«Путь самурая»: как систематизация бизнес-процессов спасает компанию
И как построить экосистему, а не накапливать хаос
Бизнес начинается с идеи, а продолжается и держится на ежедневной работе и приложении усилий. Однако для облегчения этих усилий эксперты советуют систематизировать процессы в компании. Как наладить бизнес-процессы и зачем это делать, рассказала Mind руководитель Manageable по описанию и оптимизации бизнес-процессов, резидент Reactor.ua Наталья Заверуха.
«Самурай нет цели, только путь». Многие слышали это известное выражение, наполненное фатализмом мужества, восточной мудростью и в определенной степени дзэном. Его приписывают японскому самураю Ямамото Цунэтомо, со слов которого был составлен «Хагакурэ» – самый известный трактат, посвященный кодексу Бусидо. На самом деле Ямамото Цунэтомо никогда этого не говорил. Но он говорил другое: каждый самурай должен постоянно двигаться вперед, становясь более умелым, чем вчера; более умелым, чем сегодня; и этот путь никогда не должно заканчиваться.
Мне нравится рассматривать бизнес-процессы как путь постоянного совершенствования. Эта концепция – не об «однажды описать – и все» или «получить талмуд описанных правил и на этом успокоиться». Так это не работает. Процессы – это живой организм, и, как часть бизнеса, они должны постоянно обновляться и эволюционировать. Только тогда они становятся инструментом для наращивания эффективности, а не источником лишней бюрократии.
Граница лет – традиционный катализатор активности в стратегировании. Компании проводят многочисленные сессии, строят планы, стратегии, вырабатывают видение, направления движения. Это, безусловно, важный этап. Но, сделав этот шаг, необходимо сделать и следующий: донести стратегические концепты до всей команды, приземлить стратегию до уровня процессов, показать каждому участнику, что он должен делать каждый день на своем рабочем месте, чтобы помочь компании реализовать свою миссию.
Работа с процессами – это своеобразный клей, который помогает соединить стратегию с каждым работником. Напомню, что BPM (Business process management) – это управленческая дисциплина, рассматривающая процессы как активы организации. Она считает, что цели организации могут быть достигнуты через описание, проектирование, контроль бизнес-процессов и стремление к их непрерывному совершенствованию.
Действительно ли вы хотите, чтобы каждый в компании понимал, куда движется этот бизнес и какова его роль во всей этой истории? Если ответ «да» – читайте дальше, и вы узнаете о процессах как пути и о реально действенных алгоритмах работы с процессами, по которым работают наши клиенты. Это рабочая и при этом очень гибкая схема, которая точно поможет вашему «внутреннему самураю», который должен заниматься развитием и настройкой модели процессов.
Этап 1. Идентификация
Предположим, у вас есть описаны процессы, но регулярно появляются запросы или идеи доописать определенные процессы или добавить новые. Что стоит сделать на этом этапе:
- проверить, есть ли этот процесс в модели процессов;
- если нет – определить, что нужно: развивать новый процесс или детализировать имеющийся;
- классифицировать процесс – сервисный, основной или управленческий;
- определить ключевых стейкхолдеров. Это могут быть не только участники процесса, но и все, кто имеет к нему отношение (например, пользуются его результатам)
- оценить целесообразность описания и степень детализации.
Этап 2. Определение ключевых атрибутов
Итак, вы приняли решение двигаться в описание процесса. Что стоит сделать до того, как мы погружаемся в самую детализацию? Мы часто советуем не прыгать сразу в описание. Убедитесь, что вы учли все необходимое, или, по нашей терминологии, зафиксировали ключевые атрибуты.
К ним относятся:
- владелец процесса;
- вход-выход (продукт)
- видение архитектора (цель процесса);
- показатели;
- ресурсы;
- клиент (внутренний или внешний;)
- процесс-поставщик;
- участники процесса (роли).
Этап 3. Формализация
Приступая к этому этапу, у вас уже есть достаточно информации, чтобы окунуться в описание процесса. Что ж, начинаем, и вот что надо сделать:
- Провести интервью.
- Визуализировать (промоделювать) процесс.
- Владелец процесса должен согласовать модель.
- Владелец представляет процесс и защищает перед всей командой, а также формирует план его тестирования.
На этом этапе сочетается несколько ролей. Есть владелец процесса, который отвечает за его архитектуру и достижение целевых показателей. Есть команда, которая должна согласовать процесс. Хорошо, если есть бизнес-аналитик, который профессионально описывает процесс. Но ключевой, безусловно, является роль владельца, который заинтересован в его внедрении и отвечает за него и лично представит свой процесс команде.
