Кнопка вместо листика: как оптимизировать документооборот в различных компаниях

Большинство крупных компаний уже уверенно идут к безбумажному функционированию. На подобные изменения их вдохновляют как современные экологические тренды, так и ежедневное ускорение темпов деловой жизни. Стоять в очереди к принтеру – теперь такой же моветон, как и отправляться в командировку с двумя чемоданами папок формата А4. Что делать, когда прятаться за стопками документов – уже не актуально, но и одной флешкой или десятком ссылок в «облаке» – учитывая масштабы бизнеса – не обойтись? В таких случаях на помощь приходит оптимизация документооборота, прописанная под каждый вид бизнеса и имеющая конкретные технические особенности с учетом уникальных задач. Специалисты Konica Minolta разработали и внедрили более 300 решений для украинских компаний. Евгений Постольник, директор департамента IT-решений Konica Minolta Ukraine, резидент Reactor.ua, специально для Mind рассказал семь историй, как благодаря новым технологиям удалось наладить четкую работу предприятий из разных отраслей внутри сети в разных уголках страны и даже по разные стороны океана. (Спойлер: в одном из случаев аналитикам даже пришлось два дня подряд ходить с секундомером за юристами...).

Задача. Соединить все устройства и процессы создания документов между собой на всех локациях Ciklum – от Европы до Америки.

Решение. Теперь все просто: один центральный сервер печати обслуживает все устройства, предоставляет расширенные отчеты и отвечает за авторизацию пользователей. Работники могут отправить документ на печать любым удобным для них способом, а забрать его бумажную версию в удобное время и в любом офисе Ciklum.

Детали. Например, перед командировкой можно отправить документ на печать в Киеве, а напечатать и забрать его уже в Лондоне. Более того, теперь в компании абсолютно прозрачно и точно планируют расходы на процессы печати, копирования и сканирования документов, а также автоматизировали часть рутинных процессов работы с документами.

Задача. Оцифровать «бумажные» процессы. Большинство офисных сотрудников сейчас работают удаленно. Ранее они согласовали документы по «электронке», затем печатали, отправляли по почте и подписывали. Важно было перевести эту процедуру в «цифру», чтобы оперативно решать вопросы не только в пределах офиса.

Решение. Создали систему управления заявками и документами с использованием SharePoint от Microsoft и low-code-платформы для автоматизации бизнес-процессов Nintex.

Детали. Ранее, чтобы подписать заявление на отпуск, работнику нужно было потратить два-три дня. Сейчас это можно сделать в течение пяти минут: оформить заявление и согласовать его. Вся рутина проходит в системе, а когда все согласовано, работник печатает и подписывает документ в офисе.

Также предусмотрено архивное хранение заявлений. Все электронные документы сохраняются в системе. Само заявление формируется в виде файла Word и прилагается к электронному заявлению на отпуск. В любой момент его можно восстановить, распечатать и передать дальше. Также сохраняется история, когда и кем было согласовано заявление.

Задача. АО «Концерн Галнафтогаз» находится на пути цифровой трансформации бизнеса и следует концепции «сеть без границ». Бумажный документооборот не в фокусе компании, но определенные процессы из-за законодательных и других ограничений требуют обязательной печати сопроводительных документов. Более того, частые поломки оборудования для печати приводили к простою бензовозов, а отсутствие программного обеспечения для управления процессами печати приводило к избыточному использованию бумаги и нарушению правил информационной безопасности.

Компания ставила перед собой две ключевые цели: достичь бесперебойности сервисов печати и иметь возможность безопасно пользоваться печатным оборудованием, независимо от офиса или локации, где находится сотрудник.

Решение. Внедрили интеллектуальное управление процессами печати и наладили их инфраструктуру. Уменьшили количество инцидентов в связи с неисправностью оборудования с 700 до 20 в год и предотвратили простой бензовозов из-за частых поломок оборудования.

Детали. Сегодня все устройства Konica Minolta связаны между собой, а пользователь может идентифицироваться для работы с МФУ в любом из офисов с помощью персонального кода или магнитной карты, которая одновременно является и пропуском в офис. Система идентификации контролирует доступ к данным и позволяет устанавливать различные типы доступа к оборудованию. После перехода на аутсорсинг печати от Konica Minolta количество инцидентов из-за неисправности оборудования уменьшилось с 700 до 20 в год.

Задача. «ПЗУ Украина страхование жизни» работает с долгосрочными договорами, которые нередко заключаются на срок 20 лет и больше. Сохранение всей истории договора является крайне важным.

В компании понимали, что им необходимо усовершенствовать и автоматизировать процессы обработки документов клиентов. Критичной была также и скорость выполнения этой работы.

