9 секретов продуктивности от ассов

В спецпроекте с компанией Lenovo издание Mind делится секретами продуктивности украинских топ-менеджеров из IT, PR и других индустрий.

 

Начинать утро активно. Пробежать 10 км перед началом работы – отличный способ задать правильный тон на день. Это может быть пробежка на свежем воздухе или на тренажере.

Соблюдать основные постулаты тайм-менеджмента. Я определяю основное дело, которое должен завершить в течение дня. По большинству вопросов на принятие принципиального решения «да/нет» мне хватает 10-15 секунд. Для более сложных у меня есть отдельная папка в почтовом ящике – на них я специально выделяю время, чтобы принять основательное решение после детального изучения.

Уметь отключаться от рабочих задач. Это значит иметь хобби и не забывать об отпусках, особенно во время удаленной работы. Отдых от рутины в конце дня обеспечит продуктивность на завтрашний день.

 

 

Строить график, учитывая особенности отрасли. Я прорабатываю стратегические решения каждый день в 5–7 вечера. В это время на нашем рынке спадает бизнес-активность – и можно полностью посвятить время размышлению и планированию.

Быть всегда на связи. Принимать решения здесь и сейчас, не откладывать, не ссылаться на усталость или лень. Любимое дело всегда драйвит.

Быть в рынке. Следить за событиями, новостями, конкурентами, развитием отрасли.

 

Думать о том, как достичь максимального результата, приложив минимум усилий или ресурсов.

Решать несколько проблем одновременно. Мозг человека способен на большее, чем мы думаем. Желательно переключаться с задачи на задачу. Смена деятельности «включает» так называемое «рассеянное мышление» – мозг в фоновом режиме продолжает работать над задачей, хотя вы этого и не замечаете.

Отпустить задачу, если она не решается, и вернуться к ней тогда, когда в голове созреет решение.

Проговаривать задачи с окружающими, которые, может, и понятия не имеют, о чем идет речь. Именно в процессе обсуждения и приходит простое и прозрачное решение.

 

 

Каждое утро выделять 1–1,5 часа на стратегические задачи (деловые и личные), планирование, анализ и подведение итогов предыдущего дня или периода. Это позволяет гарантированно продвигаться в значимых вопросах и дает ощущение выполненного важного дела с самого утра.

Задавать себе правильные вопросы. Если перед пробежкой сформулировать вопрос или поставить задачу, к ее завершению, как правило, находятся варианты решений. Когда еду за рулем на встречу или прогуливаюсь на перерыве, любуясь природой, могу попутно вернуться к этим мыслям. Нередко так рождаются или наметки решений, или какое-то новое видение.

Регулярно проводить аудит разных сфер жизни. Семейные отношения, здоровье, увлечения, развитие (помимо профессионального), отношения с друзьями – все это также требует времени. Анализировать стратегии и практики, удовлетворенность качеством этих сфер. И главное – праздновать победы. Ведь это тоже результат преодоления различных обстоятельств.

 

Фото: Антон Шевченко для Mind

 

Рационально распределять и планировать время. Я предпочитаю рано приезжать на работу, как правило, еще до 8 утра, когда в офисе никого нет. Это время я уделяю решению самых важных вопросов – меня не отвлекают и потому могу сконцентрироваться. С приходом коллег на работу начинаются встречи, ближе к вечеру я читаю почту и планирую следующий день. Я пробовал разные варианты, но подобный подход к планированию оказался самым продуктивным – уже более 10 лет каждый следующий период – день, неделю, месяц, год – я планирую под конец текущего.

Не полагаться на память. В этом вопросе я категоричен – нельзя ничего «располагать и хранить» в памяти. Для того, чтобы успеть на все встречи, завершить все дела, фиксировать и планировать задачи необходимо на бумаге или в специальных программах. Так действительно ничего не забудешь и к тому же не будешь тратить ресурсы на запоминание.

Определить личный KPI. Персональную эффективность я оцениваю по проектам – от идеи до ее воплощения. Ключевые критерии – количество и скорость реализации. Чем меньше проектов в моем листе ожидания и чем меньше времени ушло на весь процесс, тем выше оцениваю свою эффективность и способность организовать работу.

 

Фото: Антон Шевченко для Mind

 

Оставлять день без совещаний. Планирую встречи и звонки на первую половину недели, сокращая их количество к концу. В пятницу могу заняться задачами, требующими большой концентрации внимания. Если появляется срочная незапланированная задача, всегда есть возможность перенести регулярные встречи, не требующие безотлагательного проведения.

Ценить свое и чужое время. Четко структурированное письмо или сообщение в мессенджере дает возможность человеку обдумать и сформулировать запрос. Таким образом, я трачу меньше времени на обсуждение контекста и ответ.

Ставить KPI по книгам. Чтение – самый эффективный способ развития мышления. Моя цель – 50 книг в год, примерно одна в неделю. KPI мотивирует тратить время на саморазвитие, а не на соцсети.

 

Фото: Виталина Макоревич для Mind

 

Не экономить на сне и релаксе. Хорошо отдохнувший и перезагрузившийся организм даже в самые кризисные моменты работает со стопроцентной отдачей. Сон не менее 7–8 часов, никаких сериалов на ночь. В течение дня – частые перерывы, не зря в школе нас приучали к переменам каждые 40–45 минут.

Устраивать себе челленджи. В работе нужен азарт, соревновательный дух, поэтому необходимо регулярно устраивать челленджи или находить ориентиры, которые будут вдохновлять на преодоление заданных величин, преуспевать и достигать больше, чем «вон тот» проект, «вон та» компания или «вон тот» человек.

 

Фото: Антон Шевченко для Mind

 

Двигаться. Я ежедневно в обеденное время совершаю полуторачасовую прогулку. Не важно, что рядом – лес, офисная среда, индустриальный квартал или городские проспекты, за окном лето или зима. Использую это время для деловых звонков, а иногда провожу встречи в парке или сквере.

Всегда записывать идеи. Я всегда с собой ношу блокнот, куда сразу записываю идеи, решения. Когда неудобно писать от руки – надиктовываю на смартфон.

Геймифицировать. Можно придумать любую логику. Я придумал для себя систему поощрений: выполнять в день не более 5–7 задач, из которых 1–2 не связаны напрямую с бизнесом и профессией. По итогу дня, недели, месяца или квартала набираю определенное количество баллов, которые конвертирую в «подарки».

 

 

Вести планировщик. Google Календарь, например. Это позволит больше успевать и к тому же защитит от стресса. С календарем я успеваю за день в три раза больше, чем пару лет назад. На бесконечные сообщения в почте и мессенджере отвечаю только после того, как закрою текущую задачу и наступит запланированная пауза.

Спрашивать себя: «Зачем я это делаю?». Раньше мною двигал страх, что я не смогу обеспечить себе и близким достойный образ жизни. Теперь я себя спрашиваю, зачем я что-то делаю и что будет, если я этого не сделаю. Иногда секрет суперпродуктивности – в необходимости концентрировать внимание исключительно на важных задачах.

Обращаться к психологу. С ним можно обсудить любой вопрос, в том числе поговорить о бизнесе и получить новые мысли и решения. Эти разговоры помогли мне понять свои смыслы и мотивации.

 

Фото: Виталина Макоревич для Mind

 

 

Материал в партнёрстве с Lenovo в Украине