Кнопка замість аркуша: як оптимізувати документообіг у різних компаніях
7 кейсів, у яких нові технології перемогли бюрократію
Більшість великих компаній уже впевнено крокують до безпаперового функціонування. На подібні зміни їх надихають як сучасні екологічні тренди, так і щоденне прискорення темпів ділового життя. Стояти в черзі до принтера – тепер такий самий моветон, як і вирушати у відрядження з двома валізами папок формату А4. Що робити, коли ховатися за стосами документів – уже не на часі, але й однією флешкою чи десятком лінків у «хмарі» – з огляду на масштаби бізнесу – не обійтися? У таких випадках на допомогу приходить оптимізація документообігу, що прописана під кожен різновид бізнесу та має конкретні технічні особливості з урахуванням унікальних завдань. Спеціалісти Konica Minolta розробили та запровадили понад 300 рішень для українських компаній. Євген Постольник, директор департаменту IT-рішень Konica Minolta Ukraine, резидент Reactor.ua, спеціально для Mind розповів сім історій, як завдяки новим технологіям вдалося налагодити чітку роботу підприємств із різних галузей усередині мережі в різних куточках країни та навіть по різні боки океану. (Спойлер: в одному з випадків аналітикам навіть довелося два дні поспіль ходити із секундоміром за юристами…).
Завдання. Поєднати всі пристрої та процеси створення документів між собою на всіх локаціях Ciklum – від Європи до Америки.
Розв’язання. Тепер усе просто: один центральний сервер друку обслуговує всі пристрої, надає розширені звіти й відповідає за авторизацію користувачів. Працівники мають змогу відправити документ на друк у будь-який зручний для них спосіб, а забрати його паперову версію в зручний час і в якому завгодно офісі Ciklum.
Деталі. Наприклад, перед відрядженням можна відправити документ на друк у Києві, а надрукувати та забрати його вже в Лондоні. Ба більше, тепер у компанії абсолютно прозоро й точно планують витрати на процеси друку, копіювання та сканування документів та автоматизували частину рутинних процесів роботи з документами.
Завдання. Оцифрувати «паперові» процеси. Більшість офісних співробітників наразі працюють віддалено. Раніше вони погоджували документи «електронкою», потім друкували, відправляли поштою та підписували. Важливо було перевести цю процедуру в цифру, щоб оперативно розв’язувати питання не лише в межах офісу.
Розв’язання. Створили систему керування заявками та документообігом із використанням SharePoint від Microsoft та low-code-платформи для автоматизації бізнес-процесів Nintex.
Деталі. Раніше, щоби підписати заяву на відпустку, працівникові потрібно було витратити два-три дні. Зараз це можна зробити протягом п’яти хвилин: оформити заяву та погодити її. Уся рутина відбувається в системі, а коли все погоджено, працівник друкує і підписує документ в офісі.
Також передбачено архівне зберігання заяв. Усі електронні документи збережені в системі. Сама заява формується у вигляді файлу Word і додається до електронної заяви на відпустку. У будь-який момент її можна відновити, роздрукувати та передати далі. Також зберігається історія про те, коли й ким була погоджена заява.
Завдання. АТ «Концерн Галнафтогаз» знаходиться на шляху цифрової трансформації бізнесу та слідує концепції «мережа без кордонів». Паперовий документообіг не у фокусі компанії, але певні процеси через законодавчі та інші обмеження потребують обов’язкового друку супровідного документа. Ба більше, часті поломки обладнання для друку призводили до простою паливовозів, а відсутність програмного забезпечення для управління процесами друку спричиняла надлишкове використання паперу та порушення правил інформаційної безпеки.
Компанія ставила перед собою дві ключові мети: досягти безперебійності сервісів друку та мати можливість безпечно користуватися друкарським обладнанням, незалежно від офісу чи локації, на якій знаходиться працівник.
Розв’язання. Впровадили інтелектуальне керування процесами друку та налагодили їхню інфраструктуру. Зменшили кількість інцидентів щодо несправності обладнання із 700 до 20 на рік і запобігли простою паливовозів через часті поломки обладнання.
Деталі. Сьогодні всі пристрої Konica Minolta поєднані між собою, а користувач може автентифікуватися для роботи з БФП у будь-якому з офісів за допомогою персонального коду або магнітної картки, що одночасно є і перепусткою в офіс. Система автентифікації контролює доступ до даних і дає можливість встановлювати різні типи доступу до обладнання. Після переходу на аутсорсинг друку від Konica Minolta кількість інцидентів щодо несправності обладнання зменшилась із 700 до 20 на рік.
Завдання. «ПЗУ Україна страхування життя» працює з довгостроковими договорами, які нерідко укладаються на строк 20 років і більше. Збереження всієї історії договору є вкрай важливим.
У компанії розуміли, що їм необхідно вдосконалити й автоматизувати процеси обробки документів клієнтів. Критичною була також і швидкість виконання цієї роботи.
До цього документи клієнтів сканували, надсилали на пошту співробітнику, який їх переглядав, перейменовував і вручну переміщував до відповідного розділу архіву.