Этап 4. Тестирование
На этом этапе вы тестируете логику процесса и выявляете отклонения, если они есть. Для успешного тестирования выполните следующие действия
- сделайте коммуникацию по тестированию;
- зафиксируйте период тестирования;
- проведите обучение участников тестирования;
- выполните тестирование и соберите фидбэк;
- проанализируйте результаты тестирования. В зависимости от результатов вы или вернетесь к моделированию, или перейдете к запуску.
Мы не советуем пропускать этот этап. Лучше самостоятельно выявить и устранить баги, чем потом заплатить дорогую цену. Мы учим наших клиентов, что у процессов тоже есть свой эволюционный путь, и тестовый период нужен нам для того, чтобы усовершенствовать его, выловить все неточности.
Этап 5. Передача или запуск в продакшен
Поздравляем, у вас есть описанный, представленный, согласованный и протестированный процесс. На этом этапе начинается активная работа владельца процесса. Он:
- проверяет использование текущей схемы (контрольные точки): все ли работает согласно проекту;
- собирает показатели (чтобы понять, попадаем ли в них);
- фиксирует отклонения, чтобы видеть, с чем заходить в цикл оптимизации.
Этот этап наиболее благоприятный для автоматизации. Сложно все контролировать вручную, поэтому автоматизация принесет много пользы, сделает процесс более устойчивым и даст эффект улучшения, а не автоматизированного хаоса.
Этап 6. Оптимизация или внесение изменений
Наш любимый этап. Это – квинтэссенция предыдущей работы, когда решение уже принимаются на основе данных, когда есть точки входа обратной связи, когда есть понимание, что стоит менять, и есть база для генерирования новых идей и моментов для улучшения.
На этом этапе необходимо выполнить такие шаги, как:
- Проверка показателей.
- Генерирование идей по изменениям (владелец, команда, показатели, клиенты, рынок и т. д.).
- Обработка входящих запросов по сменам.
Далее оцениваем идеи и внедряем их в жизнь. И постоянно совершенствуем процессы – возвращаемся на этап 4, чтобы снова и снова тестировать их.
«Какой долгий путь!» – подумало большинство из вас. Но такой путь мы с командой часто проходим совокупно менее чем за 30 часов для одного процесса. Основательный подход позволяет строить не номинальные, а реальные процессы, именно те, которые заложены в логику процессного подхода. Ведь, имея прочный фундамент, компания четко видит, в каком направлении осуществлять изменения, как внедрять новые идеи, как работать с партнерами.
Вот такой он, путь «самурая системности». Присоединяйтесь, и вы сразу увидите, как в вашей компании развивается экосистема, а не накапливается хаос.
REACTOR.UA – открытая платформа инноваций, которая предлагает инфраструктуру и инструменты для успешной работы с инновациями. Резиденты платформы – компании, открытые к инновациям, акселераторы, инкубаторы, инновационные хабы, лаборатории, продуктовые технологические команды.
Став резидентом платформы REACTOR.UA, вы сможете:
- работать с лучшими мировыми технологическими решениями и стартап-командами, способными реализовать любые инновационные идеи;
- искать решение своих инновационных вызовов, используя менторскую поддержку резидентов – агентов инноваций;
- совместно с резидентами проводить открытый поиск инновационных идей;
- быть в курсе ведущих инновационных практик и мировых трендов;
- тестировать идеи просто, быстро и с минимальными затратами;
- войти в список инновационных компаний Украины, приняв участие в Innovation Index.
Компаниям, которые нуждаются в трансформации бизнеса с помощью технологий и инноваций, платформа предлагает пройти бесплатную менторскую программу RE:START. Программа поможет принять взвешенное решение о том, какой из существующих подходов к работе с инновациями оптимально соответствует запросам и потребностям компании. Впервые в рамках одной программы владельцы и топ-менеджеры имеют возможность поработать с лучшими менторами, определить инновационную стратегию для своей компании, научиться эффективно управлять ресурсами для ее реализации.
Если вы дочитали этот материал до конца, мы надеемся, это значит, что он был полезным для вас.
Мы работаем над тем, чтобы наша журналистская и аналитическая работа была качественной, и стремимся выполнять ее максимально компетентно. Это требует финансовой независимости.
Станьте подписчиком Mind всего за 196 грн в месяц и поддержите развитие независимой деловой журналистики!
Вы можете отменить подписку в любой момент в собственном кабинете LIQPAY, или написав нам по адресу: [email protected].
