібрати чотири візи й тричі зайти в бухгалтерію.Описані бізнес-процеси можуть вкрасти чи скопіювати
Ще й як можуть. Особливо коли для заощадження коштів робота з консультантами ведеться без жодних договорів про нерозголошення та офіційних документів. Хаотичний документообіг в компанії та відсутність чіткого регламенту щодо рівнів доступу до документації теж цьому сприяє. Тому слід подбати про систематизацію процесів у службі безпеки компанії. І, як ми вже писали в п’ятому пункті, процеси – це наслідок стратегії та цілей компанії. Ваші конкуренти можуть з усієї сили намагатися «натягнути» скопійовані процеси на свій бізнес, але це не дасть жодного ефекту, якщо ви описували їх для реалізації стратегії та цілей власної компанії.
Бізнес-процеси гальмують інновації
Щоб впровадити інновації й порахувати ефект, треба розуміти, куди їх впроваджувати та для чого. Коли у вас зрозумілі процеси, то є розуміння, куди додати нові механізми чи зробити реінжиніринг. Головне, щоб під інноваціями ми не ховали безлад і відсутність розуміння, як насправді має відбуватись робота.
Хочеться додати, що значна частина підприємців просто не довіряє консультантам та консалтинговим агентствам, вважаючи їх шарлатанами. Більшість таких суджень також будується на особистому негативному досвіді. Проте, до рук недобросовісних консультантів найчастіше потрапляють ті власники, які прагнуть швидких результатів, низької вартості послуг та універсальної «пілюлі», яка вирішить усі проблеми бізнесу.
Боротьба зі стереотипами – це довготривалий процес, у якому головну роль відіграє повага та довіра. Я щиро вірю, що разом з консалтингом бізнес може зростати швидше, не повторюючи чужих помилок і не копіюючи успішні кейси. Кожна компанія – це унікальна екосистема. Дозвольте консалтингу зробити її ще більш успішною.
Якщо ви дочитали цей матеріал до кінця, ми сподіваємось, що це значить, що він був корисним для вас.
Ми працюємо над тим, аби наша журналістська та аналітична робота була якісною, і прагнемо виконувати її максимально компетентно. Це вимагає і фінансової незалежності.
Станьте підписником Mind всього за 196 грн на місяць та підтримайте розвиток незалежної ділової журналістики!
Ви можете скасувати підписку у будь-який момент у власному кабінеті LIQPAY, або написавши нам на адресу: [email protected].