Розв’язання. Після автоматизації процесу компанії практично вдалося уникнути помилок, спричинених людським фактором. Ми з’єднали БФП з електронним архівом, налаштували пошук, розкладання сканованих документів та їхнє автоматичне збереження в потрібні папки в архіві прямо з офісного хабу.
Деталі. Під час сканування оригіналів документів співробітник запускає відповідний процес на багатофункціональному пристрої: документ сканується, за попередньо встановленим правилом йому присвоюється ім’я та за визначеною логікою він переміщається в необхідну директорію приватної хмари.
Сьогодні в електронному архіві компанії «ПЗУ Україна страхування життя» 50 Гб інформації, а це орієнтовно 165 000 документів. Тепер залучені працівники не чекують паперові документи, оскільки можуть бачити їх безпосередньо в ERP-системі, з якою вони працюють. Ба більше, автоматизація процесу дала змогу частково вивільнити час працівників, який вони витрачали на обслуговування паперового архіву.
Завдання. Приблизно 90% усіх внутрішніх документів у компанії – «кадрові»: заяви на відпустки та їхнє погодження, відрядження, звіти, накази, коригування наказів… Їх дуже багато, тому час від часу в різних підрозділах виникала непотрібна плутанина.
Розв’язання. Допомогли «Агросем» увесь цей масив документів перевести «в цифру».
Деталі. Налагодження електронного документообігу в компанії майже повністю позбавило паперу у внутрішньому русі кадрових документів: відрядження, авансові звіти, ознайомлення з наказами тощо. Для цього «Агросем» разом із Konica Minolta розробили плагін, який дає змогу прямо в SharePoint підписувати будь-який документ, перевіряти, чи відповідає він усім вимогам закону про КЕП (кваліфіковані електронні підписи).
Завдання. У компанії «БСХ Побутова Техніка», офіційного імпортера побутової техніки Bosch, Siemens та Gaggenau, відчули гостру потребу автоматизувати підбір паперів, що відповідають конкретному артикулу, формування з них пакету супровідних документів та його оперативний друк.
Розв’язання. Розробили та впровадили унікальне комплексне рішення, завдяки якому компанії вдалося позбутися потреби заздалегідь друкувати та зберігати гарантійні талони та інструкції. Найперше сформували електронну бібліотеку документів, що стала джерелом для формування друкарських завдань. Кожна одиниця товару на складі позначена унікальним штрих-кодом, у якому містяться логістичні дані та серійні номери.
Деталі. Кожен, хто раніше купував побутову техніку Bosch, бачив у коробці комплект документів: інструкції, гарантійний талон, термоналіпки. Компанія замовляла все це в друкарні та зберігала готові документи на складі. Безпосередньо перед відвантаженням працівники вручну підбирали комплект супровідних паперів та комплектували ними кожну одиницю товару. Зі зростанням обсягу продажів такий процес став «вузьким горлечком» у логістиці.
Сьогодні оператор на складі сканує штрих-код за допомогою мобільного сканера й одразу комплектує готовою унікальною брошурою кожну товарну одиницю з накладної. Процес створення пакету документів становить близько 30 секунд.
Компанії «БСХ Побутова Техніка» вдалося досягти оптимальної швидкості обробки замовлень та поліпшити контроль оригінальності продукції для забезпечення гарантійної політики компанії.
Завдання. Велика аптечна мережа щомісяця відкривала десятки нових аптек по всій країні. Для кожної точки потрібно формувати та підписати близько 15 договорів: з орендодавцем, комунальними службами, податковою та іншими контрагентами, через що юристи мережі були вкрай завантажені та витрачали аномально багато часу на пошук документів.
Документи на всі свої точки компанія тримала у двох форматах: файли у Word та проскановані підписані копії: частина інформації зберігалася в хмарі, щось – на комп’ютері, щось – на сервері, щось – в електронній пошті. Власник компанії розумів, щоб зростати далі такими темпами, процеси треба оптимізувати, але не уявляв, як це зробити.
Розв’язання. Аналітики Konica Minolta провели в офісі компанії два дні. Вони із секундоміром досліджували, скільки часу витрачають юристи на кожен етап оформлення документів, і відтворили весь процес їхньої роботи.
Згодом наші спеціалісти впровадили систему контекстного пошуку по корпоративних документах, чим скоротили час на пошук документів у п’ять разів.
Деталі. Система розпізнає всі документи – текстові файли, проскановані pdf і навіть текст на зображеннях – і дає змогу шукати їх за ключовими словами, де б вони не були. Для цього юристам достатньо ввести кілька слів, або назву організації-підрядчика. Середній час пошуку скоротився з 30-ти хвилин до однієї.
Якщо ви дочитали цей матеріал до кінця, ми сподіваємось, що це значить, що він був корисним для вас.
Ми працюємо над тим, аби наша журналістська та аналітична робота була якісною, і прагнемо виконувати її максимально компетентно. Це вимагає і фінансової незалежності.
Станьте підписником Mind всього за 196 грн на місяць та підтримайте розвиток незалежної ділової журналістики!
Ви можете скасувати підписку у будь-який момент у власному кабінеті LIQPAY, або написавши нам на адресу: [email protected].
