Бізнес-процеси в некомерційних організаціях: що це і як з ними працювати

Бізнес-процеси в некомерційних організаціях: що це і як з ними працювати

Як налагодити їх і отримати ефективну організацію

Цей матеріал також доступний російською
Бізнес-процеси в некомерційних організаціях: що це і як з ними працювати

Комерційні компанії та державні організації зазвичай розуміються на формуванні ефективних бізнес-процесів. У той же час частка тих, що наважуються ламати власні усталені принципи заробітку грошей та запроваджувати інновації, лишається низькою. Згідно із дослідженням першого в Україні Індексу інноваційності українських компаній – Mind Innovation Index 2019, принципових змін у бізнес-моделях не відбувається. Такі результати представив Mind спільно з платформою відкритих інновацій Re:actor, компанією KPMG в Україні та за підтримки компанії Asbis.

Водночас «за кадром» лишилася ситуація із налагодженням бізнес-процесів у некомерційних організаціях в Україні. 

Чи існують бізнес-процеси в громадських організаціях та як з ними працювати, розповіла Mind СЕО Manageable – агенції з опису та оптимізації бізнес-процесів – Наталія Заверуха.

Навіщо у НГО налагоджувати бізнес-процеси

Некомерційна громадська організація (НГО) – це формалізоване об’єднання громадян навколо спільних проблем чи інтересів, задля вирішення певного питання чи досягнення мети. Відповідно, якщо класичний бізнес орієнтований на отримання прибутку, то НГО мають на меті розв'язання певних проблем.

Питання систематизації й налагодження бізнес-процесів для громадського сектору набуває все більшої актуальності в Україні. Хоча НГО не отримують прибутків, вони все одно мають певні фінансові процеси, рекрутингову систему, запит на маркетинг і просування та багато інших спільних з бізнесом потреб. Часто налагодження операційної діяльності для НГО має навіть більше значення, ніж для бізнесу.

До прикладу, організації, що отримують фінансування через грантові проекти, мають чіткі показники ефективності та вимоги щодо звітності перед донорами. У випадку, якщо ці показники не буде виконано, організація втрачає джерело фінансування й зрештою може навіть припинити свою діяльність.

Як і в бізнесі, кожен кейс НГО є абсолютно унікальним. Навіть більше, лякаючись поняття «бізнес-процеси», команда некомерційної організації часто не може чітко сформувати свій запит. Проте в НГО є декілька ключових напрямків діяльності, де робота над систематизацією процесів точно підсилить організацію.

Візія, місія, цінності

Бізнес, в якому працівники не зовсім розуміють місію та цінності, може довгий час існувати на ринку й бути успішним, проте для НГО це питання є основоположним. Якщо команда не має єдиного бачення розвитку організації та спільних цінностей, то діяльність нагадуватиме казку про лебедя, рака та щуку, де кожен буде тягти воза в бік «свого бачення».

Є в цих питаннях і фінансова складова. Саме через цінності та місію можна зрозуміти, чи залучення фінансування відбувається виходячи зі стратегії, або ж коригується стратегію відповідно до наявних донорських пропозицій. Також цікавим є питання стратегічних сесій. Часто в процесі співпраці з НГО на початку кожного року в організації відбуваються стратегічні сесії, але майже ніколи не проводиться оцінка виконаного і деталізація операційного плану з ключовими активностями.

Бізнес-процеси в некомерційних організаціях: що це і як з ними працювати

Маркетинг та піар

Третій сектор насправді може мати набагато більше стейкхолдерів, ніж класичний бізнес. При цьому потрібно розуміти їхні потреби й не забувати комунікувати з кожним із них. Налагоджені процеси комунікації, створення та просування допоможуть чітко доносити до аудиторії свою місію та шляхи вирішення проблем, якими займається організація.

