«Шлях самурая»: як систематизація бізнес-процесів рятує компанію
І як розбудувати екосистему, а не накопичувати хаос
Бізнес починається з ідеї, а продовжується і тримається на щоденній роботі й докладанні зусиль. Проте для полегшення цих зусиль експерти радять систематизувати процеси в компанії. Як налагодити бізнес-процеси і навіщо це робити, розповіла Mind керівниця Manageable з опису та оптимізації бізнес-процесів, резидент Reactor.ua Наталія Заверуха.
«Самурай не має мети, лише шлях». Багато хто чув цей відомий вислів, сповнений фаталізмом мужності, східною мудрістю й певною мірою дзеном. Його приписують японському самураю Ямамото Цунетомо, зі слів якого було складено «Хагакуре» – найвідоміший трактат, присвячений кодексу бушідо. Насправді Ямамото Цунетомо ніколи цього не казав. Але він казав інше: кожен самурай повинен постійно рухатися вперед, стаючи більш умілим, ніж вчора; більш умілим, ніж сьогодні; і цей шлях ніколи не має закінчуватися.
Мені подобається розглядати бізнес-процеси як шлях постійного вдосконалення. Ця концепція – не про «одного разу описати – і все» чи «отримати талмуд описаних правил і на цьому заспокоїтись». Так це не працює. Процеси – це живий організм, і, як частина бізнесу, вони мають постійно оновлюватися й еволюціонувати. Тільки тоді вони стають інструментом для нарощення ефективності, а не джерелом зайвої бюрократії.
Межа років – традиційний каталізатор активності в стратегуванні. Компанії проводять численні сесії, будують плани, стратегії, виробляють бачення, напрямки руху. Це, беззаперечно, важливий етап. Але, зробивши цей крок, необхідно зробити й наступний: донести стратегічні концепти до всієї команди, приземлити стратегію до рівня процесів, показати кожному учаснику, що він має робити щодня на своєму робочому місці, щоб допомогти компанії реалізувати свою місію.
Робота з процесами – це своєрідний клей, який допомагає поєднати стратегію з кожним працівником. Нагадаю, що BPM (Business process management) – це управлінська дисципліна, яка розглядає процеси як активи організації. Вона вважає, що цілі організації можуть бути досягнуті через опис, проєктування, контроль бізнес-процесів і прагнення до їхнього безперервного вдосконалення.
Чи дійсно ви хочете, щоб кожен у компанії розумів, куди рухається цей бізнес і яка його роль у цій всій історії? Якщо відповідь «так» – читайте далі, і ви дізнаєтеся про процеси як шлях і про реально дієві алгоритми роботи з процесами, за якими працюють наші клієнти. Це робоча й при цьому дуже гнучка схема, що точно допоможе вашому «внутрішньому самураю», який має займатися розвитком та налаштуванням моделі процесів.
Етап 1. Ідентифікація
Припустимо, у вас є описані процеси, але регулярно з’являються запити або ідеї доописати певні процеси чи додати нові. Що варто зробити на цьому етапі:
- перевірити, чи є цей процес у моделі процесів;
- якщо немає – визначити, що потрібно: розбудова нового процесу чи деталізація наявного;
- класифікувати процес – сервісний, основний чи управлінський;
- визначити ключових стейкхолдерів. Це можуть бути не лише учасники процесу, а й всі, хто має до нього відношення (наприклад, користуються його результатами);
- оцінити доцільність опису та ступінь деталізації.
Етап 2. Визначення ключових атрибутів
Отже, ви ухвалили рішення рухатися в опис процесу. Що варто зробити до того, як ми занурюємося в саму деталізацію? Ми часто радимо не стрибати одразу в опис. Переконайтеся, що ви врахували все необхідне, або, за нашою термінологією, зафіксували ключові атрибути. До них належать:
- власник процесу;
- вхід-вихід (продукт);
- бачення архітектора (мета процесу);
- показники;
- ресурси;
- клієнт (внутрішній чи зовнішній);
- процес-постачальник;
- учасники процесу (ролі).
Етап 3. Формалізація
Приступаючи до цього етапу, ви маєте вже достатньо інформації, щоб зануритися в опис процесу. Що ж, починаємо, і ось що треба зробити:
- Провести інтерв'ю.
- Візуалізувати (промоделювати) процес.
- Власник процесу має погодити модель.
- Власник презентує процес і захищає перед усією командою, а також формує план його тестування.
На цьому етапі поєднуються кілька ролей. Є власник процесу, який відповідає за його архітектуру й досягнення цільових показників. Є команда, яка має погодити процес. Гарно, якщо є бізнес-аналітик, який професійно описує процес. Але ключовою, безумовно, є роль власника, який зацікавлений у його впровадженні та відповідальний за нього і який особисто презентує свій процес команді.