До этого документы клиентов сканировали, присылали на почту сотруднику, который их просматривал, переименовывал и вручную перемещал в соответствующий раздел архива.

Решение. После автоматизации процесса компании практически удалось избежать ошибок, связанных с человеческим фактором. Мы соединили МФУ с электронным архивом, настроили поиск, разложение сканированных документов и их автоматическое сохранение в нужные папки в архиве прямо из офисного хаба.

Детали. Во время сканирования оригиналов документов сотрудник запускает соответствующий процесс на многофункциональном устройстве: документ сканируется, по предварительно установленному правилу ему присваивается имя и по определенной логике он перемещается в необходимую директорию частного облака.

Сегодня в электронном архиве компании «ПЗУ Украина страхование жизни» 50 Гб информации, а это ориентировочно 165 000 документов. Теперь привлеченные сотрудники не «чекуют» бумажные документы, поскольку могут видеть их непосредственно в ERP-системе, с которой работают. Более того, автоматизация процесса позволила частично высвободить время сотрудников, которое они тратили на обслуживание бумажного архива.

Задача. Примерно 90% всех внутренних документов в компании – «кадровые»: заявления на отпуск и их согласования, командировки, отчеты, приказы, корректировки приказов... Их очень много, поэтому время от времени в различных подразделениях возникала ненужная путаница.

Решение. Помогли «Агросем» весь этот массив документов перевести «в цифру».

Детали. Налаживание электронного документооборота в компании почти полностью исключило использование бумаги во внутреннем движении кадровых документов: командировки, авансовые отчеты, ознакомление с приказами и т. д. Для этого «Агросем» вместе с Konica Minolta разработали плагин, который позволяет прямо в SharePoint подписывать любой документ, проверять, соответствует ли он всем требованиям закона о КЭП (квалифицированных электронных подписях).

Задача. В компании «БСХ Бытовая Техника», официального импортера бытовой техники Bosch, Siemens и Gaggenau, возникла острая потребность в автоматизации подбора бумаг, соответствующих конкретному артикулу, формировании из них пакета сопроводительных документов и его оперативной печати.

Решение. Разработали и внедрили уникальное комплексное решение, благодаря которому компании удалось избавиться от необходимости заранее печатать и хранить гарантийные талоны и инструкции. В первую очередь сформировали электронную библиотеку документов, которая стала основой для печатных задач. Каждая единица товара на складе обозначена уникальным штрих-кодом, в котором содержатся логистические данные и серийные номера.

Детали. Каждый, кто раньше покупал бытовую технику Bosch, видел в коробке комплект документов: инструкции, гарантийный талон, термонаклейки. Компания заказывала все это в типографии и сохраняла готовые документы на складе. Непосредственно перед отгрузкой работники вручную подбирали комплект сопроводительных бумаг и комплектовали ими каждую единицу товара. С ростом объемов продаж такой процесс стал «узким горлышком» в логистике.

Сегодня оператор на складе сканирует штрих-код с помощью мобильного сканера и сразу комплектует готовой уникальной брошюрой с накладной каждую товарную единицу. Процесс создания пакета документов занимает около 30 секунд.

Компании «БСХ Бытовая Техника» удалось достичь оптимальной скорости обработки заказов и улучшить контроль оригинальности продукции для обеспечения гарантийной политики компании.

Задача. Крупная аптечная сеть ежемесячно открывала десятки новых аптек по всей стране. Для каждой точки нужно формировать и подписать около 15 договоров: с арендодателем, коммунальными службами, налоговой и другими контрагентами, из-за чего юристы сети были сильно загружены и тратили аномально много времени на поиск документов.

Документы на все свои точки компания держала в двух форматах: файлы в Word и просканированные подписанные копии: часть информации хранилась в облаке, что-то – на компьютере, что-то – на сервере, что-то – в электронной почте. Владелец компании понимал, чтобы расти дальше такими темпами, процессы надо оптимизировать, но не представлял, как это сделать.

Решение. Аналитики Konica Minolta провели в офисе компании два дня. Они с секундомером исследовали, сколько времени тратят юристы на каждый этап оформления документов, и воссоздали весь процесс их работы.

Впоследствии наши специалисты внедрили систему контекстного поиска по корпоративным документам, тем самым сократили время на поиск документов в пять раз.

Детали. Система распознает все документы – текстовые файлы, просканированные pdf и даже текст на изображениях – и позволяет искать их по ключевым словам, где бы они не находились. Для этого юристам достаточно ввести несколько слов или название организации-подрядчика. Среднее время поиска сократилось с 30 минут до одной.