Юридичні та фінансові питання

Тут ключові процеси НГО дуже схожі на класичні бізнес-процеси. Найбільший акцент варто зробити на диверсифікації джерел фінансування. Організації, що використовують фандрайзинг у форматі «рятівного кола», не зможуть стабільно забезпечувати потреби команди. Кожній НГО бажано мати декілька джерел фінансування – це додає стійкості організації.

Важливо також чітко зафіксувати специфіку оформлення працівників, правила для лікарняних, відпусток, відряджень. Намагаючись уникнути надмірних формальностей, більшість НГО не має єдиних правил щодо цих питань. Зазвичай така модель призводить до нерозуміння та демотивації в команді, адже в питаннях відпустки чи лікарняного наявність базових правил дає відчуття стабільності.

Крім того, громадський сектор – це середовище з дуже широкою «зарплатною вилкою» для різних ролей. Часто це заплутує донорів, адже немає розуміння, яка оплата праці є релевантною для даної посади на ринку.

Робота з командою

У НГО, як і в бізнесі, одна людина може виконувати декілька ролей, але кожному члену команди важливо розуміти, що першочергово входить у його обов’язки та до кого і з якими питаннями можна звернутись. Важливо мати критерії оцінки своєї діяльності. Це можуть бути як кількісні, так і якісні показники. Так, інколи відчуття вигорання з’являється від нерозуміння свого вкладу в загальну справу, відсутності перспектив та чітких критеріїв оцінки. Також потрібно бути обережними з частими нарадами, результати яких ніде не підсумовуються. Подібні зустрічі не додають оптимізму учасникам, адже кожен прагне використовувати свій час максимально ефективно.

Якісні послуги/продукти й адаптація до потреб ринку

Захопившись тим, для чого створена організація, можна забути інвестувати достатньо часу в розробку та оцінку якості власних послуг. Окрім процесу розробки та надання послуг (чи випуску продукції), варто подумати й про оцінку якості. Це дозволить постійно отримувати зворотній зв'язок і покращувати свою діяльність. Є сенс зафіксувати й так звану виробничу потужність, аби розуміти, скільки й чого ви можете зробити чи надати. Це допоможе оцінити ефект від діяльності в перспективі. У НГО, як і в бізнесі, варто постійно контролювати ситуацію на ринку, щоб вчасно адаптувати свою діяльність під запити зовнішнього середовища.

Робота з партнерами

Варто сегментувати партнерів і прописати унікальний алгоритм співпраці для кожного з них. Насправді НГО може отримати низку продуктів чи послуг коштом партнерів або в форматі pro bono, варто тільки чітко сформувати потребу й добре знати, хто з партнерів може вам допомогти. Якщо підписано десяток меморандумів про співпрацю, а жодної взаємодії за фактом так і не відбулось, варто реально познайомитись з партнерами й налагодити співпрацю.

Оскільки проекти НГО часто націлені на вирішення вузьких чи складних питань, варто сформувати базу знань, яка полегшить процес входження в організацію нових працівників. Не менш корисною в цьому напрямку стане автоматизація управління завданнями чи проектами. Проте не варто поспішати автоматизувати чинну діяльність, спочатку доцільно описати та оптимізувати відповідні процеси.

Замість висновків

Головне правило – почати з простого. Прописати всі завдання, процеси та напрями, які зараз є в організації, а потім розподілити їх між конкретними ролями. Важливо розділити їх саме між ролями, а не між учасниками команди, аби з втратою спеціаліста не втрачати всі накопичені знання.

Насправді цей крок стає непоганим поштовхом. Далі команда побачить, якщо є дисбаланс у функціях та ролях (наприклад, операційний менеджер веде сторінки в соцмережах), і зможе все гармонізувати. Це зменшує рівень стресу та хаосу, бо кожен знає свою роль і функції, а тому несе за них відповідальність.

Стежте за актуальними новинами бізнесу та економіки у наших Telegram-каналах Mind.Live та Mind.UA, а також Viber-чаті