Етап 4. Тестування
На цьому етапі ви тестуєте логіку процесу та виявляєте відхилення, якщо вони є. Для успішного тестування виконайте такі кроки:
- зробіть комунікацію щодо тестування;
- зафіксуйте період тестування;
- проведіть навчання учасників тестування;
- здійсніть тестування та зберіть фідбеки;
- проаналізуйте результати тестування. Залежно від результатів ви або повернетеся до моделювання, або перейдете до запуску.
Ми не радимо пропускати цей етап. Краще самостійно виявити й усунути баги, аніж потім заплатити дорогу ціну. Ми вчимо наших клієнтів, що в процесів теж є свій еволюційний шлях, і тестовий період потрібен нам для того, щоб удосконалити його, відловити всі неточності.
Етап 5. Передача чи запуск у продакшн
Вітаємо, ви маєте описаний, презентований, погоджений і протестований процес. На цьому етапі починається активна робота власника процесу. Він:
- перевіряє на використання поточної схеми (контрольні точки): чи все працює згідно з проєктом;
- збирає показники (щоб зрозуміти, чи попадаємо в них);
- фіксує відхилення, щоб бачити, з чим заходити в цикл оптимізації.
Цей етап найбільш сприятливий для автоматизації. Складно все контролювати вручну, тож автоматизація принесе багато користі, зробить процес більш стійким і дасть ефект покращення, а не автоматизованого хаосу.
Етап 6. Оптимізація чи внесення змін
Наш улюблений етап. Це – квінтесенція попередньої роботи, коли рішення вже приймаються на основі даних, коли є точки входу зворотного зв’язку, коли є розуміння, що варто змінювати, і є база для генерування нових ідей та моментів для поліпшення.
На цьому етапі потрібно виконати такі кроки, як:
- Перевірка показників
- Генерування ідей по змінах (власник, команда, показники, клієнти, ринок тощо).
- Обробка вхідних запитів по змінах.
Далі оцінюємо ідеї та впроваджуємо їх у життя. І постійно вдосконалюємо процеси – повертаємося на етап 4, щоб знову й знову тестувати їх.
«Який довгий шлях!» – подумала більшість із вас. Але такий шлях ми з командою часто проходимо менш ніж за сукупно 30 годин для одного процесу. Ґрунтовний підхід дозволяє будувати не номінальні, а реальні процеси, саме ті, які закладено в логіку процесного підходу. Адже, маючи міцний фундамент, компанія чітко бачить, в якому напрямі робити зміни, як впроваджувати нові ідеї, як працювати з партнерами.
Ось такий він, шлях «самурая системності». Приєднуйтеся до цього шляху, і ви одразу побачите, як у вашій компанії розбудовується екосистема, а не накопичується хаос.
REACTOR.UA – відкрита платформа інновацій, що пропонує інфраструктуру та інструменти для успішної роботи з інноваціями. Резиденти платформи – компанії, відкриті до інновацій, акселератори, інкубатори, інноваційні хаби, лабораторії, продуктові технологічні команди.
Ставши резидентом платформи REACTOR.UA, ви зможете:
- працювати з кращими світовими технологічними рішеннями і стартап-командами, здатними реалізувати будь-які інноваційні ідеї;
- шукати рішення своїх інноваційних викликів, використовуючи менторську підтримку резидентів – агентів інновацій;
- спільно з резидентами проводити відкритий пошук інноваційних ідей;
- бути в курсі провідних інноваційних практик і світових трендів;
- тестувати ідеї просто, швидко і з мінімальними витратами;
- увійти до списку інноваційних компаній України, взявши участь у Innovation Index.
Компаніям, які мають потребу у трансформації бізнесу за допомогою технологій та інновацій, платформа пропонує пройти безкоштовну менторську програму RE:START. Програма допоможе ухвалити виважене рішення про те, який з наявних підходів до роботи з інноваціями оптимально відповідає запитам і потребам компанії. Вперше в рамках однієї програми власники і топ-менеджери мають можливість попрацювати з кращими менторами, визначити інноваційну стратегію для своєї компанії, навчитися ефективно управляти ресурсами для її реалізації.
Якщо ви дочитали цей матеріал до кінця, ми сподіваємось, що це значить, що він був корисним для вас.
Ми працюємо над тим, аби наша журналістська та аналітична робота була якісною, і прагнемо виконувати її максимально компетентно. Це вимагає і фінансової незалежності.
Станьте підписником Mind всього за 196 грн на місяць та підтримайте розвиток незалежної ділової журналістики!
Ви можете скасувати підписку у будь-який момент у власному кабінеті LIQPAY, або написавши нам на адресу: [email protected].
